Електронна трудова книжка: ключові зміни в кадровому діловодстві

З метою інформування про спрощення обліку трудової діяльності працівника, шляхи зменшення паперового документообігу та запобігання втраті чи пошкодженню документів головний спеціаліст відділу формування електронних трудових книжок Головного управління Олена Колонтаєва провела зустріч із працівником кадрової служби фізичної особи – підприємця.

Фахівчиня Фонду в області під час зустрічі поінформувала, що електронна трудова книжка (ЕТК) ‒ це цифровий аналог паперового документа, що зберігається в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування.

“Кадрова служба вносить відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду або звільнення найманих працівників виключно в електронному форматі через вебпортал електронних послуг Пенсійного Фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП)”, ‒ поінформувала представник фахівчиня. Такий порядок забезпечує своєчасне оновлення інформації у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, спрощує кадровий документообіг та сприяє підвищенню ефективності обліку трудових відносин.

Крім того, контролювати стан опрацювання поданих сканованих копій трудової книжки працівників можна через кабінет страхувальника на вищезазначеному вебресурсі. В свою чергу, працівник має можливість відстежувати статус поданого звернення в особистому кабінеті застрахованої особи, що забезпечує прозорість процесу.

“Із завершенням перехідного періоду єдиним способом ведення обліку трудової діяльності є саме ЕТК”, ‒ наголосила Олена Колонтаєва.