ЗВІТ про результати діяльності Відділу внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області за І квартал 2021 року

Станом на 01.04.2021 штатна та фактична чисельність працівників Відділу становила 5 осіб, в тому числі: начальник відділу, заступник начальника відділу та 3 головних спеціалісти.

Відповідно до Cтратегічного плану діяльності з внутрішнього аудиту на 2019-2021 роки Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області (далі – Головне управління) та Зведеного операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту на 2020 рік, Відділом внутрішнього аудиту (далі – Відділ) Головного управління протягом І кварталу 2021 року проведено 1 з 6 внутрішніх аудитів, запланованих на 2020 рік, а саме: внутрішній аудит щодо оцінки ефективності, результативності та якості виконання завдань по веденню обліку переплат пенсій, повноти охоплення заходами стягнення надміру виплачених коштів та дотримання порядку списання переплат пенсій.

Позапланові внутрішні аудити не проводились.

Об’єктом внутрішнього аудиту, проведеного у І кварталі 2021 року, були: облік переплат пенсій, повнота охоплення заходами стягнення надміру виплачених коштів, списання переплат пенсій.

За результатами проведеного внутрішнього аудиту, в структурних підрозділах Управління з питань виплати пенсій, в яких проводився збір аудиторських доказів, виявлені порушення та недоліки, які свідчать про необхідність посилення та покращення якості здійснення внутрішнього контролю за вказаним напрямком роботи.

Частково підтверджені ризики щодо не забезпечення повного та своєчасного обліку переплат пенсій, неправильного занесення даних щодо стягнення надміру виплачених коштів до централізованої підсистеми призначення та виплати пенсій інтегрованої комплексної системи Пенсійного фонду України (далі – ІКІС ПФУ “ППВП”), недостовірного аналізу причин виникнення переплат пенсій.

 За результатами внутрішнього аудиту виявлено 198 нефінансових порушень та 38 фінансових порушень на загальну суму 63572,02 грн .

Протягом І кварталу 2021 року усунуті всі нефінансові порушення в повному обсязі та 38 фінансових порушень на загальну суму 63262,62 грн (99,5  % від загальної суми виявлених).

Також, протягом І кварталу 2021 року частково або в повному обсязі усунуто 13 фінансових порушень минулих років на загальну суму 8920,56 грн та по 2 пенсійних справах проведено списання переплат пенсій минулих років на загальну суму 67113,22 грн.

Станом на 01.04.2021 залишок невідшкодованих коштів за результатами внутрішніх аудитів, проведених у 2012-2020 роках, становить 47108,73 грн (переплати пенсій).

В І кварталі 2021 року Відділом здійснено  11 заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту (розроблення рекомендацій за результатами проведеного внутрішнього аудиту; проведення професійних навчань працівників Відділу; проведення дистанційного професійного тренінгу з питань здійснення внутрішнього аудиту; формування бази даних об’єктів внутрішнього аудиту, актуалізація інформації в базі даних за 2020 рік та І квартал 2021 року; складання і надання звіту за формою № 1 – ДВА “Звіт про результати діяльності Відділу внутрішнього аудиту” за 2020 рік; складання звіту начальнику Головного управління про результати діяльності Відділу внутрішнього аудиту за 2020 рік).

Проведено звітування щодо діяльності Відділу за І квартал 2021 року (про виявлені недоліки/проблеми за результатами проведених внутрішніх аудитів; про результати аудиторських досліджень; про результати інших контрольних заходів; про фінансові порушення, виявлені в органах Пенсійного фонду України, за фактами яких матеріали передано до правоохоронних органів).

Проведено моніторинг повноти відшкодування коштів порушень, виявлених під час проведення працівниками структурних підрозділів Головного управління інших контрольних заходів (тематичних перевірок) в 2018-2020 роках. Станом на 01.04.2021 частково не усунуті 2 порушення, виявлені під час проведення тематичних перевірок в 2018-2020 роках, на загальну суму 4359,30  грн, що становить 58,9 % від загальної суми порушень станом на початок року (переплати пенсій, щомісячно проводиться утримання в розмірі 20 %).

За результатами проведеного в І кварталі 2021 року внутрішнього аудиту складено аудиторський звіт, згідно з яким надано 7 рекомендацій щодо усунення виявлених порушень, упущень і недоліків. Всі рекомендації прийнято, термін виконання по них не настав.

Протягом звітного періоду здійснено моніторинг врахування рекомендацій за результатами проведеного в 2020 році внутрішнього аудиту щодо оцінки стану дотримання вимог законодавчих і нормативно-правових актів при організації роботи по наповненню Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Відповідно до вимог Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247 (зі змінами) та Порядку проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 09 лютого 2021 року №  4- 2 (далі – Порядок № 4-2) проведена внутрішня оцінка якості діяльності внутрішнього аудиту в Головному управлінні.

