Про результати аудиту, проведеного у Вижницькому відділі обслуговування громадян (сервісному центрі) управління обслуговування громадян та у відділі з питань призначення та перерахунків пенсій у Вижницькому районі управління застосування пенсійного законодавства
КОЛЕГІЯ
ПРИ НАЧАЛЬНИКУ ГОЛОВНОГО УПРАВЛІННЯ
ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ЧЕРНІВЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ
РІШЕННЯ
16 липня 2018 року м.Чернівці № 8-1
Про результати аудиту, проведеного у Вижницькому відділі обслуговування громадян (сервісному центрі) управління обслуговування громадян та у відділі з питань призначення та перерахунків пенсій у Вижницькому районі управління застосування пенсійного законодавства
Результати проведеного аудиторського дослідження свідчать, що Вижницьким відділом обслуговування громадян (сервісним центром) управління обслуговування громадян Головного управління та відділом з питань призначення та перерахунків пенсій в Вижницькому районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління (до змін в структурі Головного управління – Вижницьким управлінням обслуговування громадян Головного управління) забезпечувалось дотримання законодавчих та нормативно-правових документів з питань призначення/перерахунку пенсій та проведення пенсійних виплат, при організації роботи за зверненнями громадян, при використанні даних реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Впроваджено аудиторські рекомендації, надані за результатами проведеного у червні 2016 року аудиту, вжито організаційних заходів щодо усунення більшості виявлених недоліків і порушень, здійснювався оперативний контроль за їх виконанням.
Вживались заходи, спрямовані на підвищення якості обслуговування громадян, покращення умов, в яких здійснювалось обслуговування, на підвищення кваліфікації та професійної підготовки працівників. Здійснювалось опитування громадян щодо якості надання послуг. Дотримано стандарти щодо обслуговування жителів Вижницького району, в тому числі для надання адміністративних послуг з видачі довідок з Системи облікових карток. Забезпечено оперативну видачу виготовлених пенсійних посвідчень.
В рамках реалізації Стратегії модернізації та розвитку Пенсійного фонду України на період до 2020 року щодо наближення пенсійних послуг до місць проживання людей з вересня 2017 року розпочато здійснення прийому громадян у Вижницькій та Вашківецькій об’єднаних територіальних громадах та продовжується прийом громадян у консультативних пунктах, які створені у Вижницькій ветеранській раді та Берегометській сільській раді. На території об’єднаних територіальних громад проживає більше половини загальної кількості пенсіонерів району.
Для підвищення якості послуг та прискорення строків розгляду звернень для призначення пенсій організовано роботу щодо визначення осіб – майбутніх пенсіонерів та надання їм правової допомоги щодо оформлення документів для призначення пенсій. Разом з тим, в окремих пенсійних справах, створених на основі макету, виявлено окремі упущення, на розмір пенсії не впливають.
З метою оперативного інформування громадськості про зміни у пенсійному законодавстві проводились інформаційні та навчально-просвітницькі заходи. Забезпечено актуальність інформацій, які розміщено на інформаційних стендах в приміщенні, де здійснюється прийом громадян. Разом з тим, окремі інформації надруковані нечітким та дрібним шрифтом, що унеможливлює їх сприйняття.
Ефективними були заходи, спрямовані на розширення кола користувачів Веб-порталу, чисельність яких неухильно зростала, і станом на 01.06.2018 склала 1654 особи. Разом з тим, спостерігається тенденція щодо зменшення кількості наданих роз’яснень за допомогою SKYPE – зв’язку, у цьому році в середньому в місяць за роз’ясненнями звертались 6-7 осіб, тоді як у 2017 році – 4-5.
Внаслідок проведення роз’яснювальної роботи серед населення району щодо переваг отримання пенсійних виплат через вкладні рахунки в банківських установах відсоток залучення пенсіонерів до обслуговування в установах банків у досліджуваному періоді зріс на 4,4 відсоткових пункти (з 52,98% до 57,33%) та залишається вище ніж в середньому по області. Аналізом залучення до банку отримувачів пенсій, які звертались до Сервісного центру в березні-травні 2018р. встановлено, що всі 117 (100%) отримувачів новопризначених пенсій обрали спосіб отримання пенсійних коштів через банк.
Вживались заходи, спрямовані на упередження порушень норм пенсійного законодавства, часткове дотримання встановлених термінів призначення пенсій. Забезпечено щоденне формування snd-файлів по особових рахунках, по яких прийняте рішення про призначення (перерахунок) пенсій, тобто проведення доміграції по базі АСОПД/КОМТЕХ. В програмному забезпеченні ППВП формування snd-файлів не передбачене. Разом з тим, запроваджені заходи внутрішнього контролю не в повній мірі знизили ризики виникнення помилок. Аудитом виявлено окремі помилки, при зарахуванні стажу та заробітної плати, які в окремих випадках впливають на розмір пенсії. В деяких випадках недостатньо проаналізовано документи, надані для призначення/перерахунку пенсій. Мали місце недоліки у веденні пенсійного діловодства в частині завіряння документів.
Проведеним аналізом щодо використання даних з реєстру застрахованих осіб виявлено, що для призначення пенсійних виплат використовувались актуальні дані, у разі виявлення неточностей вживались дії для їх усунення.
Проведеним аналізом щодо використання даних з реєстру застрахованих осіб виявлено, що для призначення пенсійних виплат використовувались актуальні дані, у разі виявлення неточностей вживались дії для їх усунення.
