Електронна трудова книжка: переваги та можливості

27 листопада 2019 року на засіданні Уряду було прийнято постанову Кабінету Міністрів України №1084 “Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі”.

Цією постановою дано старт формуванню електронної трудової книжки (далі – ЕТК). Відтепер кожен охочий має змогу через портал електронних послуг Пенсійного фонду України (http://portal.pfu.gov.ua) подати скан-копії своєї трудової книжки для оцифрування. Ці дані в результаті будуть враховані при майбутньому призначенні пенсії. Відскановані трудові книжки можуть подати як застраховані особи, так і роботодавці за своїх працівників.

Опрацювання трудової книжки включає в себе два основних етапи:

І дані з трудової книжки візуально перевіряються на можливість оцифрування. Якщо результат позитивний, проводиться переведення даних трудової книжки у цифровий формат.

ІІ здійснюється перевірка записів трудової книжки: із даними системи персоніфікованого обліку та на дотримання вимог “Інструкцій про порядок ведення трудових книжок працівників”. Тобто саме на цьому етапі визначаються періоди, які будуть зараховані при призначенні пенсії.

Як результат – формується кінцевий варіант ЕТК, а також визначається необхідність надання додаткових документів і проведення перевірок.

На даний час у випадку коли трудова книжка успішно оцифрована, то в особистому кабінеті можливо переглянути скани цієї трудової книжки. Найближчим часом також буде реалізовано можливість перегляду періодів роботи і підсумку наявного стажу.

Куди звернутись?

Для того щоб скористатись цією послугою необхідно увійти на вебпортал за посиланням (http://portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованного електронного підпису (КЕП).  Для юридичних осіб – це може бути КЕП керівника або електронна печатка.

Після чого необхідно зайти до пункту меню “Надання скан-копій трудової книжки” та уважно прочитати вимоги до файлів, які будуть завантажуватись. До оформлення скан-копій трудової книжки є особливі вимоги, основними з яких є:

– скани трудової книжки повинні містити всі заповнені сторінки, навіть про нагороди працівника;

– скан-копії повинні бути кольоровими.

Після заповнення анкети та прикріплення скан-копій трудової книжки  звернення передається для обробки спеціалістам територіальних органів Пенсійного фонду України в залежності від останнього місця роботи.

Якщо трудова книжка не відповідає загальним вимогам, то звернення відхиляється і в особистому кабінеті на веб порталі можливо переглянути причину відхилення.

Навіщо потрібно подавати трудову книжку для оцифрування?

Законом України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” визначено, що страховий стаж для призначення пенсій обчислюється за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку – на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом (підстава – трудова книжка або інші документи, які підтверджують періоди роботи, навчання, військової служби, догляду за дитиною та інші).

Пенсійний фонд зберігає інформацію про стаж та заробітну плату всіх громадян України, які офіційно працюють чи працювали. Вона знаходиться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр). Ці записи сформовані за даними звітних відомостей, наданих роботодавцями, з липня 2000 року. Відповідно інформація про періоди трудової діяльності до впровадження електронної звітності відсутня. Саме тому, оцифрування паперових трудових книжок є дуже важливим та необхідним.

Основні переваги ЕТК:

важливий крок на шляху до автоматичного призначення пенсій за віком за даними Реєстру при досягненні громадянами пенсійного віку та набутті права на пенсію;

сучасний замінник паперової трудової книжки;

можливо заздалегідь отримати для себе інформацію про наявний страховий стаж, про необхідність підтвердження додатковими документами певних періодів трудової діяльності;

у разі втрати паперової трудової книжки, не потрібно буде витрачати час на відновлення даних, адже вони будуть збережені в електронному форматі.

Із середини травня цього року Головне управління Пенсійного фонду в Херсонській області розпочало масштабну інформаційно – роз’яснювальну кампанію. На даний час опрацьовано майже 5 тис. трудових книжок, що в свою чергу дало змогу з липня поточного року автоматично (без звернення особи) призначати пенсії.

Злагоджена вдосконалена спільна робота підрозділів Головного управління, які відповідають за вказаний напрямок роботи, має позитивний результат — опрацювання звернень щодо оцифрування трудової книжки здійснюється в середньому протягом 2-3 днів.

ЕТК — зручний сервіс для кожного!