Як подати трудову книжку на оцифрування

Законом України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05.02.2021 № 1217-IX (далі – Закон №1217) з 10 червня 2021 року запроваджено ведення обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.

Згідно прикінцевих положень Закону №1217 Пенсійним фондом України, наразі, здійснюється включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Державний реєстр) відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України.

Згідно п.6 Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 р. №1084 (далі – Порядок №1084) відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді копій передбачених законодавством документів.

Механізм організації обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно (далі – працівники), які надали згоду на обробку даних, в електронній формі визначається “Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі”, затвердженого Постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 № 11-1 (далі – Порядок №11-1).

Відповідно до п.4 Порядку №11-1 відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду України:

• Працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
• Працівником особисто (в сервісному центрі Пенсійного фонду України).

Відповідно до п.5 Порядку №11-1 оцифруванню підлягають трудова книжки та документи про стаж визначені “Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній”, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637. Для формування електронної трудової книжки працівнику необхідно подати до Пенсійного фонду України документи про стаж, а саме: трудову книжку, документ, який підтверджує набуття середньої/вищої освіти за денною формою навчання, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини та інш.

З метою подання працівником скан-копій документів про стаж через вебпортал Пенсійного фонду України необхідно:

•  оформити (безкоштовно) кваліфікований електронний підпис в пунктах обслуговування акредитованих центрів сертифікації ключів (наприклад, у відділеннях Державної податкової служби або банків);
•  виготовити скановану копію документу дотримуючись вимог п.4 Порядку 11-1, а саме, скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
•  здійснити вхід в особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України http://portal.pfu.gov.ua;
•  перейти в розділ “Комунікації з ПФУ” / вкладка “Відомості про трудові відносини”;
• в підрозділі “Скан-копії документів” натискаючи на кнопку “Додати файл” завантажити всі файли зі скан-копіями;
• після додавання всіх файлів відправити їх на опрацювання, натиснувши кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.

Після оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України, наданих скан-копій документів в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ застрахована особа отримає повідомлення щодо стану обробки електронного звернення (розділ “Мої звернення” вкладка “Відомості про трудові відносини”).

В разі особистого звернення працівника до сервісного центру Пенсійного фонду України при собі необхідно мати паспорт, довідку про присвоєння ідентифікаційного коду, документи про стаж.