ЯК ОЦИФРУВАТИ ПАПЕРОВУ ТРУДОВУ КНИЖКУ?

Паперова трудова книжка відходить у минуле, отож кожному необхідно подбати про її цифровий аналог – електронну трудову книжку.

 

Більша частина відведеного законодавством перехідного періоду, який завершується 10 червня 2026 року, уже спливла, тому зволікати з оцифрування трудових книжок не варто.

 

Облік трудової діяльності в електронній формі дозволяє мінімізувати ризик втрати чи пошкодження документів, накопичувати, зберігати та використовувати інформацію про набутий стаж роботи, освіту, кваліфікацію. Така інформація знадобиться під час укладання трудового договору, призначення пенсій, отримання державних послуг у режимі онлайн – без черг та зайвих паперів.

 

 

 

– Увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою КЕП.

– У розділі «Комунікації з ПФУ» особистого електронного кабінету обрати сервіс «Відомості про трудові відносини».

– Завантажити скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл». Після завантаження надати згоду на обробку персональних даних, підписати кваліфікованим електронним підписом (КЕП) та відправити до ПФУ.

– Після оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих сканкопій документів, користувач в особистому кабінеті отримає повідомлення щодо стану обробки електронного звернення (розділ «Мої звернення») та зможе переглянути результат переведення паперової трудової книжки в електронну в закладці «Відцифрована ЕТК».

 

Пенсійним фондом України забезпечені умови для подання застрахованою особою звернення щодо оцифрування паперової трудової книжки через сервісні центри Пенсійного фонду України з можливістю додавання сканкопій документів про стаж. Це особливо актуально для тих, хто ще не встиг отримати КЕП, але бажає своєчасно оцифрувати документи про свою трудову діяльність.

 

– У розділі «Комунікації з ПФУ» електронного кабінету страхувальника обрати сервіс «Відомості про трудові відносини робітника».

– Заповнити форму звернення – РНОКПП та ПІБ особи – натиснути кнопку «Пошук».

– Завантажити скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл», підписати КЕП та надіслати до ПФУ.

– Результати оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих скан-копій документів страхувальник може переглянути в першому розділі в закладці «Відомості про трудові відносини»,вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.

 

 

Громадяни, які наразі не перебувають у трудових відносинах з роботодавцями, повинні відсканувати свою трудову книжку та відправити скановану копію через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або особисто подати паперову трудову книжку на оцифрування в сервісному центрі Пенсійного фонду України.

 

Громадяни, які працюють, повинні проконтролювати, щоб роботодавець подав їхню трудову книжку до Пенсійного фонду України на оцифрування. Для цього зверніться до свого роботодавця, у кадрову службу чи бухгалтерію, особисто перевірте наявність вашої електронної трудової книжки в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

 

Подбайте, аби інформація про вашу трудову діяльність була вчасно оцифрована і ви мали б можливість у будь-який час перевірити свій страховий стаж, контролювати зміни, які вносить роботодавець у вашу е-трудову! Це особливо важливо для тих, хто вже готується до виходу на пенсію.