Про стан роботи з обслуговування громадян в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Чернівецькій області
КОЛЕГІЯ
ПРИ НАЧАЛЬНИКУ ГОЛОВНОГО УПРАВЛІННЯ
ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ЧЕРНІВЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ
РІШЕННЯ
м. Чернівці
26 березня 2019 року № 3-2
Про стан роботи з обслуговування
громадян в Головному управлінні
Пенсійного фонду України в
Чернівецькій області
Заслухавши доповідь начальника управління обслуговування громадян Троцюк Л.Т. про організацію прийому та обслуговування громадян, колегія відмічає наступне.
Впродовж січня-лютого 2019 року сервісними центрами Головного управління надано 36,5 тис. послуг з питань, пов’язаних із пенсійним забезпеченням громадян та діяльністю органів Пенсійного фонду України, в тому числі дистанційно: за допомогою «гарячої» телефонної лінії та в режимі відеозв’язку – 2,2 тис. осіб. Порівняно з аналогічним періодом минулого року кількість наданих послуг зросла на 13,5 тис.
Здійснюються заходи з наближення послуг до місця проживання громадян. На сьогодні віддалені робочі місця фахівців Головного управління діють в 25 із 33 існуючих в області об’єднаних територіальних громад, в тому числі в приміщеннях двох ЦНАПів. За час їх функціонування надано близько 2,2 тис. послуг. В 7 громадах послуги з питань пенсійного забезпечення надаються безпосередньо в сервісних центрах в межах їх адміністративно-територіального розташування.
З метою забезпечення оперативності та зрозумілості отримання послуг в 11 сервісних пунктах встановлені електронні табло для інформування відвідувачів про зайнятість/доступність робочих місць для отримання послуг.
Продовжується практика відвідування осіб з особливими потребами за місцем проживання, тимчасового перебування або лікування. Лише протягом звітних двох місяців в такий спосіб надано послуги 156 громадянам.
Триває робота з “майбутніми пенсіонерами”, за результатами якої впродовж січня-лютого 2019 року сформовано 477 макетів пенсійних справ, що на 155 більше, ніж за аналогічний період минулого року.
Надалі популяризується отримання послуг через Веб-портал. В приміщеннях сервісних центрів Головного управління для відвідувачів встановлені окремі робочі станції для реєстрації на веб-порталі та користування можливостями, що надає зазначений ресурс. Кількість зареєстрованих користувачів веб-порталу складає 34,5 тис. осіб. Протягом двох місяців цього року зареєстровано 2585 осіб, що менше на 1049, ніж протягом звітного періоду 2018 року. Зареєстровано 42 звернення громадян на веб-портал, що більше на 16 звернень, ніж протягом січня-лютого минулого року.
В цілому ж протягом звітного періоду до Головного управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області надійшло 719 усіх звернень, що на 40 звернень менше, ніж за січень – лютий 2018 року.
В рамках впровадження технології індивідуально-масового електронного інформування громадян станом на 01.03.2019 згоду на інформування надали 2465 осіб. Водночас, продовжується практика смс-інформування завдяки власним програмним розробкам.
В звітному періоді прийнято 2051 заяву на виготовлення пенсійних посвідчень, в тому числі 1097 електронних.
Організовано прийом заяв сервісними центрами та взаємодію підрозділів обслуговування громадян й управління інформаційних систем та електронних реєстрів в частині внесення змін до Реєстру застрахованих осіб.
Здійснюється контроль за відображення прийнятого рішення про призначення (перерахунок) пенсій в підсистемі «Звернення».
За два місяці поточного року виплачено 1875 допомог на поховання пенсіонерів на загальну суму близько 8,6 млн. грн. та 25 одноразових грошових допомог на загальну суму 309,6 тис. грн.
В області обираються такі форми і методи доведення інформації до громадськості, які максимально сприяють наближенню послуг до громадян. Це виступи на радіо і телебаченні, повідомлення у форматі соціальної реклами та в ефірах вуличного радіо, на автостанціях, розміщення публікацій в друкованих та електронних виданнях, зустрічі з представниками ЗМІ у форматі брифінгів, прес-конференцій, інтерв’ю, «круглі» столи з представниками громадських організацій, зустрічі з трудовими колективами, флешмоб-акції, залучення молоді для освоєння пенсіонерами сучасних веб-технологій. Відповідні комунікативні, інформаційно-роз’яснювальні заходи проводяться працівниками сервісних центрів і в дні прийому на віддалених робочих місцях в громадах.
В більшості сервісних центрів розміщені інформаційні електронні табло з актуальними повідомленнями, на спеціально облаштованих екранах транслюються ролики на пенсійну тематику.
Значна увага приділяється забезпеченню інклюзивних умов обслуговування для осіб з особливими потребами. В усіх фронт-офісах передбачено можливість отримувати необхідну інформацію в доступний спосіб, в тому числі із застосуванням шрифту Брайля. За потреби, до обслуговування залучаються особи, які володіють мовою жестів.
З метою вивчення думки відвідувачів сервісних центрів здійснюється постійний моніторинг якості обслуговування і рівня задоволеності послугами. В Чернівецькому сервісному центрі здійснюється електронне оцінювання якості надання послуг на кожному робочому місці.
ВИРІШИЛИ:
- Доповідь начальника управління обслуговування громадян Троцюк Л.Т. про організацію прийому та обслуговування громадян взяти до відома.
- Визнати роботу з організації прийому та обслуговування громадян такою, що відповідає вимогам державної політики у сфері надання послуг з питань пенсійного забезпечення.
