ІНСТРУКЦІЯ про організацію планування та проведення контрольних заходів в Пенсійному фонді України та його органах
ЗАТВЕРДЖЕНО
Постанова правління
Пенсійного фонду України
від 17.12.2015 № 26-3
ІНСТРУКЦІЯ
про організацію планування та проведення контрольних заходів
в Пенсійному фонді України та його органах
Загальні положення
1.1. Ця Інструкція відповідно до Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 липня 2014 року № 280, постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 «Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади», Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 року за № 1219/19957 (із змінами), Положення про головні управління Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 22 грудня 2014 року № 28-2 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 січня 2015 року за № 40/26485, встановлює єдиний порядок організації планування, проведення, документування ходу та результатів контрольних заходів, здійснення моніторингу впровадження наданих за їх результатами рекомендацій Пенсійним фондом України та головними управліннями Пенсійного фонду України в України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі – головні управління).
1.2. У цій Інструкції терміни вживаються у таких значеннях:
внутрішній аудит – діяльність підрозділів внутрішнього аудиту в органах Пенсійного фонду України (управління внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України, управлінь (відділів) внутрішнього аудиту головних управлінь), спрямована на удосконалення системи управління державними коштами, запобігання фактам їх незаконного, неефективного та нецільового використання, виникненню помилок та інших недоліків у діяльності органів Пенсійного фонду України, підвищенню ефективності функціонування системи внутрішнього контролю. В разі необхідності для забезпечення виконання аудиторського завдання керівник підрозділу внутрішнього аудиту ініціює перед Головою правління Пенсійного фонду України (начальником головного управління) залучення працівників структурних підрозділів Пенсійного фонду України (головного управління), які відповідно до посадових обов’язків не здійснюють організаційно-методичний супровід питань, що підлягають дослідженню;
внутрішній контроль – комплекс заходів (управлінський процес), який здійснюється на постійній основі всіма структурними підрозділами органів Пенсійного фонду України для забезпечення дотримання законності та ефективності використання державних коштів, досягнення результатів відповідно до стратегічної мети, завдань, планів щодо діяльності органів Пенсійного фонду України;
відповідальний за діяльність – керівник об’єкту контролю;
ініціатор проведення контрольного заходу – Пенсійний фонд України, головне управління;
об’єкт контролю – Пенсійний фонд України, підвідомчі органи, Державне підприємство «Інформаційний центр персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України»
1.3. Контрольні заходи є складовою управлінського процесу і здійснюються всіма структурними підрозділами Пенсійного фонду України (головних управлінь) з метою контролю за роботою підвідомчих органів щодо дотримання встановлених законодавством і внутрішніми розпорядчими документами норм та правил, забезпечення достовірності фінансової, статистичної і управлінської звітності та іншої інформації, на підставі якої вона складена, належного збереження активів та захисту інформації, упередження потенційних подій, які негативно впливають на досягнення результатів.
1.4. Види контрольних заходів:
внутрішній аудит;
дослідження – систематичне вивчення впливу об’єктивних і суб’єктивних факторів на об’єкт контролю;
оцінка – вивчення процесу реалізації заходів або їх наслідків для розробки рекомендацій щодо подальшої оптимізації діяльності, підвищення її ефективності і результативності;
перевірка – підтвердження виконання встановлених вимог наданням об’єктивних доказів.
1.5. Об’єктом внутрішнього аудиту є діяльність Пенсійного фонду України, його підвідомчих органів та державного підприємства в повному обсязі або з окремих питань (на окремих етапах) та заходи, що здійснюються для забезпечення функціонування системи внутрішнього контролю.
Внутрішній аудит передбачає проведення дослідження, результатом якого є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту та розроблення відповідних рекомендацій щодо удосконалення системи внутрішнього контролю. Цілі внутрішнього аудиту формуються на етапі підготовки до його проведення та визначають очікувані результати аудиторського дослідження.
