Діяльність з внутрішнього аудиту в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Чернігівській області протягом 2024 року

У 2024 році проведено 5 аудиторських досліджень з питань оцінки:

– стану управління об’єктами державної власності та іншими ресурсами, що знаходяться на балансі Головного управління; ефективності та результативності вжитих заходів при організації роботи з використання коштів на утримання службових приміщень, транспортних засобів, оплату комунальних послуг та енергоносіїв;

– організації роботи щодо здійснення перерахунків пенсій, призначення, перерахунків та виплати житлових субсидій і пільг на оплату житлово-комунальних послуг, придбання твердого та рідкого пічного побутового палива і скрапленого газу;

– стану організації роботи та здійснення контролю за наданням доступу до інформації та програмного забезпечення в інформаційно-комунікаційній системі Пенсійного фонду України; ефективності виконання завдань та функцій щодо формування та ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування; стану здійснення заходів контролю у сфері загальнообов’язкового державного пенсійного страхування та інших перевірок;

– організації контролю за дотриманням вимог законодавчих та нормативно-правових актів щодо оприлюднення публічної інформації у формі відкритих даних;

– стану організації роботи та здійснення заходів контролю за надходженням власних коштів до бюджету Пенсійного фонду України.

За результатами внутрішніх аудитів складено 5 аудиторських звітів та прийнято відповідні управлінські рішення. Надано 47 рекомендацій, спрямованих на усунення встановлених недоліків / порушень та удосконалення діяльності структурних підрозділів Головного управління за напрямами, що підлягали дослідженню.

За результатами внутрішніх аудитів виявлено 47 фінансових порушень на загальну суму 448,6 тис. грн та 65 видів нефінансових порушень та помилок, що стосуються недотримання вимог нормативно-правових актів та розпорядчих документів.

Усунуто 41 фінансове порушення на загальну суму 432,6 тис. грн та 66 видів нефінансових порушень (з урахуванням усунутих порушень минулих періодів).

Згідно з термінами, встановленими розпорядчими документами, здійснено відстеження та моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій за результатами 4 внутрішніх аудитів. Виконано 40 рекомендацій, по яких настав термін виконання: 31 рекомендацію за результатами внутрішніх аудитів, проведених у І-ІІІ кварталах 2024 року (досягнуто результативності по 18 рекомендаціях) та 9 рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту, проведеного в ІV кварталі 2023 року (досягнуто результативності по 4 рекомендаціях).

Здійснювалися заходи з іншої діяльності з внутрішнього аудиту, а саме:

– надавалися роз’яснення з питань планування діяльності, організації та проведення внутрішнього аудиту, реалізації результатів внутрішнього аудиту; затверджено Порядок діяльності з внутрішнього аудиту в Головному управлінні;

– забезпечено формалізацію та документування простору внутрішнього аудиту шляхом ведення бази даних за 2023-2024 роки та підтримання її в актуальному стані;

– проведено консультації з відповідальними за діяльність особами щодо проблемних питань та ризиків у роботі Головного управління, задокументовано результати оцінки ризиків та ризик-орієнтованого відбору об’єктів внутрішнього аудиту; на підставі результатів оцінки ризиків сформовано та затверджено план діяльності з внутрішнього аудиту в Головному управлінні на 2025-2027 роки, копію якого направлено до Пенсійного фонду України;

– забезпечено документальне відстеження та аналіз інформацій від суб’єктів аудиту про стан реалізації аудиторських рекомендацій за результатами 4 внутрішніх аудитів;

– підготовлено та надано начальнику Головного управління 4 доповідні записки про стан впровадження суб’єктами аудиту аудиторських рекомендацій, за результатами розгляду яких 4 накази про результати внутрішнього аудиту знято з контролю;

– здійснено узагальнення та аналіз інформацій щодо стану впровадження аудиторських рекомендацій, включення інформації щодо моніторингу врахування рекомендацій за результатами 4 внутрішніх аудитів до матеріалів справ та бази даних за 2023-2024 роки;

– забезпечено узагальнення та аналіз інформації про діяльність Відділу внутрішнього аудиту, складання адміністративної звітності про результати внутрішніх аудитів, підготовку та надання начальнику Головного управління та Пенсійному фонду України звітів про результати діяльності відділу;

– поінформовано начальника Головного управління про результати здійснення 5 внутрішніх аудитів;

– забезпечено проведення внутрішньої оцінки якості, підготовлено та надано начальнику Головного управління інформацію про результати внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту, у тому числі про заходи, які потрібно вжити для удосконалення діяльності з внутрішнього аудиту;

– складено та затверджено начальником Головного управління Програму забезпечення і підвищення якості внутрішнього аудиту на 2024 рік (далі – Програма); проведено відстеження стану виконання заходів, передбачених Програмою, та надано начальнику Головного управління звіт про стан їх виконання;

– проведено 25 внутрішніх навчань; взято участь у 3 професійних тренінгах та 1 позаплановому навчанні, організованих Пенсійним фондом України; пройдено навчання за спеціальною короткостроковою програмою підвищення кваліфікації; здійснювалася самоосвіта у формі онлайн-навчання на освітніх вебплатформах.

У 2024 році проведено 4 внутрішні контрольні заходи з питань оцінки стану організації та якості внутрішнього контролю за напрямком роботи стосовно виплати пенсії за довіреністю та через поточні рахунки в банках; стану організації роботи щодо опрацювання сканованих копій трудових книжок; оцінки стану організації роботи та порядку ведення діловодства щодо реєстрації звернень громадян, надання та відправлення відповідей заявникам (двічі).

За результатами контрольних заходів, проведених в Управлінні обслуговування громадян, Управлінні з питань виплат, Управлінні пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг, Управлінні інформаційних систем та електронних реєстрів, Управлінні адміністративного забезпечення Головного управління виявлено 141 нефінансове порушення в частині неправильного або некоректного занесення інформації щодо виплати пенсії за довіреністю, через поточні рахунки в банках та про трудову діяльність до підсистем ІКІС ПФУ “Призначення та виплата пенсій (ППВП)” та “Звернення”; недотримання вимог Інструкції з діловодства; неправильне встановлення строків розгляду звернень, що мають ознаки звернення громадян, незазначення виду звернення в реєстраційній картці звернення в підсистемі ІКС ПФУ “Документообіг” тощо. Всі виявлені нефінансові порушення повністю усунуто.

Відділом внутрішнього аудиту виконання Зведеного плану діяльності за 2024 рік забезпечено в повному обсязі.