ПОЛОЖЕННЯ про управління адміністративного забезпечення Головного управління Пенсійного фонду України в Івано-Франківській області
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головного управління
Пенсійного фонду України
в Івано-Франківській області
27 жовтня 2022 року № 644
(у редакції наказу
Головного управління
Пенсійного фонду України
в Івано-Франківській області
від _____________ № ____)
ПОЛОЖЕННЯ
про управління адміністративного забезпечення
Головного управління Пенсійного фонду України
в Івано-Франківській області
І. Загальні положення
1. Управління адміністративного забезпечення (далі – Управління) є самостійним структурним підрозділом Головного управління Пенсійного фонду України в Івано-Франківській області (далі – Головне управління), що підпорядковується безпосередньо начальнику Головного управління Пенсійного фонду України в Івано-Франківській області (далі – начальник Головного управління), діяльність якого спрямовується та координується заступником начальника Головного управління згідно з розподілом обов’язків між заступниками начальника Головного управління.
2. Управління складається з:
загального відділу;
відділу господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення;
сектору обробки звернень громадян.
3. У своїй діяльності Управління керується Конституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, Положенням про головні управління Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 22.12.2014 № 28-2, іншими нормативно-правовими актами, постановами правління та наказами Пенсійного фонду України (далі – Фонд), наказами Головного управління та цим Положенням.
4. Управління має печатку із своїм найменуванням.
ІІ. Завдання, функції, права та обов’язки Управління
1. Основними завданнями Управління є:
1) організація загального діловодства та архівної справи в Головному управлінні відповідно до вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Інструкції з діловодства в Головному управлінні (далі — Інструкція з діловодства), методичне керівництво і контроль за додержанням вимог Інструкції з діловодства структурними підрозділами Головного управління;
2) контроль за станом виконавської дисципліни;
3) організація господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення Головного управління;
4) організація та ведення діловодства за зверненнями громадян відповідно до Закону України ‘‘Про звернення громадян’’.
2. Управління відповідно до покладених на нього завдань:
1) забезпечує встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення, тиражування документів, що видаються Головним управлінням із застосуванням сучасних автоматизованих систем;
2) здійснює прийом, попередній розгляд, розподіл вхідної кореспонденції, що надійшла до Головного управління, та внутрішніх службових документів;
3) здійснює реєстрацію, облік та контроль за станом виконання структурними підрозділами у визначені строки доручень, реалізація яких передбачена відповідними законами України, актами та дорученнями Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, актів Пенсійного фонду України та рішень керівництва Головного управління, а також документів, що надійшли до Головного управління від інших органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, структурних підрозділів Головного управління , внутрішніх службових документів, готує їх до розгляду начальнику Головного управління або його заступникам, після розгляду керівництвом передає документи виконавцям;
4) здійснює реєстрацію та контроль за станом виконання наказів з питань основної діяльності Головного управління;
5) забезпечує своєчасну реєстрацію, обробку і відправлення вихідної кореспонденції;
6) здійснює реєстрацію наказів Головного управління з адміністративно-господарських питань;
7) готує звітну інформацію щодо документообігу в Головному управлінні;
8) розробляє та подає пропозиції з питань удосконалення системи контролю в Головному управлінні;
9) організовує створення документаційного фонду та забезпечує функціонування архіву Головного управління;
10) розробляє зведену номенклатуру справ, та здійснює методичне керівництво роботою по складанню (перегляду) проєктів номенклатури справ структурних підрозділів Головного управління;
11) бере участь в експертизі цінності службових документів;
12) здійснює організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання архіву Головного управління;
13) здійснює підготовку документів до передачі на державне архівне зберігання до Державного архіву України в області;
14) готує проєкти наказів з питань основної діяльності щодо компетенції Управління;
15) забезпечує дотримання вимог до підготовки документів та організації роботи з ними структурними підрозділами Головного управління згідно Інструкції з діловодства та національних стандартів;
16) здійснює реєстрацію, облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом ‘‘Для службового користування’’, а також контроль за дотриманням вимог, що регулює порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в структурних підрозділах Головного управління;
17) здійснює облік та контроль за зберіганням та використанням печаток та штампів в структурних підрозділах Головного управління;
