Подання скан-копій трудових книжок працівників відділами кадрів засобами вебпорталу Пенсійного фонду України

У кабінеті страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) реалізовано режим ведення спеціалістів відділу кадрів. Даний функціонал надається для користувачів, які увійшли за печаткою юридичної особи або за кваліфікованим електронним підписом, яким підписали останній поданий об’єднаний звіт. Реалізовано автентифікацію спеціалістів відділу кадрів, для яких надається перегляд звернень «Відомості про трудові відносини», які подавав страхувальник, та подання звернення цього типу.

Спочатку потрібно створити «довідник» спеціалістів, які будуть працювати із трудовими книжками: подавати звернення, контролювати опрацювання, аналізувати зауваження тощо. Для цього необхідно у пункті меню «Відділ кадрів» додати запис про відповідальну особу, зазначивши її реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) та прізвище, ім’я, по батькові (далі – ПІБ). Статус запису визначається як «Діючий» автоматично та не надається на редагування.

У подальшому працівник відділу кадрів заходить до кабінету страхувальника на вебпорталі за своїм кваліфікованим електронним підписом.

Доступний для такого користувача функціонал дозволяє:

– у вкладці «Відомості про трудові відносини» виконувати пошук звернень для перегляду, за РНОКПП, ПІБ застрахованої особи, даті подачі звернень «з – по» або статусу звернення (виконано, в роботі, скасовано виконання та ін.);

– у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника» створювати електронні цифрові записи згідно записів у трудових книжках працівників та/або надсилати до Пенсійного фонду України скановані копії з оригіналів первинних документів, які підтверджують набуття стажу.

Оцифрування відомостей про трудову діяльність здійснюється відповідкльною особою Фонду на підставі сканованих копій документів, шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб інформацією, наявною в сканованих копіях документів.

Повідомлення про виявлені випадки відсутності в трудовій книжці необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи, або інших розбіжностей (зокрема за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 р. за даними реєстру застрахованих осіб) надсилається роботодавцю через електронний кабінет на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Тому страхувальнику обов’язково необхідно повідомити застраховану особу про зауваження щодо її документів про стаж для вжиття дій по їх виправленню або отриманню уточнюючих довідок, які буде враховано під час призначення пенсії.

    Корисна інформація для роботодавців:

Про можливості Особистого кабінету страхувальника вебпорталу Пенсійного фонду України можна дізнатися у статті https://www.pfu.gov.ua/lg/351827-osobystyj-kabinet-strahuvalnyka-vebportalu-pensijnogofondu-ukrayiny/.

Ознайомитися з інструкцією стосовно подання даних про трудову діяльність працівників можна за посиланням https://www.pfu.gov.ua/lg/352112-instruktsiya-yak-podaty-dani-pro-trudovudiyalnist-pratsivnykiv/.

Щодо перегляду даних про листки непрацездатності в електронній формі на вебпорталі Пенсійного фонду України https://www.pfu.gov.ua/lg/352179-pereglyad-danyh-pro-lystky-nepratsezdatnosti-velektronnij-formi-na-vebportali-pensijnogo-fondu-ukrayiny/.