ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА НА ВЕБПОРТАЛІ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ

Пенсійним фондом України проводиться робота щодо запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.

На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) працює дистанційний онлайнсервіс — “Електронна трудова книжка” та створено функцію “Надання скан-копій трудової книжки”.

 ВІДСКАНОВАНА ТРУДОВА КНИЖКА МОЖЕ БУТИ ПОДАНА:

-застрахованою особою через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду;

-роботодавцем через кабінет страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду, з обов’язковою згодою особи на обробку персональних даних.

 ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ ДО СКАН-КОПІЙ:

1. Скан-копія повинна бути кольорова;
2. Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
3. Скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні —300 dpi);
4. Формат зображення має бути .jpg або .pdf;
5. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

ТАКОЖ ДОВОДИМО ДО ВІДОМА, ЩО ПАПЕРОВА ТРУДОВА КНИЖКА ПОВИННА БУТИ ОФОРМЛЕНА ВІДПОВІДНО ВИМОГАМ ІНСТРУКЦІЇ ПРО ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК ПРАЦІВНИКІВ ВІД 29.07.1993 №58.

ФОРМУВАННЯ ТА ПОДАЧА СКАН-КОПІЙ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

ЧЕРЕЗ ВЕБПОРТАЛ

Користувачу, що зареєструвався на Порталі ПФУ за допомогою електронного цифрового підпису, надається можливість сформувати звернення на  подачу скан-копій трудової книжки, підписати його ЕЦП та надіслати його до підсистеми ІКІС ПФУ «Звернення».

Для цього призначено пункт особистого кабінету користувача з блоку «Комунікації з ПФУ» – «Надання скан-копій трудової книжки».

При вході користувачу надається інформаційне повідомлення щодо підготовки скан-копій трудової книжки до початку формування звернення (Мал.1). Для продовження роботи при значено кнопку «Продовжити». Для повернення до основної сторінки особистого кабінету користувача Веб-портал – кнопку «Повернутися».

Мал.1. Інформаційне повідомлення при вході в режим формування звернення на надання до ПФУ скан-копій трудової книжки

Для заповнення та подачі до ПФУ скан-копій трудової книжки користувачу надається екранна форма звернення (Мал.2 та Мал.3) з полями:

• ЄДРПОУ страхувальника – автоматичне заповнення за даними страхувальника без права редагування; відображається лише з особистого кабінету страхувальника при введенні даних на робітників страхувальника; є обов’язковим для заповнення;
• назва страхувальника – автоматичне заповнення за даними страхувальника без права редагування; відображається лише з особистого кабінету страхувальника при введенні даних на робітників страхувальника; є обов’язковим для заповнення;
• РНОКПП особи:
  • автоматичне заповнення РНОКПП застрахованої особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
  • ручне введення РНОКПП робітника (10 цифр) при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
• прізвище:
  • автоматичне заповнення прізвище особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
  • ручне введення прізвища робітника (10 цифр) при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
• ім’я:
  • автоматичне заповнення імені особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
  • ручне введення імені робітника при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
• по батькові:
  • автоматичне заповнення по батькові особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; не є обов’язковим для заповнення;
  • ручне введення по батькові робітника при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
• скан-копії документів – для прикріплення скан-копії призначено кнопку «Додати файл», по якій необхідно обрати тип файлу за допомогою випадаючого списку та прикріпити скан-копію документу.

Для прикріплення надаються такі типи документів:

• трудова книжка або документи про стаж – є обов’язковими для прикріплення;
• дозвіл на обробку персональних даних – надається для прикріплення лише при подачі звернення страхувальником та є обов’язковим для такого випадку.

• я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних – встановлення мітки чек-боксу лише при подачі звернення застрахованою особою; за замовчанням не заповнено; обов’язково повинно бути встановлено для збереження звернення.

Кнопка «Відправити до ПФУ» – призначена для підпису та відправки звернення до ПФУ. Надається лише після заповнення всіх необхідних даних звернення. При цьому виконується контроль наявності даних КЕП особи (зчитаних при аутентифікації на Веб-портал) – якщо дані є, вони беруться для підпису; якщо дані втрачено (в процесі роботи Веб-порталу користувач перечитував сторінки), користувачу надається інтерфейс введення даних КЕП.

Мал.2. Екранна форма заяви на надання до ПФУ скан-копій трудової книжки (особистий кабінет застрахованої особи)

Мал.3. Екранна форма заяви на надання до ПФУ скан-копій трудової книжки (особистий кабінет страхувальника)

Після коректного відправлення до ПФУ користувачу надається повідомлення «Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ. Результат обробки звернення можна переглянути в пункті особистого кабінету ‘Мої звернення’».