Внутрішній аудит в органах Пенсійного фонду України проводиться за такими напрямками:
аудит ефективності – оцінка діяльності об’єктів аудиту щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у прогнозних та річних планах, якості виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань;
фінансовий аудит – оцінка діяльності об’єктів аудиту щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку;
аудит відповідності – оцінка діяльності об’єктів аудиту щодо дотримання нормативно-правових актів з питань надходження платежів до бюджету Пенсійного фонду України та їх обліку, ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, своєчасності і правильності призначення та виплати пенсій, виконання планів, договорів з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном.
Внутрішній аудит здійснюється незалежно та об’єктивно. При здійсненні своїх службових обов’язків працівники підрозділів внутрішнього аудиту або посадові особи, на яких покладено повноваження щодо здійснення внутрішнього аудиту, повинні вживати необхідних заходів відповідно до вимог, визначених Кодексом етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 29 вересня 2011 року № 1217, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 жовтня 2011 року за № 1195/19933. У разі недотримання працівниками вимог цього Кодексу до них застосовуються відповідні заходи згідно із законами України.
1.6. Перевірки можуть бути плановими та позаплановими і проводяться за місцезнаходженням об’єкта перевірки.
В залежності від напрямку перевірка може бути:
цільова – охоплює одне або декілька питань діяльності об’єкту контролю;
комплексна – планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями діяльності об’єкта контролю/його підрозділів;
контрольна – планова або позапланова перевірка щодо реалізації об’єктом перевірки вказівок, наданих під час попередніх перевірок, та усунення виявлених порушень.
1.7. Вивчення, дослідження, оцінка можуть бути плановими та позаплановими і проводяться як за місцезнаходженням об’єкта перевірки, так і камерально.
- Планування контрольних заходів
2.1. Планування внутрішніх аудитів проводиться по півріччях. Управлінням внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України з урахуванням пропозицій головних управлінь складається зведений план проведення внутрішніх аудитів Пенсійним фондом України.
2.2. Основними критеріями для визначення об’єктів аудиторських досліджень в органах Пенсійного фонду України є:
– періодичність (при проведенні фінансового аудиту та аудиту відповідності) в центральному апараті Пенсійного фонду України – один раз на два роки, на державному підприємстві – щорічно, в головному управлінні – один раз на три роки, в управлінні Пенсійного фонду України в районах, містах, районах у містах, а також містах та районах (далі – територіальні управління) – один раз на два роки;
– система управління ризиками в діяльності органів Пенсійного фонду України (при проведенні аудиту ефективності за окремими напрямами діяльності органів Пенсійного фонду України).
До піврічного плану не включаються:
– внутрішні аудити за тією самою темою (з тих самих питань і за той самий період), за якою було проведено внутрішній аудит, та з моменту проведення яких пройшло менше одного календарного року;
– повторні внутрішні аудити, що проводяться для перевірки фактів, викладених у скарзі на дії працівників підрозділу внутрішнього аудиту, а також для перевірки ефективності впровадження об’єктами аудиту наданих аудиторських рекомендацій.
2.3. Формування піврічного плану проведення внутрішніх аудитів здійснюється не пізніше ніж за 45 календарних днів до початку планового періоду (не пізніше 15 травня/15 листопада відповідного періоду, що передує плановому). Зміни до плану вносяться в порядку його затвердження.
2.4. При формуванні пропозицій до піврічного плану враховуються обсяги часу на проведення аудиторських досліджень, завантаженість працівників підрозділу внутрішнього аудиту, а також резерв робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів, який становить не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.
2.5. Проект зведеного плану проведення внутрішніх аудитів подається начальником управління внутрішнього аудиту на розгляд Голові правління Пенсійного фонду України та відповідно до встановленого порядку погоджується з Державною фінансовою інспекцією України.