Внутрішня оцінка якості проведена на двох рівнях:

–      постійний моніторинг (аналіз діяльності з внутрішнього аудиту шляхом реалізації функції внутрішнього аудиту в ході організації, проведеня та реалізації результатів аудиторських досліджень);

–      періодичні оцінки (самооцінка працівників Відділу, щорічне оцінювання діяльності державних службовців).

Аудиторські дослідження працівниками Відділу організовуються та проводяться на належному професійному рівні. При проведенні аудиторського дослідження керівник аудиторської групи спрямовує і координує діяльність усіх членів групи та підтримує постійний зв’язок з начальником Відділу. Працівники Відділу забезпечують об’єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи – загальну кількість результатів роботи аудиторської групи.

Члени аудиторської групи дотримуються вимог Стандартів, Кодексу етики, іншого законодавства та вимог внутрішніх документів з питань проведення внутрішнього аудиту.

Функція внутрішнього аудиту забезпечує виявлення наявних порушень, недоліків та проблемних питань у діяльності структурних підрозділів Головного управління та, як наслідок, забезпечує достатній рівень гарантій їх відсутності. В той же час, вбачаються достатні резерви для подальшого розвитку функції внутрішнього аудиту.

У І кварталі поточного року було складено Програму забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту на 2021 рік у Відділі внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області на 2020 рік (далі – Програма) за формою, передбаченою Порядком №  4- 2.

Відповідно до Програми, у Відділі протягом І кварталу 2021 року забезпечено:

– проведення періодичних навчань щодо вивчення законодавчої бази  та змін до неї з працівниками Відділу;

– належне здійснення аудиторських досліджень;

– надання за результатами внутрішнього аудиту рекомендацій, що мають конкретний та конструктивний характер, пропозицій з удосконалення аспектів діяльності об’єктів аудиторських досліджень;

– належний рівень відстеження результатів впровадження аудиторських рекомендацій щодо реалізації та усунення виявлених порушень і недоліків;

– здійснення постійного моніторингу, періодичного аналізу та оцінки діяльності з внутрішнього аудиту.

У Відділі постійно здійснюється аналіз нормативних та розпорядчих документів Головного управління з питань внутрішнього аудиту з метою їх актуалізації, доповнення чи розроблення нових. Проведено 5 навчань з вивчення законодавчої бази та ознайомлення зі змінами до нормативно-правових актів, які стосуються проведення внутрішніх аудитів. Працівниками Відділу постійно підвищується кваліфікація шляхом самоосвіти.

За результатами внутрішньої оцінки якості сформовані заходи, спрямовані на вдосконалення системи внутрішнього контролю та діяльності з внутрішнього аудиту, основними з яких є:

– актуалізувати внутрішні документи щодо діяльності з внутрішнього аудиту;

– періодично здійснювати аналіз нормативних та розпорядчих документів Головного управління з питань внутрішнього аудиту для їх своєчасного оновлення та внесення змін до них;

– забезпечити проходження працівниками Відділу навчання з підвищення професійної кваліфікації;

– вдосконалювати кваліфікаційний рівень шляхом самоосвіти, систематичної самостійної роботи з розвитку професійної компетентності;

– проводити періодичні навчання з вивчення законодавчої бази, ознайомлення зі змінами до нормативно-правових актів;

– провести комплексну оцінку і актуалізацію всіх об’єктів аудиту у просторі аудиту для ефективного планування діяльності з внутрішнього аудиту в цілому на 2022 рік;

– в повному обсязі здійснювати попереднє вивчення об’єкту аудиту під час організації внутрішнього аудиту, виявляти пріоритетні ризики виходячи з їх впливу та ймовірності;

– під час проведення внутрішнього аудиту здійснювати дослідження та оцінку системи управління та внутрішнього контролю, в тому числі управління ризиками;

– забезпечити належне здійснення аудиторських досліджень, надання за результатами внутрішніх аудитів рекомендацій, що мають конкретний та конструктивний характер та належний рівень відстеження результатів впровадження аудиторських рекомендацій;

– здійснювати періодичний аналіз та оцінку діяльності з внутрішнього аудиту, забезпечити проведення періодичної самооцінки працівниками Відділу;

– здійснювати контроль за додержанням строків та забезпеченням заходів щодо планування роботи Відділу, а також виконанням операційного та стратегічного планів діяльності з внутрішнього аудиту.