Оцифровуєте трудову книжку? Розбираємося зі статусами документів

Під час подання сканованих копій трудової книжки через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в особистому кабінеті відображається статус опрацювання документів:

1. «Подано» – документи успішно завантажені та зареєстровані в системі. Вони очікують початку опрацювання.
2. «В роботі» – документи вже прийняті до опрацювання. Фахівці Пенсійного фонду перевіряють подані матеріали та вносять відповідні відомості до Реєстру застрахованих осіб. Такий статус може зберігатися певний час і сам по собі не свідчить про проблему з документами.
3. «Виконано» – документи опрацьовано, а відповідні відомості внесено до Реєстру застрахованих осіб.
4. «Скасовано виконання» – подані документи не можуть бути опрацьовані. Можливі причини:

• нечіткі або неповні скан-копії;
• відсутність необхідних сторінок;
• помилки під час завантаження документів;
• невідповідність документів установленим вимогам.

Статус «В роботі» може залишатися тривалий час. Це один із найпоширеніших статусів, який викликає запитання у користувачів. Він означає, що Пенсійний фонд отримав документи та вони перебувають на етапі опрацювання. Залежно від обсягу звернень, складності перевірки та необхідності додаткового опрацювання окремих записів цей процес може тривати різний час. Під час опрацювання документів застосовуються загальна та пріоритетна черги. До пріоритетної черги належать, зокрема, документи осіб, які:

• звернулися за призначенням пенсії;
• подали заяву на перерахунок пенсії.

У таких випадках програмний комплекс Пенсійного фонду автоматично визначає пріоритетність опрацювання документів, необхідних для призначення або перерахунку пенсії.

Якщо документи тривалий час мають статус «В роботі», це не означає, що їх втрачено або вони не будуть опрацьовані. Повторно завантажувати ті самі документи без потреби не потрібно. Але варто переконатися, що під час подання були завантажені:

• усі необхідні сторінки трудової книжки;
• якісні кольорові скан-копії;
• чітко видно записи, підписи, печатки, серію та номер документа.

Оцифрування трудової книжки – це не лише завантаження скан-копій. Подані документи мають бути перевірені, а відомості – внесені до Реєстру застрахованих осіб. Тому зміна статусу може потребувати певного часу.