Електронна трудова книжка — що треба знати

    З 10 червня 2021 року набрав чинності Закон України “Про внесення змін до деяких паперових актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”. Він передбачає поступову відмову від паперових трудових книжок, запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, автоматичне призначення пенсії за віком.

     Що ж таке електронна трудова книжка?

    Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперових трудових книжок. Труду діяльність працівника обліковуватимуть в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного страхування у порядку визначеному Законом України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.

     На сьогодні в Україні існує безліч електронних сайтів. Куди саме треба завантажувати скан-копію трудової книжки?

  Скан-копію паперового документа треба завантажувати тільки на Вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України за адресою: http://portal.pfu.gov.ua у пункт особистого кабінету користувача з блоку “Комунікації з ПФУ”: Відомості про трудові відносини. Інший шлях технічно не можливий для обробки. І ще, пам’ятайте про наявність кваліфікованого електронного підпису, або листи за такими варіантами входу до системи технічно можливо отримати більшу кількість послуг та завантажити скан-копії трудової книжки.

     Хто має право завантажувати скан-копії паперового документа?

  Відсканована трудова книжка може бути подана як застрахованою особою через персональний кабінет на Вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України так і роботодавцем через кабінет страхувальника на Вебпорталі.

    Чи трапляються випадки, коли відскановану трудову книжку “відхиляють” на Вебпорталі, тобто відмовляють в оцифровуванні? Якщо так, то через які причини?

    Так, такі випадки існують. Й основними причинами є помилки, які допускають користувачі Вебпорталу. Найчастіші помилки стосуються надання сканованих чорно-білих копій, не чітких копій, копій з “обрізаними” сторінками, надання неповного документу тощо.

     Чи є якісь вимоги до скан-копій, що попередять “відхилення”?

     Так, звичайно існують, і вони не складні:

     1. Копії мають бути кольоровими, тобто зроблені з оригіналу.

     2. Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.

   3. Скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, ПІБ власника дата видачі, печатки, підписи та безпосередньо самі записи).

  З відповідними рекомендаціями можна ознайомитись на інформаційній сторінці Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області на вебпорталі е-послуг Пенсійного фонду України за адресою:

https://www.pfu.gov.ua/content/uploads/sites/19/2020/05/scan_etk.pdf

    А роботодавцям ще нагадуємо, що паперова трудова книжка повинна бути оформлена відповідно до вимог інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 №58.

     Чи означає, що паперовий документ не потрібен вже з цього року?

     Ні, це не так. Наповнення Держреєстру даними, які містяться в паперових трудових книжках, буде проведено у перехідний період протягом 5 років. Тобто протягом найближчих 5 років буде використовуватися як паперовий, так і електронний варіант трудової книжки.

     У подальшому, за бажання працівника, роботодавець буде зобов’язаний вести і паперову трудову книжку.

     Які вигоди матимуть від цього Закону працюючі та роботодавці?

• спростити процедури одержання інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням;

• зменшити витрати роботодавців на ведення паперового документообігу;

• усунути можливі ризики і негативні наслідки втрати паперової трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації або внесення недостовірних відомостей.

     Забезпечить необхідні умови для автоматичного призначення пенсії на підставі наявних відомостей про стаж та сплачені внески, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового соціального страхування.

     Чи на часі такий електронний сервіс?

    Безумовно, на часі. Вкрай необхідно подбати про майбутніх пенсіонерів саме сьогодні, зберегти дані про трудовий стаж в одному Реєстрі, щоб у майбутньому спростити громадянам процес збирання документів для призначення пенсій.

     Багато сучасних послуг переходить в електронний вигляд. Спочатку все нове здається складним і незрозумілим, але пройде деякий час, і ми вже не уявимо себе без електронних послуг.