18) забезпечує реєстрацію запитів на публічну інформацію, що надійшли до Головного управління та здійснює контроль за термінами надання відповіді на запити відповідно до Закону України ‘‘Про доступ до публічної інформації’’;
19) забезпечує підготовку інформаційних матеріалів про стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах Головного управління;
20) забезпечує інформаційну взаємодію з органами виконавчої влади та іншими державними установами;
21) ініціює та проводить в Головному управлінні підвищення кваліфікації працівників структурних підрозділів Головного управління з питань діловодства;
22) забезпечує утримання в належному санітарному стані приміщення, у яких розміщуються структурні підрозділи Головного управління, та відповідної території, вживає заходи для створення належних, безпечних та здорових умов праці. Контролює роботу персоналу, що обслуговує Головне управління (прибиральниць, водіїв, інших), бере участь в оцінюванні рівня та якості послуг, які надаються цим персоналом;
23) організовує та забезпечує проведення поточних та капітальних ремонтів приміщень Головного управління, меблів, обладнання та технічних засобів;
24) забезпечує належне розміщення структурних підрозділів Головного управління, вносить пропозиції щодо перерозподілу та закріплення приміщень і площ, забезпечення засобами зв’язку, поліпшення транспортного обслуговування, здійснює підготовку приміщень Головного управління до опалювального сезону і контролює стан готовності приміщень Головного управління, які розміщені в районах та містах області до роботи в осінньо-зимовий період;
25) готує акти для списання майна, не придатного для подальшого використання, а також матеріальних цінностей і матеріалів для утримання будинку і обслуговування підрозділів Головного управління;
26) забезпечує в автоматизованій системі матеріально-технічного забезпечення MTSa ведення звітності баз даних: CDA, CDB, CDE, POZH, MTS01, MTS02, MTS05, MTS06, MTS06_1, INV01, RNT, ASL, OW01, OW02, OW03, OW04 та звітує в Пенсійний фонд України;
27) бере участь в організації закупівель для забезпечення господарського обслуговування, забезпечує в межах своєї компетенції укладання та виконання відповідних договорів;
28) вживає заходи щодо експлуатації та проведення своєчасного профілактичного огляду та ремонту систем водопостачання, центрального опалення, електричних мереж, системи електрозв’язку;
29) забезпечує раціональне використання асигнувань, що виділяються на адміністративно-господарські потреби, придбання меблів, обладнання, канцелярського приладдя, технічних засобів, господарських товарів;
30) здійснює контроль за ефективним використанням та збереженням об’єктів державної власності, веде їх облік, бере участь у проведенні інвентаризації майна та об’єктів державної власності у встановленому порядку, виконує інші функції, передбачені законодавством з управління об’єктами державної власності;
31) забезпечує підготовку документів для вирішення питань щодо оренди державного майна;
32) готує дані для телефонного довідника та забезпечує систематичне інформування керівництва та начальників структурних підрозділів Головного управління про зміни в телефонному довіднику;
33) забезпечує підготовку приміщення та необхідних матеріалів для проведення засідань колегій, нарад, семінарів та інших заходів;
34) готує інформацію щодо прогнозних розрахунків потреби у коштах для господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення на наступний рік;
35) забезпечує підготовку технічних завдань для проведення публічних закупівель і укладення договорів з надання послуг охорони, обслуговування приміщень та прибудинкової території, послуг телефонного зв’язку, електро-, тепло- та водопостачання, вивіз сміття, обслуговування кондиціонерів, пожежної та охоронної сигналізації, поточного та капітального ремонтів, транспортного обслуговування, обслуговування і ремонту оргтехніки, іншого обладнання, постачання матеріалів тощо для господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення структурних підрозділів Головного управління;
36) забезпечує контроль виконання господарських договорів в частині дотримання обсягів та строків постачання товарів, виконання робіт та надання послуг;
37) здійснює зняття показників з приладів обліку за надані послуги електро-, тепло- та водопостачання в адміністративній будівлі Головного управління, за адресою: вул. Січових Стрільців, 15, м. Івано-Франківськ;
38) здійснює зведення, аналіз та узагальнення наданих відповідальними особами показів приладів обліку у адміністративній будівлі Головного управління, власних та орендованих приміщеннях, де розміщені сервісні центри;
39) здійснює аналіз проєктно-кошторисної документації на проведення капітальних та поточних ремонтів приміщень Головного управління та забезпечує контроль за ходом проведення ремонтних робіт;
40) організовує та здійснює контроль за якістю послуг охорони приміщень Головного управління;
41) забезпечує реалізацію та контроль заходів щодо виконання Указу Президента України від 18 грудня 2007 року № 1228 ‘‘Про додаткові невідкладні заходи щодо створення сприятливих умов для життєдіяльності осіб з обмеженими фізичними можливостями’’ в частині створення умов для безперешкодного доступу осіб з обмеженими фізичними можливостями до будинків i приміщень Головного управління;
