Діяльність з внутрішнього аудиту протягом 9 місяців 2023 року

     Протягом 9 місяців 2023 року Відділом внутрішнього аудиту забезпечено стовідсоткове виконання Зведеного плану діяльності з внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України на 2023-2025 роки. Пріоритетним завданням Відділу є надання начальнику Головного управління об’єктивних і незалежних висновків та рекомендацій, які допомагають у підвищенні ефективності та результативності системи внутрішнього контролю в кожному структурному підрозділі. Проведені 3 внутрішні аудити та 34 заходи з іншої діяльності з внутрішнього аудиту. Крім того, проведений 1 позаплановий інший контрольний захід з питання оцінювання якості складання описів про майно, права та обов’язки, які підлягають передачі Пенсійному фонду України як правонаступнику Фонду соціального страхування України.

     Внутрішніми аудитами охоплені 5 об’єктів, а  саме:

– документування управлінської інформації, організація роботи з документами, моніторинг виконання управлінських рішень;

– оцифрування паперових пенсійних справ;

– організація роботи щодо надходження до бюджету Пенсійного фонду України коштів, адміністрування яких здійснюють органи Пенсійного фонду України;

– розгляд письмових звернень громадян;

– прийом і обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України.

     У ході внутрішніх аудитів проведено збір аудиторських доказів у 8 структурних підрозділах Головного управління. Виявлено 8 недоліків/проблем, зумовлених послабленням внутрішнього контролю за окремими напрямками діяльності; недосконалістю запроваджених заходів щодо зменшення впливу ризиків; недостатнім рівнем взаємодії, інформаційного та комунікаційного обміну між структурними підрозділами; неформалізованим внутрішнім середовищем.

     Недоліки та проблеми у діяльності суб’єктів аудиту призвели до 15 фінансових порушень на загальну суму 156,7 тис. грн та 36 видів нефінансових порушень.

     Фінансові порушення насамперед пов’язані з недотриманням строків формування/передачі/направлення до підприємств відомостей та розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій.

     Питома вага видів нефінансових порушень коливається від 6% до 33%, в тому числі помилки та порушення при: оцифруванні паперових пенсійних справ – 33%; веденні діловодства – 31%; розгляді, реєстрації та направленні відповідей на звернення громадян – 19%; здійсненні прийому та обслуговуванні осіб – 11%; внесенні до підсистеми “Правова робота” відомостей про стан розгляду судами справ по пільгових пенсіях – 6%.

     Усі фінансові та нефінансові порушення, виявлені внутрішніми аудитами поточного року, усунуті. Крім того, усунуто 2 фінансових порушення на загальну суму 7,1 тис. грн за результатами внутрішніх аудитів минулих періодів.

     За результатами проведених в поточному році внутрішніх аудитів надано 31 рекомендацію, спрямовану на усунення встановлених недоліків і порушень та удосконалення діяльності структурних підрозділів.

     Забезпечено систематичний моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій суб’єктами аудиту. Здійснюється документальне відстеження та аналіз інформацій від структурних підрозділів про результати вжитих заходів. Виконано 27 рекомендацій (в тому числі 8 – наданих у минулому періоді), по 12 – термін виконання не настав.

     Досягнуто результативності їх впровадження по 13 рекомендаціях, в тому числі по 10 рекомендаціях, наданих за результатами аудиторських досліджень в 2023 році. Проведеними заходами вдосконалено управління процесом/функцією, яка досліджувалась та підвищено якість виконання конкретних завдань.

     Складено доповідні записки з висновками про стан впровадження аудиторських рекомендацій, за результатами розгляду яких прийнято рішення про зняття з контролю відповідних наказів.

     Здійснюються заходи щодо ведення бази даних об’єктів аудиту – забезпечено складання, наповнення, своєчасне оновлення/актуалізація інформації у базі даних об’єктів аудиту, внесення даних про результати внутрішніх аудитів.

     Проводиться облік результатів інших контрольних заходів, проведених структурними підрозділами Головного управління та здійснюється моніторинг щодо повноти і своєчасності реалізації матеріалів контрольних заходів.

     Проведено внутрішню оцінку якості діяльності з внутрішнього аудиту в Головному управлінні. Оцінка якості здійснена за кожним з аспектів діяльності з внутрішнього аудиту. За результатами оцінки якості визначені завдання щодо вдосконалення роботи, які включені до Програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту на 2023 рік. Метою цієї Програми є постійний розвиток, удосконалення діяльності Відділу та підвищення ефективності реалізації функції внутрішнього аудиту в Головному управлінні.

     Постійно здійснюється аналіз нормативних та розпорядчих документів Головного управління з питань внутрішнього аудиту. Розроблено та затверджено Порядок взаємодії Відділу внутрішнього аудиту із структурними підрозділами Головного управління, яким врегульовано питання взаємовідносин Відділу внутрішнього аудиту та структурних підрозділів при плануванні діяльності з внутрішнього аудиту; плануванні, організації, проведенні та реалізації внутрішніх аудитів та контрольних заходів; формуванні та поданні звітності тощо.

     Проводяться навчання працівників Відділу внутрішнього аудиту з питань вивчення законодавчої бази та ознайомлення зі змінами до нормативно-правових актів, які стосуються діяльності з внутрішнього аудиту, та постійно підвищується рівень професійної компетентності шляхом самоосвіти.