Про кваліфікований електронний підпис

Електронний цифровий підпис відіграє одну з найважливіших ролей в системі електронного документообігу, оскільки він використовується фізичними та юридичними особами для ідентифікації фізичної або юридичної особи та підтвердження цілісності даних в електронній сфері.

         Сьогодні порядок та організація електронного документообігу, а також правовий статус та використання електронного цифрового підпису визначаються Законом України «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон).

         Одним із важливих нововведень закону про електронні довірчі послуги є те, що він запроваджує поняття «кваліфікований електронний підпис», яке замінило поняття «електронного цифрового підпису».

         Відповідно до зазначеного Закону кваліфікований електронний підпис (далі – підпис) – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису ( далі – КЕП) і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

         КЕП призначений для використання фізичними та юридичними особами–суб’єктами електронного документообігу:

• для підтвердження особи;
• для підтвердження цілісності даних в електронній формі.

         Підпис, як спосіб ідентифікації підписувача електронного документу, дозволяє однозначно визначати походження інформації (джерело інформації), що міститься у документі. Завдяки цьому КЕП є також надійним засобом розмежування відповідальності за інформаційну діяльність у суспільстві, зокрема, відповідальності за дезінформування.

         Для того, щоб мати можливість підписувати електронні документи, подавати електронну звітність або електронні декларації особа має отримати КЕП. Видача останнього, згідно Закону є довірчою послугою, а тому здійснюється в Акредитованих центрах сертифікації ключі (далі – АЦСК), які внесені до довірчого списку.

         Кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг:

• Акціонерне товариство комерційний банк «ПРИВАТБАНК»;
• Генеральний штаб Збройних Сил України;
• Генеральна прокуратура України;
• Державна казначейська служба України;
• Державне підприємство «Енергоринок»;
• Державне підприємство «Національні інформаційні системи»;
• Державне підприємство «Український інститут інтелектуальної власності»;
• Державне підприємство «Українські спеціальні системи»;
• Інформаційно-довідковий департамент ДФС;
• Міністерство внутрішніх справ України;
• Національний банк України;
• Публічне акціонерне товариство «Державний ощадний банк України»;
• Публічне акціонерне товариство «Національний депозитарій України»;
• Публічне акціонерне товариство «УкрСиббанк»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «Алтерсайн»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «Арт-мастер»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «Інтер-Метл»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «КЛЮЧОВІ СИСТЕМИ»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «Центр сертифікації ключів «Україна»;
• Філія «Головний інформаційно-обчислювальний центр» публічного акціонерного товариства «Українська залізниця»

КЕП особа повинна отримувати особисто. Однак, якщо КЕП є чинним (наприклад, якщо до закінчення строку його дії залишилось декілька днів), то особа може повторно (дистанційно) сформувати кваліфіковані сертифікати відкритого ключа за електронним запитом без необхідності персональної присутності у відповідному АЦСК чи іншому органі.

         Відповідно до Закону, ідентифікація фізичної особи, яка звернулася за отриманням послуги формування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, здійснюється за умови її особистої присутності за паспортом громадянина України або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи, відповідно до законодавства про Єдиний державний демографічний реєстр та про документи, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи спеціальний статус особи.

         Однак, допускається ідентифікація фізичної особи кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг за ідентифікаційними даними, що містяться у раніше сформованому ним кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, за умови чинності цього сертифіката.

         Дистанційно сформувати нові сертифікати зможуть лише ті користувачі, які мають:

• чинні сертифікати (наприклад, до закінчення строку чинності сертифікатів залишилось декілька днів);
• незмінні реєстраційні дані (ПІБ, адреса реєстрації місця проживання, код ЄДРПОУ організації тощо);
• особистий ключ доступний лише користувачу та не є скомпрометованим.

Документи, які необхідні для отримання КЕП

         Кваліфіковані сертифікати відкритих ключів КЕП можна отримати, подавши необхідний пакет документів до АЦСК. Дізнатися деталі можна на сайті обраного вами АЦСК.

         Якщо, наприклад, ви, як фізична особа, вирішили отримати КЕП в АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДФС, то вам необхідно подати наступні документи:

• заповнену і підписану Реєстраційну картку (для фізичної особи / фізичної особи-підприємця) встановленого зразка зі згодою на обробку персональних даних передплатника, в двох примірниках;
• копію паспорта підписувача;
• копію картки платника податків, завірену підписом власника.

Вартість отримання електронного підпису

         За отримання кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів КЕП кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг можуть встановлювати плату. Безкоштовно кваліфіковані сертифікати відкритих ключів можна отримати, наприклад, в АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДФС.

         Розмір плати за видачу кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів можна дізнатися, зайшовши на офіційний сайт відповідного  кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг.

         Термін дії кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів КЕП становить до двох років з моменту їх формування. Цей строк встановлює відповідний АЦСК.

Перевірка електронного документу, підписаного КЕП

         Перевірити достовірність КЕП та підтвердити цілісність електронного документу, на який накладено такий підпис, можна на офіційному сайті Центрального засвідчувального органу. Для цього потрібно завантажити файл підписаного електронного документа та сертифікат електронного підпису, який був сформований при накладенні такого електронного підпису на електронний документ.

