ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА – ЦИФРОВИЙ АНАЛОГ ПАПЕРОВОЇ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Електронна трудова книжка (ЕТК) – цифровий аналог паперової трудової книжки, який містить відомості щодо набутого працівником стажу, а також записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння рангу, розряду, класу тощо. Тобто усі ті ж відомості, що й паперова трудова книжка.

 

 

Електронний сервіс націлений на удосконалення обліку трудової діяльності українців, зменшення паперового документообігу, спрощення доступу до інформації про набутий стаж.

 

Запровадження документа сучасного формату також дає можливість громадянам скористатись при досягненні пенсійного віку автоматичним режимом призначення пенсії, позбавляє необхідності особисто відвідувати органи Пенсійного фонду України.

 

Переведення трудових книжок в електронний формат здійснюється з метою збереження даних про трудовий стаж застрахованих осіб в одному Реєстрі, сприяє спрощенню  процесу призначення пенсії, зменшенню негативних наслідків втрати чи пошкодження паперових документів.

 

 

ЗАСТРАХОВАНІЙ ОСОБІ:

 

Дистанційно:

• Увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України  https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою КЕП.

• У розділі «Комунікації з ПФУ» особистого електронного кабінету обрати сервіс «Відомості про трудові відносини».

• Завантажити файли сканованих сторінок трудової книжки в хронологічному порядку, послідовно натискаючи кнопку «Додати файл». Після завантаження надати згоду на обробку персональних даних, підписати кваліфікованим електронним підписом (КЕП) та відправити до ПФУ.

• Після оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих сканкопій документів користувач отримає в особистому кабінеті повідомлення щодо стану обробки електронного звернення (розділ «Мої звернення») та зможе переглянути результат  переведення паперової трудової книжки в електронну в закладці «Відцифрована ЕТК».

 

За особистим зверненням:

• Подати звернення щодо оцифрування паперової трудової книжки можна до сервісного центру Пенсійного фонду України. Такий спосіб більш актуальний для тих громадян, котрі ще не встигли отримати КЕП, але бажають своєчасно оцифрувати документи про свою трудову діяльність.

 

СТРАХУВАЛЬНИКУ:

 

• У розділі «Комунікації з ПФУ» електронного кабінету страхувальника обрати сервіс «Відомості про трудові відносини робітника».

• Заповнити форму звернення – РНОКПП та ПІБ особи  – натиснути кнопку «Пошук».

• Завантажити файли сканованих сторінок трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл», підписати КЕП та надіслати до ПФУ. 

• Результати оцифрування наданих сканкопій документів можна переглянути в  першому розділі закладки «Відомості про трудові відносини», вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника та/або період надсилання трудової книжки.

 

 

До електронної трудової книжки треба додатково завантажити всі документи, які впливають на розрахунок стажу. Це можуть бути документи про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток, трудові договори, довідки про періоди роботи за відсутності трудової книжки.

Повний перелік таких документів наведено в Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженому Постановою КМУ № 637 від 12.08.1993. 

 

 

Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. ФОП рекомендовано подати через персональний кабінет сканкопії Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП або довідку з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.

 

 

• Увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України  https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою КЕП або авторизуватись засобами інтегрованої системи електронної ідентифікації ID.GOV.UA (ідентифікація за BankID або за MobileID) чи через Дія.Підпис.

• У лівому боковому меню обрати пункт «Електронна трудова книжка».

• Натиснути кнопку «Дані ЕТК».

• Обрати вкладку «Відцифрована ЕТК».

• Перевірити результат оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданих сканованих копій документів.

Зверніть увагу! 

У вкладці «Відцифрована ЕТК» переглянути результат оцифрування та звірити свій страховий стаж із записами в електронній трудовій книжці можна у випадку, якщо особою або її страхувальником подано на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України скановані копії документів про трудову діяльність за період до 01.01.2004.

Доступ до електронної трудової книжки забезпечений також через мобільний застосунок «Пенсійний фонд».

 

 

Частиною 1 статті 24 Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” від 09.07.2003 №1058-IV передбачено, що страховий стаж – це період, протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

 

Законодавчими нормами визначено, що з 01.01.2004 р. страховий стаж обчислюється за даними персоніфікованого обліку, а за період до набрання зазначеним Законом (№1058)  чинності – на підставі документів та в порядку, встановленому законодавством, яке діяло раніше (підстава – трудова книжка або інші документи, які підтверджують періоди роботи, навчання, військової служби, догляду за дитиною та інші).

 

Страховий стаж, набутий до 01.01.2004, підтверджується трудовою книжкою та документами, визначеними Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637 “Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній”.

 

Інформація щодо наявного страхового стажу відображається в реквізиті “Загальний страховий стаж” закладки “Страхові дані, наявні в РЗО” головної сторінки профілю користувача вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України. 

Пункт “Загальний страховий стаж” транслює підсумок загального страхового стажу, який розраховується автоматично відповідно до вимог Закону України №1058 :

 

• з 01.01.2004 обчислюється за даними, які містяться в персональній обліковій картці реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового соціального страхування;

 

• до 01.01.2004 – за результатами оцифрування трудової книжки та інших документів про стаж.

 

У довідці за формою “Витяг з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування” (Витяг з РЗО), яку можна сформувати в особистому електронному кабінеті – розділ “Комунікації з ПФУ”- сервіс “Запит  на отримання електронних документів”, доступна детальна інформація  щодо набутого стажу в розрізі місяців за періоди до та після 01.01.2004.

 

 

Страхувальник отримує доступ до електронної трудової книжки у вигляді Витягу з ЕТК «Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб».

 

Як працедавець про працівника, так і сам працівник може самостійно сформувати “Витяг з ЕТК” в електронному кабінеті (відповідно страхувальника чи застрахованої особи) у вкладці «Запит на отримання електронних документів» розділу «Комунікації з ПФУ».

 

 

Роботодавець (керівник, головний бухгалтер) може залучати до роботи у своєму електронному кабінеті спеціалістів кадрової служби. Опція активується в пункті меню «Користувачі кабінету страхувальника» шляхом надання страхувальником відповідного доступу.

 

Для перегляду, впорядкування, доповнення чи внесення даних, які стосуються трудових відносин, спеціаліст відділу кадрів має увійти до кабінету страхувальника за допомогою посадового КЕП, який містить його РНОКПП та код за ЄДРПОУ страхувальника.

 

https://drive.google.com/…/1mzinLiGHHuCmyfV_4…/view… – до вашої уваги буклет “Електронна трудова книжка” у PDF-форматі