Управління адміністративного забезпечення
Головними завданнями управління є:
організація діловодства та архівної справи в Головному управлінні відповідно до вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативно-правових актів з діловодства;
організація та забезпечення управлінської діяльності, господарського обслуговування Головного управління, планування матеріально-технічного постачання Головного управління;
організація та забезпечення обробки звернень громадян.
Управління відповідно до покладених на нього завдань:
1) забезпечує централізоване приймання та попередній розгляд кореспонденції, що надходять до Головного управління та його сервісних центрів з використанням засобів поштового та електронного зв’язків, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою (спеціальна кореспонденція);
2) реєструє документи засобами підсистеми «Документообігу», що надходять з Пенсійного фонду України та його органів, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, рекомендації, що пов’язані з напрямками діяльності Пенсійного фонду. Документи реєструє в окремих журналах за групами залежно від виду, автора і змісту документів;
3) здійснює попередній розгляд документів (акти органів державної влади, запити, звернення, кореспонденція установ вищого рівня, рішення органів місцевого самоврядування, а також інші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Головного управління тощо) відокремлює такі, що потребують обов’язковому розгляду керівником Головного управління, його заступниками або керівниками структурних підрозділів;
4) готує проекти наказів з основної діяльності Головного управління, з адміністративних питань, готує пропозиції у межах своєї компетенції до колегії Головного управління, власних внутрішніх документів (довідки, доповідні записки, заяви тощо);
5) забезпечує в межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом. Опрацьовує документи з обмеженим доступом. Не розголошує відомості, що містяться в документах з грифом «Для службового користування» ;
6) здійснює контроль за виконанням документів з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання. Контроль здійснюється за допомогою автоматизованої підсистеми Електронного документообігу;
7) обробляє та відправляє вихідну кореспонденцію;
8) розробляє зведену номенклатуру справ Головного управління;
9) здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним проходженням, додержанням строків виконання постанов правління, наказів в Головному управлінні, строків розгляду звернень підприємств, установ, організацій та громадян, аналізує та узагальнює дані про хід та результати виконання контрольних документів структурними підрозділами, доповідає про них керівництву;
10) здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Головного управління;
11) бере участь у тематичних перевірках з питань стану загального діловодства та діловодства за зверненнями громадян в структурних підрозділах Головного управління, надає їм методичну та практичну допомогу, готує пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і порушень;
12) забезпечує додержання єдиного порядку відбору, упорядкування, обліку, збереження та використання документів, що створюються в процесі діяльності Головного управління, для передачі їх на зберігання до архівних установ;
13) організовує та проводить семінари з працівниками Головного управління з питань діловодства та ведення архіву;
14) забезпечує економне раціональне використання коштів та майна Головного управління, сприяє недопущенню втрат бюджету Головного управління. Приймає участь у формуванні кошторисів на поточний рік та забезпечує їх виконання, в межах компетенції управління;
15) готує інформацію щодо потреби у придбанні товарів, робіт, послуг та прогнозних розрахунків потреби у коштах для обслуговування та матеріально-технічного забезпечення на рік;
16) здійснює щодекадне планування за витрачанням коштів за кодами КЕКВ 2210 «Предмети та матеріали», 2240 «Оплата послуг крім комунальних», 2270 «Комунальні послуги»;
17) здійснює заходи з метою визначення очікуваної вартості предмета закупівлі для придбання товарів, робіт і послуг;
18) забезпечує підготовку технічних завдань та подання для проведення закупівель товарів, робіт і послуг, визначених Законом України «Про здійснення державних закупівель»;
19) здійснює облік та узагальнення інформації щодо проведених спрощених закупівель за державні кошти;
20) готує відповідно до кошторисних призначень на поточний бюджетний рок проєкти господарських договорів з суб’єктами господарювання щодо придбання товарів, надання послуг, виконання робіт;
21) організовує укладання та виконання договорів з надання послуг електро-, тепло-, газо- та водопостачання;
