Про результати аудиту, проведеного в Кельменецькому відділі обслуговування громадян (сервісному центрі) управління обслуговування громадян та у відділі з питань призначення та перерахунків пенсій в Кельменецькому районі управління застосування пенсійного законодавства
КОЛЕГІЯ
ПРИ НАЧАЛЬНИКУ ГОЛОВНОГО УПРАВЛІННЯ
ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ЧЕРНІВЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ
РІШЕННЯ
14 вересня 2018 року м.Чернівці № 10-1
Про результати аудиту, проведеного в Кельменецькому відділі обслуговування громадян (сервісному центрі) управління обслуговування громадян та у відділі з питань призначення та перерахунків пенсій в Кельменецькому районі управління застосування пенсійного законодавства
Результати проведеного аудиторського дослідження свідчать, що Кельменецьким відділом обслуговування громадян (сервісним центром) управління обслуговування громадян Головного управління та відділом з питань призначення та перерахунків пенсій в Кельменецькому районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління (до реорганізації – Кельменецьким управлінням обслуговування громадян Головного управління) забезпечувалось дотримання законодавчих та нормативно-правових документів з питань призначення/перерахунку пенсій та проведення пенсійних виплат, при організації роботи за зверненнями громадян, при використанні даних реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Впроваджено аудиторські рекомендації, надані за результатами проведеного у липні 2016 року аудиту, вжито організаційних заходів щодо усунення більшості виявлених недоліків та недопущення їх в майбутньому.
Забезпечено дотримання стандартів щодо обслуговування пенсіонерів та жителів Кельменецького району, в тому числі для надання адміністративних послуг з видачі довідок з Системи облікових карток. Проводилась робота, спрямована на підвищення якості обслуговування громадян, покращення умов, в яких здійснювалось обслуговування. Постійно здійснювалось анкетування пенсіонерів щодо якості надання послуг. Приділялась увага підвищенню рівня кваліфікації та професійної підготовки працівників. Забезпечено оперативну видачу виготовлених пенсійних посвідчень.
В рамках реалізації Стратегії модернізації та розвитку Пенсійного фонду України на період до 2020 року щодо наближення пенсійних послуг до місць проживання людей з листопада 2017 року розпочато здійснення прийому громадян в консультативному пункті в с.Іванівці.
Для поліпшення якості послуг та прискорення строків розгляду звернень для призначення пенсій організовано роботу щодо визначення осіб – майбутніх пенсіонерів та надання їм правової допомоги щодо оформлення документів для призначення пенсій. Разом з тим, при формуванні макетів пенсійних справ в окремих випадках не здійснено належну правову оцінку наданим для прорахунку стажу документам, в яких наявні розбіжності в прізвищі та даті народження, в деяких випадках не розглянуто додаткові можливості врахування певних періодів роботи до розрахунку стажу. Мали місце упущення в окремих пенсійних справах, створених на основі макетів, які на розмір пенсійної виплати не вплинули.
Для оперативного інформування громадськості про зміни у пенсійному законодавстві проводились інформаційні та навчально-просвітницькі заходи. Забезпечено актуальність інформацій, які розміщені на інформаційних стендах в приміщенні Сервісного центру. Разом з тим, окремі інформації надруковані дрібним шрифтом, що унеможливлює їх сприйняття.
Ефективними були заходи, спрямовані на розширення кола користувачів Веб-порталу, чисельність яких неухильно зростала, і станом на 01.08.2018 склала 1418 осіб. Спостерігається тенденція щодо збільшення кількості наданих роз’яснень за допомогою SKYPE – зв’язку. Так, у цьому році в середньому в місяць за роз’ясненнями звертались 11-13 осіб, у 2017 році – 9-10, у 2016 році – 6-7 осіб.
