XІI. Управління документального забезпечення

1. Головними завданнями управління є:

• реалізація та контроль за дотриманням вимог законів України «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», «Про адміністративну процедуру»;
• реалізація державної політики та контроль за дотриманням вимог щодо захисту інформації з обмеженим доступом щодо документів, що мають гриф «Для службового користування»;
• організація діловодства та архівної справи в Головному управлінні відповідно до вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативно-правових актів із подальшою координацією передачі документів до архівної установи;
• організація та забезпечення єдиного порядку роботи із зверненнями громадян, а також контроль та координація за дотриманням реалізації прав громадян на звернення.

2. Управління відповідно до покладених на нього завдань:

2.1. Забезпечує розроблення, впровадження та дотримання єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення, а також ведення архівної справи в Головному управлінні;

2.2. Забезпечує прийом документів, що надходять до Головного управління:

2.2.1. централізовано загальним відділом, окрім випадків приймання документів, що підлягають реєстрації загальним відділом / відділом обробки звернень громадян, посадовими особами відділу обслуговування громадян (сервісний центр) управління обслуговування громадян безпосередньо на прийомі;

2.2.2. відділом обробки звернень громадян – звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян, запити, звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад стосовно звернення до них окремих громадян або певної групи громадян, що надійшли засобами електронного зв’язку;

2.3. Здійснює попередній розгляд, аналіз та розподіл документів (акти органів державної влади, запити, звернення, кореспонденція установ вищого рівня, рішення органів місцевого самоврядування, а також інші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Головного управління тощо), відокремлюючи ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником Головного управління, його заступниками або керівниками структурних підрозділів;

2.4. Реєструє документи, що надійшли від органів вищого рівня, територіальних органів Пенсійного фонду України, центральних та місцевих органів виконавчої влади, установ, підприємств, організацій, фізичних осіб –підприємців, а також запити та звернення народних депутатів України, запити на публічну інформацію тощо;

2.5. Забезпечує облік, використання, зберігання, розмноження та знищення документів з грифом «Для службового користування», а також контроль за дотриманням установленого порядку роботи з ними;

2.6. Здійснює контроль за дотриманням вимог щодо оформлення документів та своєчасністю їх проходження;

2.7. Обробляє та відправляє вихідну кореспонденцію, здійснює облік та звітність щодо використання знаків поштової оплати і конвертів, а також аналізує та розраховує потребу в коштах для формування кошторису втрат;

2.8. Здійснює контроль і моніторинг стану виконання документів, дотримання строків виконання завдань та доручень, аналізує повноту їх виконання, узагальнює інформацію та інформує керівництво про порушення виконавської дисципліни, подаючи відповідні пропозиції;

2.9. В межах компетенції готує проєкти організаційно-розпорядчих документів, пропозиції до колегії Головного управління, внутрішніх документів тощо;2.10. Забезпечує ведення обліку печаток і штампів у Головному управлінні, контроль за їх зберіганням та використанням в структурних підрозділах;

2.11. Забезпечує ведення та актуалізацію електронних довідників у системі електронного документообігу в Головному управлінні;

2.12. Здійснює аналіз та перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Головного управління з наданням рекомендацій щодо усунення виявлених порушень;

2.13. Розробляє зведену номенклатуру справ Головного управління та координує її введення в дію в підсистемі електронного документообігу в Головному управлінні;

2.14. Забезпечує координацію та додержання єдиного порядку відбору, упорядкування, формування, обліку, використання та зберігання діловодного фонду в структурних підрозділах Головного управління, архівного фонду Головного управління з подальшою передачею до архівної установи;

2.15. Здійснює організаційно-методичну координацію з питань діловодства та архівної справи, з питань забезпечення документообігу, моніторингу та контролю за виконавською дисципліною в Головному управлінні;

2.16. Організовує і проводить тренінги та наради з працівниками Головного управління з питань діловодства, а також ведення архіву;

2.17. В межах компетенції здійснює договірну роботу;

2.18. Роз’яснює громадянам порядок розгляду питань, надає допомогу в оформленні письмових звернень;

2.19. Забезпечує попередній розгляд, реєстрацію звернень громадян та повернення в установленому порядку звернень, оформлених без дотримання вимог, встановлених Законом України «Про звернення громадян»;

2.20. Здійснює контроль за своєчасним розглядом та наданням відповідей громадянам всіма структурними підрозділами Головного управління, аналізує повноту їх виконання, узагальнює інформацію та інформує керівництво про порушення виконавської дисципліни, подаючи відповідні пропозиції;

2.21. Здійснює аналіз та перевірку стану роботи з розгляду звернень громадян у структурних підрозділах Головного управління;

2.22. Забезпечує взаємодію з «Урядовим контактним центром» щодо своєчасності розгляду звернень та надання відповідей по суті порушених питань;

2.23. Разом з іншими структурними підрозділами Головного управління забезпечує виконання вимог законодавства у сфері запобігання корупції;

2.24. В межах компетенції бере участь у проведенні семінарів, інших навчальних заходів для працівників Управління та відповідних структурних підрозділів;

2.25. В межах компетенції розглядає та бере участь у розгляді звернень, заяв і скарг громадян, підприємств, установ, організацій.

3. Функції, передбачені підпунктами 2.1, 2.2.1, 2.3 – 2.17., 2.23 – 2.25 пункту2 розділу 2, інші доручення керівництва, що належать дофункціоналу Пенсійного фонду України, виконує загальний відділ.

Функції, передбачені підпунктами 2.2.2, 2.6., 2.7., 2.9., 2.11., 2.15., 2.16.,2.18. – 2.25. пункту 2 розділу 2, інші доручення керівництва, щоналежать до функціоналу Пенсійного фонду України, виконує відділ обробки звернень громадян.