Погоджений піврічний план діяльності з внутрішнього аудиту затверджується Головою правління Пенсійного фонду України. Затвердження піврічного плану здійснюється не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного півріччя. До головних управлінь надсилається витяг із затвердженого зведеного плану.
2.6. Проведення інших контрольних заходів передбачається в річному плані роботи Пенсійного фонду України (головного управління). В річному плані роботи Пенсійного фонду України (головного управління) визначаються напрямки роботи, що підлягають контролю.
2.7. Для забезпечення скоординованих дій щодо вибору об’єктів контролю на підставі пропозицій структурних підрозділів Пенсійного фонду України (головних управлінь) та з урахуванням критеріїв, зазначених у пункті 2.2 цієї Інструкції, підрозділом внутрішнього аудиту не пізніше ніж за 15 робочих днів до початку планового періоду складається щоквартальний графік, який затверджується Головою правління (начальником головного управління). Відповідно до затвердженого графіку об’єкти контролю включаються до щоквартальних планів роботи структурних підрозділів.
2.8. У разі виробничої необхідності для своєчасного реагування на проблеми, що виникають під час виконання покладених на органи Пенсійного фонду завдань, за рішенням Голови правління Пенсійного фонду України (начальника головного управління) проводяться позапланові внутрішні аудити та інші контрольні заходи.
- Організація контрольних заходів
3.1. Організація контрольних заходів передбачає планування процесу, розподіл трудових ресурсів, складання програми їх проведення та підготовку проекту наказу про проведення.
3.2. Контрольні заходи здійснюються відповідно до наказу Пенсійного фонду України (головного управління), у якому зазначається найменування об’єкту контролю, підстава для проведення контрольного заходу, його тема, визначаються форма проведення контрольного заходу (внутрішній аудит, перевірка, оцінка, вивчення, дослідження), склад аудиторської/робочої групи для його проведення, її керівник, терміни та період проведення контрольного заходу, строк інформування керівництва про його результати.
Тривалість проведення аудиту ефективності не повинна перевищувати 45 робочих днів, фінансового аудиту та аудиту відповідності – 30 робочих днів. В окремих випадках за доповідною запискою керівника аудиторської групи цей термін може бути продовжено до 15 робочих днів відповідним наказом. Строки проведення внутрішнього аудиту не включають строки, пов’язані із його організацією.
Тривалість проведення інших контрольних заходів не може перевищувати 30 робочих днів.
3.3. Керівник аудиторської/робочої групи:
контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської/робочої групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну методичну допомогу, забезпечує загальну якість результатів роботи аудиторської/робочої групи;
вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об’єктивності і незалежності роботи членів аудиторської/робочої групи;
інформує Голову правління Пенсійного фонду України (начальника головного управління) про фактори, що негативно впливають на незалежність і об’єктивність роботи членів аудиторської/робочої групи.
Крім того, керівник аудиторської групи:
оцінює обрані членами аудиторської групи методи внутрішнього аудиту, їх відповідність цілям аудиторського завдання, обсягу аудиторських досліджень, термінам виконання аудиторського завдання та вживає (за потреби) необхідних заходів по їх корегуванню;
інформує керівника підрозділу внутрішнього аудиту про необхідність отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз’яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;
розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює робочу документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час проведення внутрішнього аудиту.
3.4. До початку проведення внутрішніх аудитів керівник аудиторської групи організовує вивчення питань, пов’язаних з об’єктом внутрішнього аудиту:
завдань і цілей, визначених у перспективних та річних планах діяльності, обсяги надходження і використання коштів об’єктом аудиту;
середовище контролю, заходи, що вживаються об’єктом аудиту для створення і надійного функціонування внутрішнього контролю, визначення ступеню додержання правил, встановлених для попередження, виявлення та виправлення помилок, попередження та виявлення фактів незаконного використання коштів та досягнення визначеної мети;
інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності об’єкта аудиту.