         КЕП можна використовувати в різних сферах електронного обміну інформацією, де необхідно ідентифікувати підписувача, підтвердити цілісність даних і зафіксувати час підписання документа. КЕП використовується, наприклад, при подачі електронних декларацій, підписанні договорів, поданні електронної звітності, отриманні державних електронних послуг тощо.

Зберігання КЕП

         Кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг можуть видавати КЕП на:

• звичайному флеш-носії або оптичному носії CD/DVD (можна принести свою флешку або купити в місці отримання електронного підпису);
• захищеному носії особистих ключів (це може бути, наприклад: захищений носій особистого ключа «Алмаз-1К» виробництва ПрАТ «Інститут інформаційних технологій» або захищений носій особистого ключа «Кристал-1» виробництва ПрАТ «Інститут інформаційних технологій»).

         Також КЕП може зберігатися на сім-карті особи, у випадку отримання послуги Mobile ID.

Передача свого КЕП іншій особі, яка ним підписуватиме документи чи з його допомогою подаватиме звітність

         Важливо відзначити, що особистий ключ КЕП не можна передавати іншій особі, інакше вони будуть вважатися скомпрометованими, тобто недійсними.

         Відповідно до Закону користувачі електронних довірчих послуг зобов’язані:

• забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа;
• невідкладно повідомляти надавача електронних довірчих послуг про підозру або факт компрометації особистого ключа.

Якщо ви передаєте право підписувати документи іншій особі, то така особа може це зробити лише за допомогою свого власного КЕП.

Перевірити термін дії та працездатність Вашого КЕП

         Для отримання інформації про термін дії КЕП треба завантажити посилений сертифікат особистого КЕП з веб-сайтуАЦСК, в якому Ви отримали КЕП. Після цього натиснути на сертифікат подвійним кліком лівої кнопки миші та у вікні, яке відкрилось, переглянути термін дії сертифікату КЕП. Необхідно, щоб на дату подання електронних документів до Реєстру сертифікат КЕП був діючий. У разі, якщо термін дії сертифіката сплинув, Ви не зможете користуватись КЕП, в тому числі подавати електронні документи до Реєстру. Тоді Вам необхідно звернутись до АЦСК та отримати новий КЕП.

         Для зміни КЕП в Єдиному державному реєстрі декларацій вам необхідно:

Після отримання нового КЕП Вам необхідно зайти на сторінку входу до Реєстру https://portal.nazk.gov.ua  і скористатись посиланням: «Я загубив/змінив свій приватний ключ». У полі «Поточна електронна адреса» вказати електронну поштову скриньку, з якою Ви зареєстровані в Реєстрі, та натиснути кнопку «Вислати код для відновлення». На вказану поштову скриньку надійде лист «Зміна КЕП | ЄДИНИЙ ДЕРЖАВНИЙ РЕЄСТР ДЕКЛАРАЦІЙ». Для зміни КЕП необхідно перейти за посиланням у листі, після цього у полі АЦСК обрати відповідний АЦСК, в якому Ви отримали новий КЕП, обрати файл нового КЕП, вказати пароль від нового КЕП та натиснути кнопку «Змінити КЕП». Після успішного виконання вказаних дій з’явиться повідомлення про розгляд Вашої заявки. Заявки на зміну КЕП розглядаються протягом 1 доби у робочий час. Ви можете здійснити спробу входу до Реєстру з новим КЕП через вказаний час та не очікувати листа з подальшими інструкціями.

         Для перевірки працездатності КЕП Ви можете скористатись online-сервісом накладання КЕП на електронні документи за посиланням: https://ca.informjust.ua/sign. Результатом успішної перевірки буде повідомлення: «ПІДПИС НАКЛАДЕНО УСПІШНО, ЦІЛІСНІСТЬ ДАНИХ ПІДТВЕРДЖЕНО».

         Якщо при накладенні КЕП виникає помилка, слід звернутись доАЦСК, який Вам видав КЕП.

         Виконавши запропоновані дії, Ви завчасно підготуєтесь до чергового етапу декларування в Україні, чим полегшите собі роботу з Реєстром.

         Зберігайте Ваш ключ КЕП, пароль від нього, а також адресу електронної поштової скриньки, з якою Ви зареєстровані у Реєстрі, та пароль від неї у захищеному місці.

         Також нагадуємо, що на офіційному веб-сайті Національного агентства з питань запобігання корупції https://nazk.gov.ua у розділі «Декларування» Ви можете ознайомитись із Рекомендаціями при роботі з Реєстром, відповідями на поширені питання при роботі з Реєстром та іншими матеріалами з питань електронного декларування.

         У разі виникнення проблем технічного характеру Ви можете звернутись до служби технічної підтримки за тел.: +38(044)200-06-94 або адресою електронної пошти support@nazk.gov.ua, при цьому:

• направляйте електронний лист з Вашої персональної електронної поштової скриньки, яка зазначена при реєстрації;
• у темі листа зазначайте суть Вашого питання;
• у листі необхідно зазначити Ваші П.І.Б., реєстраційний номер облікової картки платника податків (ІПН) та викласти суть питання, за необхідності до листа додати скріншоти (зображення екрана) з Вашою помилкою.