- Начальнику управління обслуговування громадян Троцюк Л.Т. та начальникам відділів обслуговування громадян (сервісних центрів):
3.1. Додержуватись використання оновлених зразків заяв, передбачених презентаційними матеріалами “Стандарти обслуговування громадян в органах Пенсійного фонду України”.
3.2. Провести до 15.05.2019 вибіркову перевірку повноти сканування документів при прийомі заяв в підсистемі «Звернення».
3.3. Забезпечити неухильне дотримання дрес-коду працівниками фронт-офісів, в тому числі на віддалених робочих місцях працівників Фонду в об’єднаних територіальних громадах.
3.4. Збільшити темпи з прийому заяв на виготовлення електронних пенсійних посвідчень, популяризуючи серед громадськості переваги, що надає вказаний документ.
3.5. По мірі створення в області у 2019 році Центрів надання адміністративних послуг в рамках Програми «U-LEAD з Європою» визначати доцільність функціонування в них віддаленого робочого місця працівника Головного управління.
3.6. При розгляді запитів органів соціального захисту населення щодо витребування даних про розмір пенсій для призначення субсидій, пільг та інших соціальних виплат суворо дотримуватись положень, визначених Постановою правління Пенсійного фонду України №2-1 від 20.02.2017, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 12.05.2017 за №598/30466, затверджено «Порядок надання в електронній формі інформації з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування органам праці та соціального захисту населення».
3.7. Досягти зростання кількісних показників з реєстрації заяв на користування електронними послугами Веб-порталу Пенсійного фонду України, активізувавши відповідну інформаційно-роз’яснювальну роботу.
3.8. Популяризувати серед громадськості можливість отримання послуг «Запит на отримання електронних документів», «Запит на підготовку паперових документів» та «Запис на прийом» через веб-портал Пенсійного фонду України.
3.9. Забезпечити надання послуг, визначених Положенням про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, з використанням засобів доступу до підсистем Пенсійного фонду України та захисту інформації на віддалених робочих місцях.
- Начальнику управління обслуговування громадян (Троцюк Л.Т.), начальнику управління адміністративного забезпечення (Юрійчук В.О.) та начальникам відділів обслуговування громадян (сервісних центрів) забезпечити виконання Плану щодо впровадження в Головному управлінні єдиних стандартів обслуговування з урахуванням вимог до приміщень та залів обслуговування з дотриманням установлених термінів.
- Начальнику управління обслуговування громадян (Троцюк Л.Т.), начальникам Герцаївського (Капра Л.А.), Новодністровського (Якубовська Н.О.) та Путильського (Каптарь І.В.) надати до 10.05.2019 висновки про доцільність оцінювання відвідувачами якості наданих послуг шляхом використання лінгвістичних знаків у вигляді смайлів.
- Начальнику управління обслуговування громадян (Троцюк Л.Т.) та начальнику управління застосування пенсійного законодавства (Кордубан Я.М.) до 30.04.2019 проаналізувати причини відсутності автоматичної розноски прийнятого рішення за заявами про призначення/перерахунок пенсій в підсистемі “Звернення”.
- Начальнику управління обслуговування громадян (Троцюк Л.Т.) та начальнику Кіцманського відділу обслуговування громадян (Шемчук Т.М.) з квітня 2019 розпочати роботу віддаленого робочого місця в Неполоковецькій сільській об’єднаній територіальній громаді.
- Начальнику управління адміністративного забезпечення (Юрійчук В.О.):
8.1. З метою покращення умов обслуговування громадян забезпечити проведення у ІІ кварталі 2019 року ремонтних робіт в приміщеннях Вижницького, Герцаївського, Глибоцького, Заставнівського, Кіцманського, Кельменецького, Сокирянського, Сторожинецького, Путильського відділів обслуговування громадян (сервісних центрів), в секторі обслуговування військовослужбовців та деяких інших категорій громадян, а також в приміщенні Головного управління, яке находиться за адресою: м.Чернівці, вул.Хотинська, 49-Б.
8.2. Протягом квітня-червня 2019 року забезпечити демонтаж стійок (за потреби) та встановлення у сервісних центрах нових офісних меблів.
- Начальнику управління інформаційних систем та електронних реєстрів (Соболєв С.М.):
9.1. Встановити камери відеоспостереження на віддалених робочих місцях працівників Головного управління в об’єднаних територіальних громадах, де відсутні відповідні засоби відеофіксації.
9.2. Забезпечити можливість використання засобів доступу та захисту інформації віддалених робочих місць і проведення відповідних навчань працівників сервісних центрів.
9.3. Провести процедуру закупівлі, монтаж та введення в експлуатацію апаратного і програмного забезпечення системи керування чергою відвідувачів в Чернівецькому сервісному центрі до 27.06.2019.
- Начальнику управління обслуговування громадян (Троцюк Л.Т.) та начальнику відділу організаційно-інформаційної роботи (Струк Л.М.):
10.1. Підготувати до 03.04.2019 матеріали для розміщення в засобах масової інформації про результати проведеного перерахунку пенсій з 01.04.2019.
10.2. Забезпечити підготовку до 04.05.2019 матеріалів про пенсійне забезпечення ветеранів війни та членів їх сімей.
- Контроль за виконанням рішення покласти на заступника начальника Головного управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області Мельника В.І.
Голова колегії М.РОМАНІВ
Секретар колегії Є.ЄВАСЬ