До уваги роботодавців: запроваджено облік трудової діяльності працівника в електронній формі

05 лютого 2021 року Верховна Рада прийняла закон № 3623 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який передбачає поступовий перехід від паперових трудових до електронних протягом п’яти років.

Законом запроваджується облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Електронна трудова книжка дає можливість призначати людині пенсію автоматично (без звернення) та збирання документів за всю її трудову діяльність. Після набуття права на соціальну виплату/пенсію (досягнення пенсійного віку) Пенсійним фондом України буде автоматично призначено пенсію за віком. При цьому, за людиною буде зберігатися право вибору для покращення запропонованого розрахункового розміру, а саме:

• або людина надає відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 року (до запровадження персоніфікованого обліку),
• або відтермінує свій вихід на пенсію для одержання підвищення до пенсії на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку, або використовує право на призначення пенсії.

Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 №1 084 «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.

Подання відомостей передбачено у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.

Нормативними документами, якими встановлено вимоги щодо ведення трудових книжок, підтвердження трудового стажу у разі відсутності трудової книжки та подання документів для призначення пенсії є:

• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального населення України 29.07.1993 №58;
• Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. №637;
• Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України 25.11.2005 № 22-1 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України 07.07.2014 № 13-1).

Подати скан-копії може як роботодавець, так і безпосередньо застрахована особа, через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або звернувшись до територіального органу Фонду за призначенням або перерахунком пенсії.

Для подання звернення необхідно засобами вебпорталу в особистому кабінеті страхувальника або застрахованої особи відповідно, в розділі «Комунікації з ПФУ» сформувати звернення «Відомості про трудову діяльність».

Звертаємо увагу на деякі деталі, які необхідно врахувати перед тим як відправити зазначене звернення:

1) Обов’язково ознайомитися із інструкцією, яка розміщена вебпорталі ПФУ.

2) Перевірити трудову книжку на відповідність вимогам нормативних документів:

– наявність записів про зміну ПІБ,

– підпису власника,

– дати заповнення трудової книжки,

– підпису відповідальної особи страхувальника,

– печатки підприємства, яке розпочало ведення трудової книжки,

– заповнення реквізитів документу, на підставі якого внесено записи,

– правильність оформлення виправлень, тощо.

У разі виявлення невідповідностей страхувальником – повідомити про це власника трудової книжки, для застрахованих осіб – звернутися до страхувальника для усунення недоліку.

3) При формуванні звернення застрахованою особою: перевірити персональні дані які автоматично заповнюються при створенні звернення згідно даних, які містяться у Реєстрі застрахованих осіб, у разі необхідності (не актуальні паспортні дані, прізвище, помилки по ПІБ, тощо) вжити заходів для їх усунення, т.я. ці дані не надаються для редагування.

4) При формуванні звернення для страхувальників: внести персональні дані працівника відповідно до первинних документів, надання дозволу на обробку персональних даних працівником є обов’язковим.

Звертаємо Вашу увагу, що поле «по-батькові» не є обов’язковим, але заповнювати його необхідно у разі використання цих даних у звітності.

5) Підготувати скан-копії необхідних документів відповідно до технічних вимог:

– кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок первинного документу (трудова книжка), інші документи (військовий квиток, диплом, довідки) додаються окремими файлами із зазначенням відповідного типу документа;

– скановані копії повинні бути читабельні, під час розгляду скан-копій приділяється увага реквізитам документа (назві документа, серійному номеру, даті видачі, печаткам, підписам, ПІБ власника) та записам;

– рекомендована роздільна здатність при скануванні – 200-300 dpi;

– формат зображення – .jpg або .pdf;

– розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Зауважимо, що скан-копії необхідно робити тільки з оригіналів документів. Подання сканованих документів є обов’язковим також у разі, якщо подаються оцифровані копії документів.

За результатами опрацювання звернення інформація відобразиться у пункті меню «Мої звернення», при розгортанні Ви матимете змогу ознайомитися із повідомленнями та можливими зауваженнями.

Якісні скан-копії документів забезпечать можливість оперативної обробки та накопичення достовірних відомостей, які будуть використовуватися під час визначення права та призначенні пенсії. Тому, варто враховувати вимоги нормативних документів щодо оформлення трудових книжок та їх скан-копій, що в подальшому забезпечить успішне і якісне опрацювання звернення та надасть змогу уникнути помилок.

Слід зазначити, що оригінал паперової трудової передається на зберігання працівнику як офіційний документ. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

Ще раз, наголошуємо – наповнення Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування даними, які містяться в паперових трудових книжках, заплановано провести у перехідний період протягом 5 років.

В зв’язку з цим пропонуємо роботодавцям спочатку ретельно перевірити трудові книжки на відповідність нормативним та законодавчим документам, які регламентують ведення трудових книжок та облік трудової діяльності в електронному вигляді. І перш за все, подати звернення стосовно тих працівників, які найближчим часом досягнуть пенсійного віку і матимуть право на призначення пенсії.