10 Липня 2026
Електронна трудова книжка ‒ що змінилося для кадровика?
Із завершенням перехідного періоду до обліку трудових відносин в електронній формі кількість запитань від страхувальників та застрахованих осіб щодо оцифрування трудових книжок не зменшилась. Тому з метою розвіювання суспільних міфів фахівці Головного управління продовжують просвітницьку кампанію “Пенсійний фонд України оцифровує трудові книжки й після 10 червня 2026 року”.
Головний спеціаліст відділу формування електронних трудових книжок Головного управління Олена Колонтаєва провела зустріч із працівником кадрової служби фізичної особи-підприємця.
Фахівчиня Фонду в області нагадала, що електронна трудова книжка (далі ‒ ЕТК) ‒ це цифровий аналог паперового документа, дані з якого “зберігаються” у Реєстрі застрахованих осіб. Для цього кадрова служба підприємства / установи вносить записи про прийняття, переведення або звільнення працівника виключно в електронному форматі через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Під час сканування трудових книжок та інших документів, що посвідчують набутий страховий стаж, необхідно враховувати такі моменти:
1. Відсутність оцифрованої копії трудової книжки після 10 червня 2026 року не призведе до втрати стажу.
2. Робота щодо оцифрування скан-копій трудових книжок триває й після після 10.06.2026.
3. Для всіх працівників та страхувальників й надалі існує безперешкодна можливість подання в будь-який час сканованих копій паперових документів як через особистий кабінет застрахованої особи або кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, так і безпосередньо до сервісних центрів територіальних органів Пенсійного фонду України ‒ для їх оцифрування.
4. Слід контролювати стан опрацювання поданих звернень “скан-копія трудової книжки” в особистому кабінеті застрахованої особи чи кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
5. Відповідальності страхувальників та застрахованих осіб (працівників) за неподання або несвоєчасне подання скан-копій трудових книжок для оцифрування до завершення перехідного періоду не визначено.
“Водночас, це зовсім не означає, що, якщо ви не надали відскановані документи (про страховий стаж до 01.01.2004) для подальшого оцифрування Пенсійним фондом України в межах перехідного періоду, цього не варто робити в подальшому. Навпаки ‒ із завершенням перехідного періоду єдиним способом ведення обліку трудової діяльності є саме ЕТК”, ‒ зауважила Олена Колонтаєва.
Корисні посилання