3.5 Детальне вивчення об’єкта аудиту здійснюється шляхом запитів та аналізу отриманої інформації щодо:
нормативно-правових актів, документів, які регламентують діяльність за напрямами роботи;
матеріалів попередніх аудитів та проведених контрольних заходів, стан усунення виявлених порушень за їх результатами;
даних фінансової і бюджетної звітності про обсяги надходження і використання коштів;
інших матеріалів щодо діяльності об’єктів аудиту.
3.6. Після вивчення об’єкта внутрішнього аудиту та питань, що з ним пов’язані, визначаються ризики та оцінюється ступінь їх можливого впливу, складається програма внутрішнього аудиту, у якій зазначається склад аудиторської групи, об’єкт внутрішнього аудиту, підстава для проведення внутрішнього аудиту, його тема (визначена в піврічному плані проведення внутрішнього аудиту), цілі (визначають очікувані результати від проведення аудиторського дослідження), період, за який проводиться аудиторське дослідження, терміни його проведення, початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші), аудиторські прийоми і методи. У програмі внутрішнього аудиту відображаються питання діяльності, які досліджуються, напрям внутрішнього аудиту, послідовність і терміни проведення аудиторського дослідження, планові витрати робочого часу.
3.7. Програма внутрішнього аудиту складається керівником аудиторської групи у письмовому вигляді, підписується керівником підрозділу внутрішнього аудиту та затверджується Головою правління Пенсійного фонду України (начальником головного управління) до початку її виконання. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.
3.8. Програма проведення іншого контрольного заходу визначає коло питань, які підлягають контролю, період, за який перевіряються визначені питання, терміни проведення. Програма складається керівником робочої групи і затверджується Головою правління (начальником головного управління) або його заступниками згідно з розподілом обов’язків.
- Проведення контрольних заходів
4.1. Керівник аудиторської/робочої групи на початку проведення контрольного заходу пред’являє відповідальному за діяльність наказ про проведення контрольного заходу, ознайомлює його з програмою проведення та представляє членів аудиторської/робочої групи.
4.2. Працівникам, які проводять контрольні заходи, надається місце для роботи, можливість користуватися зв’язком, комп’ютерною та розмножувальною технікою, іншими засобами для забезпечення виконання службових обов’язків.
4.3. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів із застосуванням одного або декількох методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами. Збір аудиторських доказів проводиться за місцем розташування об’єкту аудиту.
4.3.1. Під аудиторським доказом розуміється задокументована достовірна і компетентна інформація, яка використовується членами аудиторської групи для обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту.
Достовірність документації та інформації, наданої працівникам підрозділу внутрішнього аудиту для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами об’єкта аудиту, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.
4.3.2. Джерелами аудиторських доказів є:
– дані первинних документів, облікові регістри;
– фінансова, бюджетна, статистична, податкова та інші види звітності;
– інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);
– розрахунки, кошториси, калькуляції, договори, накази, розпорядження;
– матеріали контрольних заходів;
– дані, отримані за результатами експертних перевірок, контрольних замірів, проведених за участю працівників підрозділу внутрішнього аудиту;
– інші документи та матеріали, необхідні для проведення внутрішнього аудиту.
4.4. Визначення методів, методичних прийомів та процедур, які застосовуються для збору аудиторських доказів, здійснюється членами аудиторської групи.
Метод аудиту – це сукупність прийомів, використовуваних для дослідження стану об’єктів внутрішнього аудиту. Поділяються на методичні прийоми проведення аудиторського дослідження і методичні прийоми організації аудиторського дослідження.