22) взаємодіє з фінансово-економічним управлінням та юридичним управлінням Головного управління Фонду з питань укладення договорів, виконання договірних зобов’язань, що належать до компетенції управління;
23) готує накази (графіки) чергування керівництва Головного управління;
24) організовує та забезпечує проведення поточних ремонтів меблів, обладнання та технічних засобів Головного управління, проведення поточних та капітальних ремонтів приміщень Головного управління, контролює виконання цих заходів;
25) забезпечує реалізацію заходів щодо створення умов для безперешкодного доступу осіб з обмеженими фізичними можливостями до будинків i приміщень Головного управління;
26) забезпечує належне розміщення структурних підрозділів Головного управління, вносить пропозиції щодо перерозподілу та закріплення приміщень і площ, забезпечення засобами зв’язку, а також підготовку приміщень Головного управління до опалювального сезону, контролює стан готовності приміщень до роботи в осінньо-зимовий період;
27) здійснює зняття показників за надані послуги з електро-, тепло-, газо- та водопостачання;
28) вживає заходи щодо експлуатації та проведення своєчасного профілактичного огляду та ремонту систем водопостачання, опалення, електричних мереж;
29) забезпечує утримання в належному санітарному та протипожежному стані території і службових приміщень, вживає заходи для створення належних, безпечних та здорових умов праці. Контролює роботу обслуговуючого персоналу, що обслуговує Головне управління, бере участь в оцінюванні рівня та якості послуг, які надаються;
30) контролює належний стан автотранспорту, який знаходиться на балансі Головного управління;
31) готує акти та інші документи для відчуження або списання автомобілів, іншого майна, непридатного для подальшого використання і обслуговування приміщень, будівель Головного управління, забезпечення управлінської діяльності;
32) забезпечує виконання завдань, спрямованих на забезпечення безпеки та захисту населення і територій від негативних наслідків техногенного, екологічного, природного та військового характеру, подолання наслідків надзвичайних ситуацій у мирний час та особливий період в межах Єдиної державної системи цивільного захисту населення і територій;
33) роз’яснює громадянам про порядок розгляду питань, надає допомогу в оформленні письмових звернень.
34) забезпечує в установленому порядку реєстрацію звернень громадян, здійснює їх попередній розгляд, надсилання за належністю звернень громадян, в яких порушені питання, що не належать до компетенції Головного управління, повернення у встановленому порядку звернень, оформлених без дотримання вимог, встановлених Законом України «Про звернення громадян», які надходять поштою, електронною поштою, «Урядовий контактний центр», веб-портал Пенсійного фонду України;
35) здійснює контроль над своєчасним розглядом та наданням відповідей громадянам всіма структурними підрозділами Головного управління, подає інформацію керівнику підрозділу про порушення терміну розгляду звернень;
36) перевіряє стан роботи з розгляду звернень громадян в структурних підрозділах Головного управління;
37) інформує начальника Головного управління, його заступників про стан роботи із зверненнями громадян, про факти порушення виконавської дисципліни, подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;
38) забезпечує взаємодію з “Урядовим контактним центром” щодо своєчасності розгляду звернень та надання відповідей по суті порушених питань;
39) інформує начальника Головного управління, його заступників про факти порушення виконавської дисципліни в Головному управлінні, подає пропозиції щодо вдосконалення роботи що належить до компетенції управління;
40) разом з іншими структурними підрозділами Головного управління забезпечує виконання вимог законодавства про запобігання корупції;
41) в межах своєї компетенції бере участь у проведенні семінарів, інших навчальних заходів з працівниками управління та відповідних структурних підрозділів;
42) розглядає та бере участь у розгляді звернень, заяв та скарг громадян, підприємств, установ, організацій, виявляє та усуває причини, що призводять до подання громадянами скарг та повторних звернень.
Функції, передбачені підпунктами 1 – 13, 39 – 42 пункту 2 цього розділу Положення, інші доручення керівництва, що належать до функціоналу Пенсійного фонду України, виконує загальний відділ.
Функції, передбачені підпунктами 14 – 32, 39 – 42 пункту 2 цього розділу Положення, інші доручення керівництва, що належать до функціоналу Пенсійного фонду України, виконує відділи господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення.
Функції, передбачені пунктами 33 – 42 пункту 2 цього розділу Положення, інші доручення керівництва, що належать до функціоналу Пенсійного фонду України, виконує відділ обробки звернень громадян.