Коректність даних звітності страхувальників та актуальність відомостей про застрахованих осіб – необхідні умови для формування електронних лікарняних
Створення електронних листків непрацездатності головною мірою базується на даних Реєстру застрахованих осіб, сформованих на підставі звітності страхувальників. Тому кожен роботодавець повинен ретельно перевіряти відповідність наявної інформації підтверджуючим документам, актуальність даних про працівників, і у випадку виявлення некоректних відомостей своєчасно вносити виправлення, уточнення, доповнення чи оновлення даних шляхом відповідних коригувань.
Важливо оперативно подавати до Державної податкової служби України Повідомлення про прийняття працівника на роботу, яке в порядку обміну надходить до Пенсійного фонду України. Якщо така інформація подана своєчасно, то працівник своєчасно отримає електронний листок непрацездатності та відповідну виплату за цей період.
У випадку, коли працівник захворів після звільнення, але інформація про це ще не відображена у квартальній звітності, на який припала дата розірвання угоди про трудові відносини, то система прикріпить електронний лікарняний до колишнього місця роботи. Така ж ситуація можлива, якщо після влаштування на іншу роботу новий керівник не вніс інформацію до додатку Д5. В таких ситуаціях страхувальникам необхідно подавати Податковий розрахунок за типом «Довідковий» з відомостями щодо прийняття/звільнення, а в разі відкриття періоду звітування за квартал, в якому відбувся рух кадрів, оперативно відображати інформацію у звіті.
Найкращим помічником сучасного керівника, який дозволяє оперативно здійснювати процеси отримання та подання потрібної інформації, формування звітності тощо, є «Електронний кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду України, доступний у режимі 24/7 без перерв та вихідних днів. Тут страхувальник може побачити інформацію щодо своєї взаємодії з Пенсійним фондом України (переглянути звітні дані зі сплати ЄСВ, самостійно отримати електронні довідки з даними про страховий стаж та заробітну плату працівників, подати відомості про трудову діяльність працівника тощо), в тому числі відстежувати перелік електронних листків непрацездатності своїх підлеглих