4.4.1. До складу методичних прийомів аудиторського дослідження відносяться:
фактична перевірка – перевірка кількісного і якісного стану об’єктів аудита, яка проводиться шляхом обстеження, огляду, обмірювання, перерахунку та інших способів перевірки фактичного стану активів;
підтвердження – одержання письмової відповіді від відповідальних за процес для підтвердження точності інформації;
документальна перевірка – перевірка документів і записів, яка може бути формальною, арифметичною та перевіркою по суті;
спостереження дає можливість одержати загальну характеристику об’єкта аудита на підставі візуального огляду;
обстеження – особисте ознайомлення із предметом дослідження;
опитування (або тестування) – одержання письмової або усної інформації від відповідальних за процес;
аналітичний огляд – вивчення тенденцій та даних, що характеризують розвиток об’єкту аудиту, а також дослідження незвичних і неочікуваних змін у процесі реалізації його функцій;
аналітичні тести – порівняння як в абсолютних одиницях, так і у відносних (індекси, коефіцієнти, відсотки);
спеціальна перевірка здійснюється із залученням фахівців вузької спеціалізації та використовується для виявлення різного роду відхилень від норм та з метою доведення фактів порушень і відхилень;
формальна перевірка – візуальна перевірка правильності записів усіх реквізитів, виявлення безпідставних виправлень, підчисток, дописувань у тексті й цифрах, перевірка наявності підписів посадових і матеріально-відповідальних осіб;
арифметична перевірка документів – перевірка правильності розрахунків у документах, облікових регістрах і звітних формах;
перевірка документів по суті – встановлення законності і доцільності операцій, правильність їх відображення на рахунках.
4.4.2. Основними методами організації аудиторського дослідження є: суцільна (документальна і фактична), вибіркова, комбінована перевірка.
При суцільній перевірці перевіряються всі без винятку масиви інформації щодо даних, систем та процесів, які відбулись за період, що досліджується. На підставі суцільної перевірки формується висновок про достовірність, доцільність та законність відображення в бухгалтерському обліку і звітності операцій, здійснених за весь період, який досліджується. Такі перевірки є найточнішими, а ризик не виявлення порушень та помилок – мінімальний.
Вибіркова перевірка передбачає застосування аудиторських процедур до частини масиву інформації, які дають змогу отримати аудиторські докази і, оцінивши окремі характеристики вибраних даних, поширити дієвість цих доказів на всю сукупність даних. Ризик не виявлення збільшується, оскільки за межами вибірки можуть залишатися факти порушень та помилок. Вибірка повинна бути репрезентативною, тобто відображати всі основні властивості генеральної сукупності, та формуватися з урахуванням мети аудиту. Якщо при вибірковому дослідженні встановлені порушення або помилки, то відповідна сукупність інформації повинна бути перевірена суцільним методом.
Комбінована перевірка – це поєднання суцільної та вибіркової перевірок.
4.5. При встановленні фактів відсутності на окремих ділянках роботи належного обліку, що унеможливлює якісне проведення внутрішнього аудиту, керівник аудиторської групи інформує керівництво Пенсійного фонду України (головного управління). Відповідальному за діяльність надається доручення щодо приведення обліку у відповідність до чинного законодавства з визначенням строків виконання. У таких випадках аудиторське дослідження на цій ділянці призупиняється і продовжується лише після поновлення обліку. Члени аудиторської групи не повинні поновлювати облік.
4.6. При виявленні в ході контрольних заходів порушень законодавства з ознаками шахрайства, марнотратства, зловживання службовим становищем, нецільового використання коштів Пенсійного фонду України та інших порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків, керівник аудиторської/робочої групи терміново інформує Голову правління Пенсійного фонду України (начальника головного управління) та управління внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України. За рішенням Голови правління (начальника головного управління) відповідні матеріали контрольних заходів передаються в установленому порядку до правоохоронних органів.4.7 Члени аудиторської/робочої групи в обов’язковому порядку повинні з’ясувати причини й обставини виникнення порушень, визначити їх суму та витребувати письмові пояснення посадових осіб об’єкта контролю, з вини яких допущено зазначені порушення.
- Документування результатів контрольних заходів
5.1. Результати внутрішнього аудиту оформляються відповідно до Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247 (із змінами).
5.2. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів – робочих та офіційних.
