Результати роботи внутрішнього аудиту в області за 2023 рік

Відповідно до Положення про відділ внутрішнього аудиту (далі – Відділ), затвердженого наказом Головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області (далі – Головне управління) від 01.11.2022 № 459 (із змінами), Відділ є самостійним структурним підрозділом і підпорядковується безпосередньо начальнику Головного управління. Начальник Відділу  інформує безпосередньо начальника Головного управління про результати аудиторських досліджень, інших контрольних заходів також надає висновки і пропозиції щодо вжиття заходів реагування для усунення недоліків і порушень, виявлених в ході внутрішніх аудитів, та притягнення винних осіб до відповідальності та звітує про діяльність Відділу.  З метою підтримки незалежності та сприяння розвитку діяльності з внутрішнього аудиту між начальником Головного управління та начальником Відділу підписано Декларацію внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області від 28.11.2022. Відділ в цілому на достатньому рівні забезпечено ресурсами для провадження діяльності з внутрішнього аудиту. Разом з тим, укомплектованість кадрами Відділу становить 80 %.

У Зведеному плані діяльності з внутрішнього аудиту на 2023 – 2025 роки Пенсійного фонду України  у Головному управлінні на 2023 рік заплановано проведення 5 внутрішніх аудитів та 30 заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту, на здійснення яких передбачено 1001 людино-день. Зокрема, внутрішніх аудитів заплановано провести 5, із яких три – щодо оцінки ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства. На проведення внутрішніх аудитів у плані передбачено 783 людино-дні, у тому числі 464 людино-дні – на оцінку ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства. Завдання, які заплановано в операційному плані діяльності з внутрішнього аудиту на 2023 рік, виконано у повному обсязі (100 %).

Упродовж 2023 року проведено 5 планових внутрішніх аудитів, з яких
три – щодо оцінки ефективності виконання завдань та функцій, визначених
актами законодавства. На проведення внутрішніх аудитів загалом витрачено 574 людино-дні, у тому числі 375 людино-днів – на оцінку ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства.

Фактична кількість витрачених людино-днів на проведення внутрішніх аудитів менша порівняно з  планом, у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності працівниками Відділу та перебуванням одного працівника у соціальній відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

За результатами проведених 5 аудитів виявлено 2 випадки фінансових порушень на загальну суму 1,1 тис. грн. У результаті проведеної роботи виявлені фінансові порушення усунуто в повному обсязі.

Крім того, встановлено 280 випадків порушень у організації діяльності структурних підрозділів Головного управління, які не мають фінансового характеру, та допущені у результаті недотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів, розпорядчих документів, тощо.

Результати проведених аудитів свідчать, що структурними підрозділам и Головного управління налагоджено внутрішній контроль за дотриманням норм чинного законодавства та організацією роботи за напрямками, які підлягали дослідженню. Однак, як свідчать аудиторські докази, організація внутрішнього контролю за окремими напрямками діяльності потребує покращення. Так, за результатами проведених 5 планових внутрішніх аудитів у структурних підрозділах Головного управління виявлено 5 недоліків щодо функціонування системи внутрішнього контролю, а саме:

за повнотою внесення в облікові регістри бухгалтерського обліку інформації про підстави отримання активів, переданих на баланс Головного управління після ліквідації ФССУ;

за повнотою внесення даних у картках активів підсистеми ІКІС ПФУ «Альфа.Бухгалтерія»;

за дотриманням нормативно-правових актів при оформленні матеріалів інвентаризації;

за своєчасністю блокування облікових записів працівників Головного управління;  

за дотриманням вимог нормативно-правових актів при делегуванні та опрацюванні завдань при звільненні працівників.

Упродовж звітного періоду за результатами 5 внутрішніх аудитів усунуто один недолік щодо функціонування системи внутрішнього контролю за повнотою внесення в облікові регістри бухгалтерського обліку інформації про підстави отримання активів, переданих на баланс Головного управління після ліквідації ФССУ.

Чотири недоліки/проблеми, які виявлено за результатами двох внутрішніх аудитів, не усунуто, так як термін виконання рекомендацій не настав.

Усунуто один недолік, виявлений за результатами аудиту, проведеного у 2022 році, щодо функціонування системи внутрішнього контролю за своєчасністю та повнотою виконання умов господарських договорів. 

Відділом відповідно до термінів, визначених наказами Головного управління про результати внутрішніх аудитів, постійно проводиться моніторинг усунення виявлених порушень та впровадження аудиторських рекомендацій. Так, за результатами аудитів надано 22 рекомендації, які 100 % прийнято до виконання. По 10 рекомендаціях термін виконання не настав та 12 – виконано повністю.

Також, виконано 13 рекомендацій, які надано в попередніх періодах.

Враховуючи те, що структурними підрозділами Головного управління вжито вичерпних заходів щодо виконання наданих рекомендацій за результатами проведених внутрішніх аудитів, накази Головного управління про результати внутрішніх аудитів від 05.10.2022 № 410, від 04.11.2022 № 467, від 04.01.2023 № 7, від 30.03.2023 № 155, від 02.06.2023 № 283, від 07.07.2023 № 357 на підставі доповідних записок від 12.01.2023 № 3/10-16, від 26.01.2023 № 6/10-16, від 12.04.2023 № 22/10-16, від 14.06.2023 39/10-16, від 18.09.2023 № 55/10-16 та від 18.10.2023 № 65/10-16, знято з контролю.

Відповідно до Стандарту 4 Розділу ІІ  Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства Фінансів України від 04.10.2011 № 1247 «Про затвердження  Стандартів внутрішнього аудиту» (із змінами) та пункту 4 Розділу ІІІ Положення про відділ внутрішнього аудиту Головного управління, начальником Відділу проведено оцінку якості внутрішнього аудиту за 2023 рік та стану виконання Програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту на 2023 рік. Під час проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту застосовано Порядок проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України та його органах, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 09.02.2021 № 4-2 «Про затвердження Порядку проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України та його органах».

Програму забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Черкаській області на 2023 рік, яка затверджена 01.03.2023, виконано у повному обсязі. Інформація про стан виконання Програми наведено у Додатку.

Крім того, усіма працівниками Відділу проведено самооцінку, яка передбачає самостійний аналіз якості тих напрямків  діяльності внутрішнього аудиту, до здійснення яких вони залучались. Результати самооцінки свідчать, що працівники мають достатній досвід роботи та професійні навики виконання функціональних повноважень. Обов’язки виконують своєчасно, в повному обсязі та на достатньому рівні.

Заходами Програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту визначена необхідність подальшого підвищення рівня професійної ретельності працівників відділу внутрішнього аудиту, зокрема під час планування та виконання аудиторського завдання; подальшого розширення методів збору аудиторських доказів в напрямку використання програмного забезпечення, спеціалізованих комплексних програм, тощо (автоматизовані методи); удосконалення роботи із складання аудиторських рекомендацій.