Дослідженням пенсійних справ осіб, які переселяються з Донецької та Луганської областей, Автономної Республіки Крим та м. Севастополь, які звернулись у фронт-офіс, встановлено, що запити щодо надіслання електронних пенсійних справ відправлено в день звернення або на наступний день з дня подачі заяви пенсіонером, рішення по вищезазначених пенсійних справах прийняте після отримання електронних пенсійних справ. Проводилась робота з пенсіонерами – внутрішньо переміщеними особами щодо виготовлення електронного пенсійного посвідчення. Однак, з однією внутрішньо переміщеною особою (Бондар Н.М.) роботу проведено лише під час аудиту, в результаті чого нею було подано заяву. В 2 випадках заяви внутрішньо переміщеними особами подані, але не передані працівниками фронт-офісу для долучення їх до пенсійних справ, внаслідок чого в базу не було внесено 176 ознаку «Є заява на електронне пенсійне посвідчення». В ході аудиту працівниками фронт-офісу заяви передано до бек – офісу для внесення відповідної ознаки та долучено до пенсійних справ.
Здійснювалась робота щодо прискорення відшкодування сум виявлених переплат пенсій. У більшості випадках переплати було погашено за заявою пенсіонерів в повному обсязі. Разом з тим, роз’яснювальна робота щодо недопущення переплат пенсій з вини їх одержувачів виявилась не достатньо результативною, з огляду на те, що переважно переплати пенсій спричинені саме не повідомленням з боку пенсіонерів про працевлаштування.
За період, що досліджувався, спостерігалось деяке зменшення показника щодо повернених на доопрацювання пенсійних справ з 1,88% до 1,55%. При цьому за січень – травень 2018 року вказаний показник був найнижчим і складав 0,94%. Однак, на протязі всього досліджуваного періоду відсоток повернень справ на доопрацювання за 2017 рік перевищував середньообласний показник на 0,08 відсоткових пункти. Вжиті заходи, які були спрямовані на покращення якості опрацювання пенсійних справ, не забезпечили в цьому році збереження позитивної тенденції до зниження відсотку повернень справ на доопрацювання, яка спостерігалась в минулому році. Основними причинами повернення справ на доопрацювання були допущені помилки при зарахуванні до стажу періодів роботи, не залучення до матеріалів пенсійної справи необхідних уточнюючих документів.
Вживались заходи, спрямовані на захист інформації, яка використовується в Пенсійному фонді України, забезпечено своєчасне подання заявок на припинення доступу відсутнім працівникам до баз даних.
Дослідженням стану роботи зі зверненнями громадян випадків порушень термінів надання відповідей на звернення громадян не встановлено. Разом з тим, у відповідях на письмові звернення громадян мали місце окремі помилки.
Перевіркою стану дотримання вимог антикорупційного законодавства, проведеною одночасно з аудитом, встановлено 3 випадки не вжиття заходів щодо недопущення виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів з боку спеціалістів відділу з питань призначення та перерахунків пенсій управління застосування пенсійного законодавства Головного управління.
Враховуючи викладене, колегія при начальнику Головного управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області
ВИРІШИЛА:
- Врахувати, що більшість недоліків та упущень мали місце у періоді до зміни в структурі Головного управління.
- Звернути увагу начальника управління обслуговування громадян Головного управління Троцюк Л.Т. та начальника Вижницького відділу обслуговування громадян (сервісного центру) управління обслуговування громадян Головного управління Бойка М.І. на недоліки, допущені спеціалістами Вижницького відділу обслуговування громадян (сервісного центру) управління обслуговування громадян Головного управління (до структурних змін в Головному управлінні – відділу звернення громадян Вижницького управління обслуговування громадян Головного управління ) та зобов’язати посилити контроль за роботою працівників фронт-офісу щодо приймання документів, поданих для призначення/перерахунку пенсії.
- Звернути увагу начальника управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Кордубан Я.М. та начальника відділу з питань призначення та перерахунків пенсій в Вижницькому районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Нестирюк В.Д. на помилки, допущені спеціалістами відділу з питань призначення та перерахунків пенсій в Вижницькому районі управління застосування пенсійного законодавства Головного управління (до структурних змін в Головному управлінні – відділу призначення та перерахунків пенсій Вижницького управління обслуговування громадян Головного управління ) при призначенні/перерахунку пенсій та зобов’язати посилити контроль за якістю опрацювання пенсійних справ та відповідністю внесеної інформації в електронну базу.
- Начальнику управління обслуговування громадян Головного управління Троцюк Л.Т. та начальнику управління застосування пенсійного законодавства Головного управління Кордубан Я.М. в межах повноважень:
4.1. Забезпечити впровадження підпорядкованими підрозділами в Вижницькому районі наданих аудитом рекомендацій.
4.2. Проаналізувати причини виникнення порушень пенсійного законодавства при призначенні/перерахунку пенсій та організувати роботу підпорядкованих підрозділів в Вижницькому районі в частині розробки плану заходів, спрямованих на усунення виявлених недоліків і упущень та на їх профілактику в майбутньому, забезпечити контроль за їх виконанням.
4.3. До 10.10.2018 забезпечити надання керівництву Головного управління інформацій про виконання рішення колегії та про впровадження наданих аудитом рекомендацій.
- Начальнику управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю Поштар Т.М. провести в ІV кварталі 2018 року повторну перевірку стану дотримання вимог антикорупційного законодавства щодо недопущення виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів з боку спеціалістів структурних підрозділів Головного управління.
- Рекомендувати контроль за виконанням рішення покласти на заступників начальника Головного управління відповідно до розподілу функціональних повноважень.
Голова колегії М.В. Романів
Секретар колегії О.М. Шестаков