5.2.1. Робочі документи – це записи у текстовій та табличній формі, за допомогою яких член аудиторської групи фіксує проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, інформацію, яка підтверджує висновки, здійснені під час його проведення.
Робочі документи включають:
– інформацію про організаційну структуру об’єкта аудиту;
– копії розпорядчих документів, які регулюють діяльність об’єкту аудиту;
– аналіз економічних показників та тенденцій у діяльності об’єкта аудиту за досліджуваний період;
– витяги з первинних бухгалтерських документів, фінансових і статистичних звітів або їх копії, які підтверджують аудиторські докази;
– інформацію про результати вивчення та оцінку стану роботи органу Пенсійного фонду України або державного підприємства за окремими напрямами діяльності (аудиторські висновки), складену і підписану кожним членом аудиторської групи та керівником відповідного структурного підрозділу за відповідним напрямом діяльності;
– рекомендації, надані членами аудиторської групи за результатами дослідження за напрямами діяльності.
5.2.2. Офіційним документом є аудиторський звіт – документ, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок та рекомендації щодо удосконалення діяльності об’єкта аудиту залежно від характеру виявлених проблем.
Аудиторський звіт складається на підставі інформацій про результати дослідження за окремими напрямами діяльності об’єкта аудиту, складених членами аудиторської групи .
Аудиторський звіт повинен бути конкретним, чітким і лаконічним.
5.2.3. Аудиторський звіт складається із вступної, аналітичної та підсумкової частин.
У вступній частині зазначаються такі дані:
– напрям внутрішнього аудиту, плановий чи позаплановий внутрішній аудит;
– цілі та питання внутрішнього аудиту, межі його проведення (назва об’єкту, період, за який проводилось дослідження), перелік методичних прийомів, які використані в ході аудиторського дослідження;
– підстава для проведення внутрішнього аудиту (із зазначенням номеру та дати наказу про проведення аудиту);
– посади, прізвища, імені і по батькові членів аудиторської групи та дати їх участі у проведенні внутрішнього аудиту (або посада, прізвище, ім’я і по батькові керівника аудиторської групи з посиланням на додаток – список членів аудиторської групи);
– дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;
– період, за який проводиться внутрішній аудит;
– резюме (стислий виклад основних висновків та рекомендацій, відповідь на основні питання аудиту).
В аналітичній частині зазначаються результати внутрішнього аудиту в розрізі кожного програмного питання із зазначенням використаних працівником підрозділу внутрішнього аудиту методів, прийомів та процедур.
Підсумкова частина включає аудиторський висновок та рекомендації.
Аудиторський висновок містить обґрунтовані підсумки за результатами внутрішнього аудиту відповідно до його теми та цілей. Перед його складанням остаточно оцінюється аргументованість тверджень і доказів.
За результатами фінансового аудиту та аудиту відповідності аудиторський висновок може бути безумовно позитивним, умовно-позитивним, негативним.
За результатами аудиту ефективності висновки повинні давати відповідь на поставлені проблемні питання.
Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту містять чітко сформульовані завдання, конкретний порядок їх застосування, повинні визначати очікувані результати від їх впровадження та спрямовуватись на попередження виникнення недоліків і порушень, містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності об’єкта аудиту щодо яких проводився внутрішній аудит. Рекомендації являються невід’ємною частиною аудиторського звіту.
5.2.4. Аудиторський звіт передається керівником аудиторської групи для ознайомлення і обговорення відповідальному за діяльність. У разі, якщо за результатами обговорення відповідальний за діяльність не погоджується з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями, протягом 2 робочих днів керівнику аудиторської групи надаються обґрунтовані коментарі за підписом відповідального за діяльність. Керівник аудиторської групи протягом 3 робочих днів розглядає такі коментарі та готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості.
