ПОЛОЖЕННЯ про управління з ретроконверсії
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головного управління
Пенсійного фонду України
в Івано-Франківській області
27 жовтня 2022 року № 644
(у редакції наказу
Головного управління
Пенсійного фонду України
в Івано-Франківській області
від _____________ № ____)
ПОЛОЖЕННЯ
про управління з ретроконверсії
I. Загальні положення
1. Управління з ретроконверсії (далі – Управління) є самостійним структурним підрозділом Головного управління Пенсійного фонду України в Івано-Франківській області (далі – Головне управління), що підпорядковується начальнику Головного управління Пенсійного фонду України в Івано-Франківській області (далі – начальник Головного управління), діяльність якого спрямовується та координується заступником начальника Головного управління згідно з розподілом обов’язків між заступниками начальника Головного управління.
2. Управління складається з:
відділу з ретроконверсії № 1;
відділу з ретроконверсії № 2.
3. У своїй діяльності Управління керується Конституцією України та законами України, указами Президента України і постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, міжнародними договорами України, Положенням про головні управління Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України 22.12.2014 № 28-2, іншими нормативно-правовими актами, постановами правління та наказами Пенсійного фонду України (далі – Фонду) та цим Положенням.
II. Завдання, функції, права та обов’язки Управління
1. Основним завданням Управління є переведення пенсійних справ в електронний формат за умов неухильного виконання вимог чинного законодавства з питань пенсійного забезпечення.
2. Управління відповідно до покладених на нього завдань здійснює:
1) проведення ретроконверсії (оцифрування) паперових пенсійних справ одержувачів пенсій;
2) сканування пенсійної справи, формування томів пенсійної справи, створення нової пенсійної справи в програмному середовищі «Ретроконверсія» та направлення відсканованих документів на сервер для кадрування (обрізання);
3) проводить кадрування (обрізку) відсканованих документів, відправку відкадрованих документів на сервер для документування;
4) присвоєння назви документу згідно переліку та заповнення форми атрибутів, перевірка задокументованих розворотів на послідовність відповідно паперовій пенсійній справі, відправка задокументованих розворотів в Центральний електронний архів, підписання оцифрованої справи електронним цифровим підписом;
5) підготовлення ретрованої (оцифрованої) паперової пенсійної справи до передачі у відділи з перерахунків пенсій для проведення валідації (четвертої операції оцифрування “Звірка”);
6) забезпечує належне ведення діловодства;
7) складає номенклатуру і подає її заступнику начальника Головного управління на затвердження, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в поточний архів управління;
8) разом з іншими структурними підрозділами Головного управління Фонду забезпечує виконання вимог законодавства про запобігання корупції;
9) забезпечує в межах своєї компетенції дотримання законодавства про інформацію та доступ до публічної інформації та персональних даних;
10) з питань, віднесених до його компетенції, взаємодіє з іншими структурними підрозділами Головного управління, структурними відділами Управління;
11) складає в установленому порядку звітність з питань роботи Управління;
12) здійснює інші функції, визначені законами України, з питань, віднесених до компетенції Управління.
4. Управління має право:
1) одержувати від структурних підрозділів Головного управління відомості, довідки, статистичні дані, розрахунки та інші матеріали, необхідні для вирішення питань, віднесених до компетенції Управління;
2) одержувати у встановленому порядку від службових осіб Головного управління та підвідомчих йому органів документи, необхідні для виконання покладених на Управління функцій;
3) брати участь у нарадах, інших заходах з питань, що належать до компетенції Управління;
4) вносити начальнику Головного управління пропозиції з питань удосконалення роботи, підвищення ефективності державної служби;
5) здійснювати внутрішній контроль за виконанням завдань, які відносяться до компетенції Управління.
5. Управління зобов’язане:
1) сумлінно ставитися до виконання своїх обов’язків, суворо дотримуватися у своїй роботі вимог чинного законодавства, законних інтересів та прав громадян;
2) уникати та не допускати виникнення конфлікту інтересів відповідно до закону;
3) інформувати начальника Головного управління та/ або його заступників у разі:
покладення на Управління завдань, що не належить до його функцій чи виходять за його межі;
ненадання відповідними структурними підрозділами або службовими особами документів, інших матеріалів, необхідних для вирішення питань, віднесених до компетенції Управління;
коли Управлінню стала відома інформація про порушення чинного законодавства працівниками Головного управління або про загрозу законним інтересам Головного управління.