Внаслідок проведеної роз’яснювальної роботи серед населення району щодо переваг отримання пенсійних виплат через вкладні рахунки в банківських установах відсоток залучення пенсіонерів до обслуговування в установах банків у досліджуваному періоді зріс на 3,66 відсоткових пункти і склав 29,2%. Разом з тим, не принесла очікуваного результату робота, проведена з працюючими пенсіонерами, з огляду на те, що 27,8% від загальної кількості працюючих пенсіонерів продовжують отримувати пенсійні кошти через поштові відділення. Як наслідок, відсоток пенсіонерів, які отримують пенсії через вкладні рахунки в установах банків залишається найнижчим по області. Водночас на вказаний показник вплинули оптимізація та закриття протягом досліджуваного періоду ряду банківських установ та філій/відділень.
Вживались заходи, спрямовані на упередження порушень норм пенсійного законодавства, дотримання встановлених термінів призначення пенсій. Забезпечено щоденне формування snd-файлів по особових рахунках, по яких прийняте рішення про призначення (перерахунок) пенсій. Разом з тим, запроваджені заходи внутрішнього контролю не в повній мірі знизили ризики виникнення помилок. Аудитом виявлено окремі помилки при зарахуванні стажу та заробітної плати, які в деяких випадках впливають на розмір пенсії. В деяких випадках недостатньо проаналізовано документи, надані для призначення/перерахунку пенсій. Виявлено окремі упущення при формуванні основи електронних пенсійних справ. Мало місце порушення пенсійного діловодства в частині завіряння документів.
Дослідженням пенсійних справ осіб, які переселились з Донецької та Луганської областей, Автономної Республіки Крим та м. Севастополь, які звернулись у фронт-офіс, встановлено, що запити щодо надіслання електронних пенсійних справ відправлено в день звернення, рішення прийняте після отримання електронних пенсійних справ та рішення комісії з питань призначення (відновлення) соціальних виплат внутрішньо переміщеним особам (при поновленні). Проводилась робота з пенсіонерами – внутрішньо переміщеними особами щодо виготовлення електронного пенсійного посвідчення. Однак, в трьох випадках роботу з внутрішньо переміщеними особами щодо надання ними заяв проведено лише під час аудиту, в результаті чого 1 особа подала заяву. Мав місце випадок не внесення в електронний особовий рахунок 176 ознаку «Є заява на електронне пенсійне посвідчення» за наявності заяви в матеріалах пенсійної справи, що в ході аудиту усунуто.
Проведеним аналізом щодо використання даних з реєстру застрахованих осіб виявлено, що для призначення пенсійних виплат використовувались актуальні дані, у разі виявлення неточностей вживались дії для їх усунення. Разом з тим, в окремих випадках працівниками бек-офісу не проведено відповідну роботу з управлінням інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління для правильного відображення даних в формі ОК-5 спеціального стажу по застрахованим особам Цвентарна Л.А. (РНОКПП 2141204982, п/с 139841) та Адамчук М.І. (2380404121, п/с 141164).
За період, що досліджувався, спостерігалось деяке зменшення показника щодо повернених на доопрацювання пенсійних справ з 2,51% до 2,11%. При цьому в 2017 році вказаний показник був найнижчим і складав 1,48%. Разом з тим, за весь досліджуваний період відсоток повернень справ на доопрацювання перевищував середньообласний показник. Вживались заходи, спрямовані на покращення стану справ, проте ці заходи не забезпечили збереження в 2018 році позитивної тенденції щодо зниження відсотку повернень справ на доопрацювання. Основною причиною повернення справ на доопрацювання були помилки при обчисленні страхового стажу та необхідність долучення додаткових уточнюючих документів.
Дослідженням правильності нарахування пенсійних виплат пенсіонерам Кельменецького району та здійснення контролю за їх виплатою підприємствами поштового зв’язку і банківськими установами управлінням з питань виплати пенсій Головного управління, проведеним одночасно з аудитом, встановлено окремі помилки при зазначенні в рішенні про утримання надміру виплачених сум пенсій періоду переплати та при розрахунку розміру переплати.
Вживались заходи, спрямовані на захист інформації, яка використовується в Пенсійному фонді України, забезпечено своєчасне подання заявок на припинення доступу відсутнім працівникам до баз даних.
Дослідженням стану роботи зі зверненнями громадян випадків порушень термінів надання відповідей на звернення громадян не встановлено. Разом з тим, мали місце окремі упущення при веденні діловодства за зверненнями громадян.