5.2.5. Аудиторський звіт складається в одному примірнику і підписується керівником аудиторської групи. Відповідальним за діяльність ставиться підпис, що засвідчує його ознайомлення із аудиторським звітом. У разі відмови відповідального за діяльність від підпису керівником аудиторської групи робиться відповідний запис. Датою підписання звіту, як правило, є останній день проведення внутрішнього аудиту. Відповідальному за діяльність надається копія підписаного та узгодженого аудиторського звіту.
Аудиторський звіт та інформації про результати дослідження за напрямами діяльності оформляються на бланку ініціатора проведення внутрішнього аудиту. Аудиторський звіт в обов’язковому порядку реєструється в журналі обліку аудиторських звітів.
Якщо в аудиторському звіті міститься істотна помилка або недолік, керівник підрозділу внутрішнього аудиту повинен довести виправлену інформацію до відома всіх осіб, які його одержали.
5.2.6. Підписаний та узгоджений аудиторський звіт, робочі документи, зібрані та складені в процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій, формуються в окрему справу, здійснюється опис усіх документів та нумерація сторінок. Документи в справі систематизуються (зверху вниз) в такому порядку:
– доповідна записка Голові правління Пенсійного фонду України (начальнику головного управління) про результати моніторингу впровадження об’єктом аудиту наданих рекомендацій та виконання заходів щодо усунення порушень та недоліків;
– інформація від відповідальних за діяльність про реалізацію аудиторських рекомендацій;
– постанова правління (наказ) ініціатора внутрішнього аудиту про його результати;
– наказ об’єкта аудиту про результати внутрішнього аудиту та розроблені заходи по впровадженню аудиторських рекомендацій;
– наказ на проведення внутрішнього аудиту, програма аудиторського дослідження;
– аудиторський звіт;
– робоча документація з додатками;
– інформація (документи) стосовно попереднього вивчення питань, пов’язаних з діяльністю об’єкта аудиту;
– інші матеріали контрольного заходу (необхідні витяги або копії документів, список працівників підрозділу внутрішнього аудиту, які виконували аудиторські процедури, список скорочень і т.п.).
5.3. За результатами інших контрольних заходів складається довідка.5.3.1. Довідка про результати контрольних заходів складається із таких частин:- вступної, у якій зазначаються назва об’єкту контролю, підстава для проведення контрольного заходу, його тема, перелік членів робочої групи, дата початку й закінчення контрольного заходу, період, за який перевіряється об’єкт контролю;- аналітичної, у якій зазначаються зміст, характер і результати контрольного заходу відповідно до питань, визначених програмою, та яка може бути поділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи етапами контрольного заходу. У довідці повинно бути зазначено, які саме документи перевірено, за який період і яким методом (вибірковим, суцільним, комбінованим). У разі виявлення порушень чи недоліків у довідці зазначаються нормативно-правові документи, вимоги яких порушено, з’ясовуються причини виникнення порушень і недоліків, посадові особи, внаслідок дій (бездіяльності) яких вони стали можливими. При наявності однорідних або масових порушень і недоліків їх потрібно відображати у додатковій документації (таблиці, зведені реєстри, розрахунки, пояснення тощо), а в довідці – викладати підсумкові дані і короткий зміст недоліків і порушень;
– підсумкової, в якій відображаються висновки за результатами проведених контрольних заходів і пропозиції щодо вжиття заходів реагування для усунення виявлених недоліків і порушень та притягнення винних осіб до відповідальності.
