XI. Управління документального забезпечення
Головними завданнями управління є:
організація діловодства та архівної справи в Головному управлінні відповідно до вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативно-правових актів з діловодства, реалізація та контроль за дотриманням порядку роботи з документами з грифом «Для службового користування», Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних»;
організація та забезпечення єдиного порядку роботи із зверненнями громадян, контроль за дотриманням реалізації прав громадян на звернення.
Управління відповідно до покладених на нього завдань:
1) забезпечує централізоване приймання та попередній розгляд кореспонденції, що надходять до Головного управління з використанням засобів поштового та електронного зв’язків, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою (спеціальна кореспонденція);
2) реєструє документи засобами підсистеми «Документообігу», що надходять з Пенсійного фонду України та його органів, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, рекомендації, що пов’язані з напрямками діяльності Пенсійного фонду. Документи реєструє в окремих журналах за групами залежно від виду, автора і змісту документів;
3) здійснює попередній розгляд документів (акти органів державної влади, запити, звернення, кореспонденція установ вищого рівня, рішення органів місцевого самоврядування, а також інші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Головного управління тощо) відокремлює такі, що потребують обов’язковому розгляду керівником Головного управління, його заступниками або керівниками структурних підрозділів;
4) готує проєкти наказів з основної діяльності Головного управління, з адміністративних питань, готує пропозиції у межах своєї компетенції до колегії Головного управління, власних внутрішніх документів (довідки, доповідні записки, заяви тощо);
5) забезпечує в межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом. Опрацьовує документи з обмеженим доступом. Не розголошує відомості, що містяться в документах з грифом «Для службового користування»;
6) здійснює контроль за виконанням документів з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання. Контроль здійснюється за допомогою автоматизованої підсистеми Електронного документообігу;
7) обробляє та відправляє вихідну кореспонденцію;
8) розробляє зведену номенклатуру справ Головного управління;
9) здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним проходженням, додержанням строків виконання постанов правління, наказів в Головному управлінні, строків розгляду звернень підприємств, установ, організацій та громадян, аналізує та узагальнює дані про хід та результати виконання контрольних документів структурними підрозділами, доповідає про них керівництву;
10) здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Головного управління;
11) здійснює перевірки стану діловодства в структурних підрозділах Головного управління;
12) забезпечує додержання єдиного порядку відбору, упорядкування, обліку, збереження та використання документів, що створюються в процесі діяльності Головного управління, для передачі їх на зберігання до архівної установи;
13) організовує та проводить тренінги з працівниками Головного управління з питань діловодства та ведення архіву;
14) забезпечує організацію ведення обліку печаток та штампів Головного управління;
15) здійснює моніторинг стану виконання управлінських рішень, завдань та доручень органів вищого рівня, інформує начальника Головного управління, його заступників про факти порушення виконавської дисципліни, подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;
16) роз’яснює громадянам про порядок розгляду питань, надає допомогу в оформленні письмових звернень.
17) забезпечує в установленому порядку реєстрацію звернень громадян, здійснює їх попередній розгляд, надсилання за належністю звернень громадян, в яких порушені питання, що не належать до компетенції Головного управління, повернення у встановленому порядку звернень, оформлених без дотримання вимог, встановлених Законом України «Про звернення громадян», які надходять поштою, електронною поштою, «Урядовий контактний центр», вебпортал Пенсійного фонду України;
18) здійснює контроль над своєчасним розглядом та наданням відповідей громадянам всіма структурними підрозділами Головного управління, подає інформацію керівнику підрозділу про порушення терміну розгляду звернень;
19) перевіряє стан роботи з розгляду звернень громадян в структурних підрозділах Головного управління;
20) інформує начальника Головного управління, його заступників про стан роботи із зверненнями громадян, про факти порушення виконавської дисципліни, подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;
21) забезпечує взаємодію з «Урядовим контактним центром» щодо своєчасності розгляду звернень та надання відповідей по суті порушених питань;
22) разом з іншими структурними підрозділами Головного управління забезпечує виконання вимог законодавства про запобігання корупції;
23) в межах своєї компетенції бере участь у проведенні семінарів, інших навчальних заходів з працівниками управління та відповідних структурних підрозділів;
24) розглядає та бере участь у розгляді звернень, заяв та скарг громадян, підприємств, установ, організацій, виявляє та усуває причини, що призводять до подання громадянами скарг та повторних звернень.
Функції, передбачені підпунктами 1 – 16 та 22 – 23 інші доручення керівництва, що належать до функціоналу Пенсійного фонду України, виконує загальний відділ.
Функції, передбачені пунктами 16– 24 інші доручення керівництва, що належать до функціоналу Пенсійного фонду України, виконує відділ обробки звернень громадян.