Про результати аудиту, проведеного в Хотинському відділі обслуговування громадян (сервісному центрі) управління обслуговування громадян та у відділі з питань призначення та перерахунків пенсій в Хотинському районі управління застосування пенсійного законодавства
КОЛЕГІЯ
ПРИ НАЧАЛЬНИКУ ГОЛОВНОГО УПРАВЛІННЯ
ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ЧЕРНІВЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ
РІШЕННЯ
24 травня 2018 року м.Чернівці № 6-2
Про результати аудиту, проведеного в Хотинському відділі обслуговування громадян (сервісному центрі) управління обслуговування громадян та у відділі з питань призначення та перерахунків пенсій в Хотинському районі управління застосування пенсійного законодавства
Результати проведеного аудиторського дослідження свідчать, що Хотинським відділом обслуговування громадян (сервісним центром) управління обслуговування громадян Головного управління та відділом з питань призначення та перерахунків пенсій в Хотинському районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління (до змін в структурі Головного управління – Хотинським управлінням обслуговування громадян Головного управління) забезпечувалось дотримання законодавчих та нормативно-правових документів з питань призначення/перерахунку пенсій та проведення пенсійних виплат, при організації роботи за зверненнями громадян, при використанні даних реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Забезпечено впровадження аудиторських рекомендацій, наданих за результатами проведеного у травні 2016 року аудиту, вжито організаційних заходів щодо усунення більшості виявлених недоліків і порушень, здійснювався оперативний контроль за їх виконанням.
Вживались заходи, спрямовані на підвищення якості обслуговування громадян, покращення умов, в яких здійснювалось обслуговування, на підвищення кваліфікації та професійної підготовки працівників. Здійснювалось опитування громадян щодо якості надання послуг. Забезпечено дотримання стандартів щодо обслуговування жителів Хотинського району, в тому числі для надання адміністративних послуг з видачі довідок з Системи облікових карток. Забезпечено оперативну видачу виготовлених пенсійних посвідчень.
В рамках реалізації Стратегії модернізації та розвитку Пенсійного фонду України на період до 2020 року щодо наближення пенсійних послуг до місць проживання людей з березня 2018 року здійснюється прийом громадян в Клішківецькій та Недобоївській об’єднаних територіальних громадах та продовжується прийом у консультативних пунктах. Розпочато роботу, спрямовану на надання пенсійних послуг на території Рукшинської територіальної громади та Ширівецької сільської ради.
Для підвищення якісного рівня надання послуг та прискорення строків розгляду звернень для призначення пенсій організовано роботу щодо визначення осіб – майбутніх пенсіонерів та надання їм правової допомоги при оформленні документів для призначення пенсій. Разом з тим, в окремих пенсійних справах, створених на основі макету, виявлено упущення при врахуванні періоду роботи, в 1 випадку не здійснено допризначення пенсії, які на розмір пенсійної виплати не вплинули.
З метою оперативного інформування громадськості про зміни у пенсійному законодавстві проводились інформаційні та навчально-просвітницькі заходи. Забезпечено актуальність інформацій, які розміщено на інформаційних стендах в приміщенні, де здійснюється прийом громадян. Разом з тим, окремі інформації надруковані нечітким та дрібним шрифтом, що унеможливлює їх сприйняття.
Ефективними були заходи, спрямовані на розширення кола користувачів Веб-порталу, чисельність яких неухильно зростала, і станом на 01.04.2018 склала 1261 особу. Разом з тим, спостерігається тенденція щодо зменшення кількості наданих роз’яснень за допомогою SKYPE – зв’язку. Так, у цьому році в середньому в місяць за роз’ясненнями звертались 6-7 осіб, тоді як у 2017 році – 9-10, у 2016 році – 19-20 осіб.
Внаслідок проведеної роз’яснювальної роботи серед населення району щодо переваг отримання пенсійних виплат через вкладні рахунки в банківських установах відсоток залучення пенсіонерів до обслуговування в установах банків у досліджуваному періоді зріс на 2,55 відсоткових пункти (з 30,0% до 32,55%). Водночас не принесла очікуваного результату робота, проведена з працюючими пенсіонерами, з огляду на те, що 27,7% від загальної кількості працюючих пенсіонерів продовжують отримувати пенсійні кошти через поштові відділення. Як наслідок, відсоток пенсіонерів, які отримують пенсії через вкладні рахунки в установах банків залишається нижчим, ніж в середньому по області. Крім цього, на вказаний показник вплинуло закриття протягом досліджуваного періоду 19 банківських філій/відділень.
Вживались заходи, спрямовані на упередження порушень норм пенсійного законодавства, дотримання встановлених термінів призначення пенсій. Забезпечено щоденне формування snd-файлів по особових рахунках, по яких прийняте рішення про призначення (перерахунок) пенсій. Разом з тим, запроваджені заходи внутрішнього контролю не в повній мірі знизили ризики виникнення помилок. Аудитом виявлено окремі помилки при внесенні даних до електронних особових рахунків, при зарахуванні стажу та заробітної плати, які в окремих випадках впливають на розмір пенсії. В деяких випадках недостатньо проаналізовано документи, надані для призначення/перерахунку пенсій. Мало місце порушення пенсійного діловодства в частині завіряння документів. Встановлено окремі упущення при оформленні документів, згідно з якими виплачено допомогу на поховання, які усунено під час аудиту.