5.3.2. Довідка складається у двох примірниках на бланку ініціатора контрольного заходу.Довідка, складена за результатами перевірки, підписується особами, які її проводили, відповідальним за діяльність, а також керівником відповідного структурного підрозділу, питання діяльності якого перевірялись.Довідка за результатами оцінки, вивчення, дослідження підписується особами, які проводили зазначені контрольні заходи, та вручається під підпис керівнику об’єкту контролю.5.3.3. Один примірник довідки надається відповідальному за діяльність. У разі, якщо посадові особи об’єктів контролю не погоджуються з результатами контрольних заходів, викладених в довідці, в день передачі документу робиться відповідна відмітка і протягом одного робочого дня надається письмове пояснення або заперечення керівнику робочої групи. Керівник робочої групи протягом двох робочих днів розглядає надані матеріали та готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості.5.3.4. Керівник робочої групи забезпечує належне оформлення та формування матеріалів контрольних заходів (оригінал довідки про результати контрольного заходу, копія наказу на його проведення, програма проведення контрольного заходу, а також за наявності – розпорядчі документи, прийняті за його результатами) та передає їх керівнику підрозділу внутрішнього аудиту.У разі неналежного оформлення матеріалів контрольного заходу керівник підрозділу внутрішнього аудиту інформує Голову правління Пенсійного фонду України (начальника головного управління).5.4. Зберігання оформлених належним чином матеріалів внутрішнього аудиту та інших контрольних заходів та облік їх результатів здійснюється управлінням внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України (підрозділом внутрішнього аудиту головного управління).
- Реалізація матеріалів контрольних заходів та
моніторинг виконання наданих рекомендацій
6.1. У термін, визначений наказом про проведення контрольного заходу, керівник аудиторської/робочої групи доповідає Голові правління (начальнику головного управління) про результати проведеного внутрішнього аудиту/контрольного заходу та надає для розгляду аудиторський звіт/довідку.
6.2. За результатами розгляду аудиторського звіту визначаються завдання об’єктам аудиту щодо впровадження рекомендацій та протягом 10 робочих днів розробляється проект відповідної постанови правління (наказу).
В залежності від результатів контрольного заходу за рішенням Голови правління Пенсійного фонду України (начальника головного управління) протягом 3 робочих днів керівником робочої групи розробляється проект розпорядчого акту щодо усунення виявлених недоліків.
6.3. Для забезпечення виконання аудиторських рекомендацій/реалізації матеріалів контрольних заходів об’єктом контролю протягом 5 робочих днів після підписання відповідних розпорядчих документів видається власний наказ та розробляються заходи щодо усунення порушень і недоліків. В 10-денний термін копії зазначених документів надаються Пенсійному фонду України (головному управлінню).
Відповідальні за діяльність є відповідальними за повноту та своєчасність врахування рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту/реалізації матеріалів контрольних заходів або беруть на себе ризик невиконання таких рекомендацій.
6.4. Інформація про реалізацію аудиторських рекомендацій/стан реалізації матеріалів контрольних заходів або розпорядчих актів надається об’єктом контролю Пенсійному фонду України (головному управлінню) у встановлені терміни у формі листа, в якому повинні конкретизуватись вжиті об’єктами контролю заходи за результатами контрольних заходів та їх результати.
6.5. Підрозділом внутрішнього аудиту протягом 5 робочих днів здійснюється моніторинг результатів впровадження аудиторських рекомендацій. Моніторинг проводиться у формі вивчення наданої інформації. За результатами вивчення складається доповідна записка Голові правління Пенсійного фонду України (начальнику головного управління), яка містить висновок про повноту врахування об’єктом аудиту наданих рекомендацій та виконання заходів щодо усунення порушень та недоліків. За результатами розгляду наданих матеріалів приймається рішення про зняття з контролю відповідної постанови правління (наказу) або встановлюються додаткові терміни їх виконання. В разі необхідності приймається рішення про проведення виїзної перевірки об’єкту аудиту щодо ефективності впровадження аудиторських рекомендацій та достовірності наданої інформації.
6.6. На підставі аналізу інформацій об’єктів контролю про стан реалізації матеріалів контрольних заходів підрозділом внутрішнього аудиту щокварталу складається доповідна записка Голові правління Пенсійного фонду України (начальнику головного управління), яка повинна містити висновок про повноту вжитих заходів.
Начальник управління
внутрішнього аудиту А. Шуляк