Електронна трудова книжка: як оформити згоду працівника на обробку його персональних даних

Страхувальник (роботодавець) планує передавати дані з трудових книжок працівників до Пенсійного фонду. Для цього потрібно отримати згоду працівника на обробку його персональних даних. Як має бути оформлена ця згода та яку інформацію вона має містити?

Звертаємо увагу, що впровадження електронних трудових книжок передбачене Законом від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217). Закон № 1217 набуває чинності 10.06.2021 р. та передбачає 5-річний перехідний період для передачі даних з паперових трудових книжок до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) (п. 2 розд. II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217).

При цьому слід керуватися «Порядком обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі», затвердженим постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084 (далі — Порядок № 1084).

Відповідно до пункту 6 Порядку №1084 відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлюються Пенсійним фондом України.

Слід наголосити, що на даний момент багато роботодавців та застрахованих осіб уже скористалися такою можливістю та подали скановані копії трудових книжок до Пенсійного фонду через вебпортал.

Звертаємо увагу, що передати до Реєстру відомості про трудовий стаж може:

• або сам найманий працівник (для цього йому необхідно оформити електронний підпис). Тоді працівник в електронному кабінеті ставить позначку про те, що дає дозвіл на обробку своїх персональних даних;
• або роботодавець. У цьому випадку разом з відомостями про стаж працівника необхідно передати відскановану копію згоди працівника на обробку його персональних даних, передбачених пункту 7 Порядку № 1084.

Наразі, з метою дотримання вимог пункту 7 Порядку № 1084 така згода працівника складається в довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів та з огляду на вимоги Закону «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI. Зокрема, така згода має містити:

• П. І. Б. працівника, його місце проживання і паспортні дані;
• дату складання і підпис працівника;
• перелік персональних даних, на обробку яких працівник дає згоду (у нашому випадку це, зокрема, дані про освіту, професію, спеціальність, кваліфікацію, трудову діяльність, науковий ступінь, учене звання, паспортні дані та дані про місце проживання).

Рекомендуємо страхувальникам не затягувати з процесом передачі сканкопій трудових книжок до Пенсійного фонду. Особливо це актуально для великих підприємств, у яких багато найманих працівників.