Електронна трудова книжка: актуальні питання від громадян

Що таке електронна трудова книжка?

Це цифровий облік трудової діяльності, який ведеться в реєстрі Пенсійного фонду України. Вона поступово замінює паперову трудову книжку.

Якими нормативними актами регламентується ведення електронної трудової книжки?

Перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі здійснюється відповідно до норм Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05.02.2021 № 1217-IX.

Механізм обліку трудової діяльності в електронній формі визначається Порядком обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 р. №1084.

Механізм подання документів про стаж визначається Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим Постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 № 11-1.

Перелік документів, які підлягають переведенню в електронну форму визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637 (трудова книжка, документ, який підтверджує набуття середньої/вищої освіти за денною формою навчання, свідоцтво про народження дитини, військовий квиток та інш.).

Чи скасовується паперова трудова книжка?

Ні. Паперова книжка не скасовується одразу. Діє перехідний період (до 10 червня 2026 року), протягом якого використовуються обидва варіанти.

Де зберігається електронна трудова книжка?

У базі даних Пенсійного фонду України http://portal.pfu.gov.ua. Переглянути її можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Як дані потрапляють до електронної трудової книжки?

• через звітність роботодавця (після 2004 року);
• шляхом оцифрування паперової трудової книжки або інших документів.

Хто може подати документи на оцифрування?

Як сам працівник, так і роботодавець. Для онлайн-подання сканкопій застрахованою особою алгоритм дій такий: https://tinyurl.com/yc687c6f 

Чи потрібно писати заяву або давати згоду?

Окрема письмова згода не потрібна. Дані подаються відповідно до законодавства в межах визначених процедур.

Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку?

При призначенні пенсії може знадобитися додаткове підтвердження стажу, що займе більше часу.

Чи можна перевірити свій стаж онлайн?

Так. Через особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду.

Чи впливає електронна трудова книжка на розмір пенсії?

Ні. Вона не змінює правила обчислення пенсії, а лише спрощує облік і підтвердження стажу.

Чи безпечно зберігаються дані?

Так. Інформація зберігається в державних реєстрах і захищена відповідно до вимог законодавства.

У чому основна перевага електронної трудової книжки?

Менше паперів, менше ризику втрати документів і швидше оформлення пенсії.

Що варто зробити вже зараз?

Перевірити свої дані в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України та, за потреби, подати відсутні документи. Це зекономить час у майбутньому.