Роботодавцям роз’яснили як оцифрувати трудові відносини з найманими працівниками
Відеозустріч зі страхувальниками з питань оцифрування трудових відносин провела начальник відділу формування електронних трудових книжок управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області Галина ГАТЕНЮК.
Фахівець пенсійної служби звернула увагу, що працівникам та роботодавцем на оцифрування трудових книжок законом відведено час до 10 червня 2026 року. Зазначила, що облік трудової діяльності в електронній формі дозволяє мінімізувати ризик втрати чи пошкодження документів, накопичувати, зберігати та використовувати інформацію про набутий стаж роботи, освіту, кваліфікацію, завжди мати актуальні дані для розрахунку розміру майбутньої пенсії за допомогою сервісу «Пенсійний калькулятор».
В Чернівецькій області станом на 01.03.2025 понад 64,1 тисячі працівників або 46,3% застрахованих осіб вже мають актуальні електронні книжки. Найнижчі темпи оцифрування трудових відносин наразі у малих приватних підприємств, фермерських господарств та ФОПів.
Галина ГАТЕНЮК роз’яснила порядок оцифрування трудових відносин, вимоги щодо формату та розміру скан-копій документів, розповіла про типові помилки, які допускають під час їх завантаження, надала рекомендації як їх упередити.
Звернула увагу, що перед скануванням трудових книжок необхідно провести їх ретельний аудит, зокрема перевірити титульний аркуш, звірити паспортні дані, наявність підписів власника трудової книжки та особи, відповідальної за видачу трудових книжок, печатки підприємства, де трудову заповнили вперше, записів про зміни працівником прізвища, імені, по батькові, а також перевірити записи у розділі «Відомості про роботу». Розповіла, хто виправляє виявлені в трудовій помилки і як це правильно зробити.
Акцентувала увагу, що у разі втрати трудової книжки, для підтвердження страхового стажу вносяться відцифровані довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи. Зазначила, що до електронної трудової книжки завантажуються всі документи, які здійснюють вплив на розрахунок стажу, зокрема це документи про здобуття освіти на денній формі навчання, свідоцтва про народження дитини (для жінок), військовий документ.
Продемонструвала, як роботодавець може перевірити результат оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданих копій документів.