42) забезпечує підготовку проєктів нормативних та розпорядчих актів та документів щодо приймання-передачі майна комунальної та державної власності, забезпечує їх супровід під час розгляду, забезпечує затвердження актів приймання-передачі цього майна;
43) забезпечує супровід процедури надання в оренду державного майна, відчуження об’єктів державної власності;
44) забезпечує ведення Єдиного реєстру об’єктів державної власності, звітує в Пенсійний фонд України;
45) здійснює в установленому порядку реєстрацію, облік та контроль за своєчасним розглядом звернень громадян, що надійшли до Головного управління, здійснює їх попередній розгляд, надсилає за належністю звернення громадян, в яких порушені питання, що не належать до компетенції Головного управління, повернення у встановленому порядку звернень, оформлених без дотримання вимог, встановлених Законом України ‘‘Про звернення громадян’’;
46) забезпечує облік, реєстрацію та контроль за своєчасністю розгляду звернень громадян, що надійшли з Державної установи ‘‘Урядовий контактний центр’’ та через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України;
47) забезпечує підготовку графіків особистого прийому громадян керівництвом та начальниками структурних підрозділів Головного управління та виїзного прийому громадян керівництвом Головного управління;
48) організовує проведення особистого прийому громадян начальником Головного управління, його заступниками та керівниками структурних підрозділів Головного управління;
49) забезпечує складання звітності ПЗ-15, ПЗ-16(1), ПЗ-16(2), ПЗ-16(3), ПЗ-17, з питань своєчасного розгляду звернень громадян в Головному управлінні та подання звітності в Пенсійний фонд України;
50) забезпечує формування звітності з питань своєчасного розгляду звернень громадян в Головному управлінні для подання в облдержадміністрацію;
51) роз’яснює громадянам, які виявили бажання звернутись (або звернулись) на особистий прийом до Головного управління, про порядок розгляду питань, надає допомогу в оформленні звернень;
52) готує необхідні матеріали про стан роботи із зверненнями громадян в Головному управлінні для розгляду на засіданні колегії та нарад;
53) забезпечує щокварталу підготовку аналітичної записки про стан роботи із зверненнями громадян в Головному управлінні;
54) контролює строки розгляду звернень громадян структурними підрозділами Головного управління;
55) інформує начальника Головного управління, його заступників про своєчасність розгляду звернень громадян, про факти порушення виконавської дисципліни, подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;
56) надає методичну допомогу структурним підрозділам Головного управлінням з питань, які належать до компетенції Управління;
57) бере участь у перевірках головного управління з питань, що належать до компетенції Управління, надає практичну допомогу, готує пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і порушень;
58) в межах своїх повноважень розглядає та бере участь у розгляді звернень, заяв та скарг громадян, підприємств, установ та організацій, посадових осіб, запитів та звернень народних депутатів України, запитів на інформацію, надає роз’яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції Управління;
59) в межах своєї компетенції опрацьовує проєкти нормативно-правових актів, здійснює їх експертизу, готує обґрунтування та розрахунки до них;
60) забезпечує в межах своїх повноважень додержання вимог законодавства про інформацію, захист інформації з обмеженим доступом відповідно до режиму її обробки;
61) разом з іншими структурними підрозділами Головного управління забезпечує виконання вимог законодавства про запобігання корупції;
3. Функції, передбачені підпунктами:
1 – 21, 56 –61 пункту 2 розділу ІІ цього Положення виконує загальний відділ Управління;
22 – 44, 56 – 61 пункту 2 розділу ІІ цього Положення виконує відділ господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення Управління;
45– 61 пункту 2 розділу ІІ цього Положення виконує сектор обробки звернень громадян Управління.
4. Управління має право:
1) одержувати від структурних підрозділів Головного управління відомості, довідки, статистичні дані, розрахунки та інші матеріали, необхідні для вирішення питань, віднесених до компетенції Управління;
2) одержувати в установленому порядку від посадових осіб Головного управління документи, необхідні для виконання покладених на Управління функцій;
3) брати участь у нарадах, інших заходах з питань, що належать до компетенції Управління;
4) вносити керівництву Головного управління пропозиції з питань удосконалення роботи, підвищення ефективності державної служби;
5) здійснювати внутрішній контроль за виконанням завдань, які відносяться до компетенції Управління;
6) вести службове листування та взаємодіяти зі структурними підрозділами Головного управління з питань, що належать до його компетенції;
7) повертати структурним підрозділам Головного управління на доопрацювання документи та матеріали, якщо їх було підготовлено неякісно, із відповідними зауваженнями;
8) готувати запити до державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності з метою отримання від них відповідної інформації та матеріалів, необхідних для виконання покладених на Управління завдань.