Враховуючи викладене, колегія при начальнику Головного управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області
ВИРІШИЛА:
- Врахувати, що більшість недоліків та упущень мали місце у періоді до зміни в структурі Головного управління.
- Звернути увагу начальника управління обслуговування громадян Головного управління Троцюк Л.Т. та начальника Кельменецького відділу обслуговування громадян (сервісного центру) управління обслуговування громадян Головного управління Корогоди О.А. на недоліки, допущені спеціалістами Кельменецького відділу обслуговування громадян (сервісного центру) управління обслуговування громадян Головного управління (до структурних змін в Головному управлінні – відділу звернення громадян Кельменецького управління обслуговування громадян Головного управління ) та зобов’язати посилити контроль за роботою працівників фронт-офісу щодо приймання документів, поданих для призначення/перерахунку пенсії.
- Звернути увагу начальника управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Кордубан Я.М. та начальника відділу з питань призначення та перерахунків пенсій в Кельменецькому районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Базюк І.І. на помилки, допущені спеціалістами відділу з питань призначення та перерахунків пенсій в Кельменецькому районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління (до структурних змін в Головному управлінні – відділу призначення та перерахунків пенсій Кельменецького управління обслуговування громадян Головного управління ) при призначенні/перерахунку пенсій та зобов’язати посилити контроль за якістю опрацювання пенсійних справ.
- Начальнику управління обслуговування громадян Головного управління Троцюк Л.Т. та начальнику управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Кордубан Я.М. в межах повноважень:
4.1. Забезпечити впровадження підпорядкованими підрозділами в Кельменецькому районі наданих аудитом рекомендацій.
4.2. Проаналізувати причини виникнення порушень пенсійного законодавства при призначенні/перерахунку пенсій та організувати роботу підпорядкованих підрозділів в Кельменецькому районі в частині розробки плану заходів, спрямованих на усунення виявлених недоліків і упущень, та на їх профілактику в майбутньому, забезпечити контроль за їх виконанням.
4.3. Спрямувати роботу відділу обслуговування громадян в смт. Кельменці на підвищення ефективності роз’яснювальних заходів щодо переваг отримання пенсійних коштів через банківські установи, в т. ч. шляхом активізації цієї роботи з працюючими пенсіонерами та з їх роботодавцями.
4.4. На черговій селекторній нараді з працівниками підпорядкованих підрозділів в районах та м. Чернівцях розглянути питання щодо порядку дій працівників фронт- та бек-офісів у разі виявлення невідповідностей даних довідок ОК-5 документам.
4.5. До 10.12.2018 забезпечити надання керівництву Головного управління інформацій про впровадження наданих аудитом рекомендацій.
- Начальнику управління з питань виплати пенсій Головного управління Телешману О.П. посилити контроль за правильністю внесення періодів переплат пенсій в рішеннях про їх утримання та за правильністю проведених розрахунків переплат.
- Начальнику управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Соболєву С.М. після надходження від відділу з питань призначення та перерахунків пенсій в Кельменецькому районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління повідомлення щодо невідповідностей даних форми ОК-5 документам, поданим для призначення/перерахунку пенсій по застрахованим особам Цвентарна Л.А. (РНОКПП 2141204982, п/с 139841) та Адамчук М.І. (2380404121, п/с 141164) організувати проведення відповідної роботи зі страхувальниками з метою приведення даних облікових карток вказаних застрахованих осіб у відповідність.
- Рекомендувати начальнику управління адміністративно-господарського забезпечення Головного управління Юрійчуку В.О. запланувати в І кварталі 2019 року проведення перевірки стану ведення діловодства за зверненнями громадян в Кельменецькому сервісному центрі.
- Про виконання рішення інформувати керівництво Головного управління до 10.12.2018.
- Рекомендувати контроль за виконанням рішення покласти на заступників начальника Головного управління відповідно до розподілу функціональних повноважень.
Голова колегії М.В. Романів
Секретар колегії Є.А.Євась