Проведеним аналізом щодо використання даних з реєстру застрахованих осіб виявлено, що для призначення пенсійних виплат використовувались актуальні дані, у разі виявлення неточностей вживались заходи для їх усунення.
За період, що досліджувався, спостерігалось деяке зменшення показника щодо повернених на доопрацювання пенсійних справ з 3,19% до 2,65%. При цьому в 2017 році вказаний показник був найнижчим і складав 2,07%. Однак, на протязі всього досліджуваного періоду відсоток повернень справ на доопрацювання суттєво перевищував середньообласний показник. Вжиті заходи, які були спрямовані на покращення якості опрацювання пенсійних справ, не забезпечили в цьому році збереження позитивної тенденції до зниження відсотку повернень справ на доопрацювання, яка спостерігалась в минулому році. Основними причинами повернення справ на доопрацювання були допущені помилки при зарахуванні до стажу періодів роботи, не залучення до матеріалів пенсійної справи необхідних уточнюючих документів.
Вживались заходи, спрямовані на захист інформації, яка використовується в Пенсійному фонді України, забезпечено своєчасне подання заявок на припинення доступу до баз даних тимчасово відсутнім та звільненим працівникам.
Дослідженням стану роботи зі зверненнями громадян випадків порушень термінів надання відповідей на звернення громадян не встановлено. Разом з тим, у відповідях на письмові звернення громадян мали місце окремі помилки.
Перевіркою стану дотримання вимог антикорупційного законодавства, проведеною одночасно з аудитом, встановлено випадок не вжиття заходів щодо недопущення виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів з боку провідного спеціаліста відділу з питань призначення та перерахунків пенсій управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Бесединської Ю. В. Інших фактів недотримання антикорупційного законодавства не встановлено.
Враховуючи викладене, колегія при начальнику Головного управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області
ВИРІШИЛА:
- Врахувати, що більшість недоліків та упущень мали місце у періоді до зміни в структурі Головного управління.
- Звернути увагу начальника управління обслуговування громадян Головного управління Троцюк Л.Т. та начальника Хотинського відділу обслуговування громадян (сервісного центру) управління обслуговування громадян Головного управління Шкуренко С.І. на недоліки, допущені спеціалістами Хотинського відділу обслуговування громадян (сервісного центру) управління обслуговування громадян Головного управління (до структурних змін в Головному управлінні – відділу звернення громадян Хотинського управління обслуговування громадян Головного управління ) та зобов’язати посилити контроль за роботою працівників фронт-офісу щодо приймання документів, поданих для призначення/перерахунку пенсії.
- Звернути увагу заступника начальника управління – начальника відділу методології та організації роботи із застосування пенсійного законодавства управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Московчук Г.А. та начальника відділу з питань призначення та перерахунків пенсій в Хотинському районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Гуйван Я.С. на помилки, допущені спеціалістами відділу з питань призначення та перерахунків пенсій в Хотинському районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління (до структурних змін в Головному управлінні – відділу призначення та перерахунків пенсій Хотинського управління обслуговування громадян Головного управління ) при призначенні/перерахунку пенсій та зобов’язати посилити контроль за якістю опрацювання пенсійних справ та відповідністю внесеної інформації в електронну базу.
- Начальнику управління обслуговування громадян Головного управління Троцюк Л.Т. та заступнику начальника управління – начальнику відділу методології та організації роботи із застосування пенсійного законодавства управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Московчук Г.А. в межах повноважень:
4.1. Забезпечити впровадження підпорядкованими підрозділами в Хотинському районі наданих аудитом рекомендацій.
4.2. Проаналізувати причини виникнення порушень пенсійного законодавства при призначенні/перерахунку пенсій та організувати роботу підпорядкованих підрозділів в Хотинському районі в частині розробки планів заходів, спрямованих на усунення виявлених недоліків і упущень та на їх профілактику в майбутньому, забезпечити контроль за їх виконанням.
4.3. З метою профілактики виникнення порушень антикорупційного законодавства до 10.06.2018 провести з працівниками підпорядкованих підрозділів селекторну нараду щодо порядку дій в умовах потенційного та реального конфлікту інтересів. В щоквартальних планах технічних навчань підпорядкованих підрозділів передбачити вивчення положень Закону України «Про запобігання корупції».
4.4. Забезпечити надання керівництву Головного управління інформацій про виконання наказу та про впровадження наданих аудитом рекомендацій до 10.08.2018.
- Начальнику управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю Поштар Т.М. до 01.08.2018 провести з працівниками сервісних центрів та відділів з питань призначення та перерахунків пенсій семінари-навчання з питань дотримання антикорупційного законодавства та здійснити тестування рівня їх знань.
- Рекомендувати контроль за виконанням рішення покласти на заступників начальника Головного управління відповідно до розподілу функціональних повноважень.
Голова колегії М.В. Романів
Секретар колегії О.М. Шестаков