5. Управління зобов’язане:
1) сумлінно ставитися до виконання своїх обов’язків, суворо дотримуватися у своїй роботі вимог чинного законодавства, законних інтересів та прав громадян;
2) інформувати начальника Головного управління та його заступників:
у разі покладання на Управління виконання роботи, що не належить до функцій Управління чи виходить за її межі;
у випадках, коли відповідні структурні підрозділи Головного управління або службові особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення питань, віднесених до компетенції Управління;
у разі, коли Управлінню стала відома інформація про порушення чинного законодавства працівниками Головного управління або про загрозу законним інтересам Головного управління.
ІІІ. Керівництво Управлінням
1. Управління очолює начальник управління, який призначається на посаду та звільняється з посади начальником Головного управління в порядку, передбаченому законодавством про державну службу.
2. Начальник управління безпосередньо здійснює керівництво Управлінням, спрямовує його діяльність, організовує планування роботи та забезпечує виконання функцій покладених на Управління відповідно до законодавства, Правил внутрішнього службового та трудового розпорядку, визначає порядок роботи Управління, несе персональну відповідальність та звітує перед начальником Головного управління про виконання покладених на Управління завдань, підписує (візує) документи, що подаються начальнику Головного управління, його заступникам.
3. Начальник управління має право в межах своїх повноважень давати доручення працівникам Управління, які є обов’язковими для виконання, та підписувати документи, які направляються до структурних підрозділів Головного управління.
4. Начальник управління вносить керівництву Головного управління пропозиції щодо заохочення працівників Управління, надання їм матеріальної допомоги, накладення на них стягнень за порушення службової та виконавської дисципліни.
5. Начальник управління здійснює контроль за ефективним використанням та збереженням об’єктів державної власності, організацією проведення інвентаризації майна та об’єктів державної власності, виконує інші функції, передбачені законодавством з управління об’єктами державної власності.
6. Роботу структурних підрозділів Управління безпосередньо організовують керівники структурних підрозділів Управління, які призначаються на посади та звільняються з посад начальником Головного управління в порядку, передбаченому законодавством про державну службу.
7. Керівник структурного підрозділу Управління:
безпосередньо здійснює керівництво підрозділом, спрямовує його діяльність, організовує та забезпечує виконання покладених функцій відповідно до законодавства, Правил внутрішнього службового та трудового розпорядку;
визначає порядок роботи підрозділу, несе персональну відповідальність та звітує перед начальником управління про виконання покладених на підрозділ завдань;
готує та бере участь у підготовці проектів актів організаційно-розпорядчого характеру Головного управління, з питань, що належать до компетенції Управління;
візує проекти документів, створених підрозділом, перед їх поданням на підпис (візування) начальнику Управління;
вносить начальнику управління пропозиції щодо заохочення працівників підрозділу, надання їм матеріальної допомоги та притягнення до дисциплінарної відповідальності.
8. У разі відсутності начальника управління його обов’язки виконує заступник начальника управління – начальник відділу господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення, а уразі його відсутності – начальник загального відділу.
9. У разі відсутності одного із керівників підрозділів Управління їхні обов’язки виконує відповідний заступник (за наявності) чи інший працівник Управління за рішенням начальника Головного управління.
ІV. Заключні положення
1. Робота Управління організовується відповідно до Правил внутрішнього службового розпорядку та Правил внутрішнього трудового розпорядку Головного управління.
2. В Управлінні працюють державні службовці, які призначаються на посади та звільняються з посад начальником Головного управління в порядку, передбаченому законодавством про державну службу, та працівники, які виконують функції з обслуговування, що призначаються на посаду та звільняються з неї начальником Головного управління у встановленому законодавством порядку. Посадові обов’язки працівників Управління визначаються їхніми посадовими інструкціями, які затверджуються начальником Головного управління.
3. Управління для виконання покладених на нього завдань забезпечується відповідними приміщеннями, засобами зв’язку, комп’ютерною технікою, іншим обладнанням та матеріалами.
4. Для виконання покладених на нього завдань Управління має право використання службового автотранспорту Головного управління в порядку, визначеному начальником Головного управління.
5. Для забезпечення виконання завдань, покладених на Управління, в кошторисі витрат на утримання Головного управління передбачаються відповідні видатки.
Начальник управління адміністративного забезпечення Петро СТОВБАН