III. Керівництво Управлінням
1. Управління очолює начальник управління, який призначається на посаду та звільняється з посади начальником Головного управління в порядку, передбаченому законодавством про державну службу.
2. Начальник Управління:
безпосередньо здійснює керівництво Управлінням, спрямовує його діяльність, організовує та забезпечує виконання функцій, покладених на управління відповідно до законодавства, Правил внутрішнього службового та трудового розпорядку Головного управління, визначає порядок роботи управління, розподіляє роботу між відділами, працівниками, несе персональну відповідальність, звітує перед начальником Головного управління про виконання покладених на Управління завдань, підписує (візує) документи, що подаються начальнику Головного управління, його заступникам.
має право в межах своїх повноважень давати доручення працівникам Управління, які є обов’язковими для виконання.
вносить керівництву Головного управління пропозиції щодо заохочення працівників Управління, надання їм матеріальної допомоги та притягнення працівників Управління до дисциплінарної відповідальності.
3. Роботу структурних підрозділів Управління безпосередньо організовують керівники структурних підрозділів Управління, які призначаються на посади та звільняються з посад начальником Головного управління в порядку, передбаченому законодавством про державну службу.
4. Керівник структурного підрозділу Управління:
безпосередньо здійснює керівництво підрозділом, спрямовує його діяльність, організовує та забезпечує виконання покладених функцій відповідно до законодавства, Правил внутрішнього службового та трудового розпорядку;
визначає порядок роботи підрозділу, несе персональну відповідальність та звітує перед начальником управління про виконання покладених на підрозділ завдань;
готує та бере участь у підготовці проектів актів організаційно-розпорядчого характеру Головного управління, з питань, що належать до компетенції Управління;
візує проекти документів, створених відділом, перед їх поданням на підпис (візування) начальнику Управління;
вносить начальнику управління пропозиції щодо заохочення працівників підрозділу, надання їм матеріальної допомоги та притягнення до дисциплінарної відповідальності.
5. У разі відсутності начальника управління його обов’язки виконує заступник начальника управління – начальник відділу з ретроконверсії № 1, у разі його відсутності – начальник відділу з ретроконверсії № 2, у разі також його відсутності – заступник начальника відділу з ретроконверсії № 1;
у разі відсутності заступника начальника управління – начальника відділу з ретроконверсії № 1 його обов’язки виконує заступник начальника відділу з ретроконверсії № 1, у разі також його відсутності – їхні обов’язки виконує начальник відділу з ретроконверсії № 2;
у разі відсутності начальник відділу з ретроконверсії № 2 його обов’язки виконує заступник начальника управління – начальник відділу з ретроконверсії № 1;
у разі відсутності керівників відділів – їхні обов’язки виконує працівник Управління за рішенням начальника Головного управління.
ІV. Заключні положення
1. Робота Управління організовується відповідно до Правил внутрішнього службового розпорядку та Правил внутрішнього трудового розпорядку Головного управління.
2. В Управлінні працюють державні службовці, які призначаються на посади та звільняються з посад начальником Головного управління в порядку, передбаченому законодавством про державну службу, та працівники, які виконують функції з обслуговування, що призначаються на посаду та звільняються з неї начальником Головного управління у встановленому законодавством порядку. Посадові обов’язки працівників Управління визначаються їхніми посадовими інструкціями, які затверджуються начальником Головного управління.
3. Управління для виконання покладених на нього завдань забезпечується відповідними приміщеннями, засобами зв’язку, комп’ютерною технікою, іншим обладнанням та матеріалами.
4. Для виконання покладених на нього завдань Управління має право використання службового автотранспорту Головного управління в порядку, визначеному начальником Головного управління.
5. Для забезпечення виконання завдань, покладених на Управління, в кошторисі витрат на утримання Головного управління передбачаються відповідні видатки.
Начальник управління з ретроконверсії Галина ОСАДЧУК