Граничний термін оцифрування документів про стаж все ближче
Нагадуємо страхувальникам, що Законом України від 05.02.2021 №1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі – Закон), який набув чинності в повному обсязі з 10.06.2021, встановлено, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.
Таким чином, згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026.
Як перевірити наявність оцифрованої трудової книжки працівника?
Якщо вона була подана цим роботодавцем у попередні періоди, то це можна переглянути у кабінеті страхувальника: меню “Відомості про трудові відносини”, де необхідно задати відповідні критерії пошуку (радимо дату початку встановити з 01.01.2020, оскільки ці роботи вперше було розпочато у 2020 році).
Також можна сформувати витяг з електронної трудової книжки по працівнику: меню “Комунікації з ПФУ” – “Запит на отримання електронних документів” – “Витяг з ЕТК”. Наявність інформації про періоди до впровадження персоніфікованого обліку (до 1999 року), а також записів, що відповідають записам у паперовій трудовій книжці, буде свідчити про оцифрування документу.
Застрахована особа може дати дозвіл роботодавцю на перегляд своєї електронної трудової книжки (ЕТК) у власному особистому кабінеті вебпорталу, якщо вона подавалася особисто або іншим страхувальником: “Електронна трудова книжка” – “Доступ до ЕТК”, де необхідно вказати код поточного роботодавця за ЄДРПОУ.
В черговий раз звертаємо увагу, що скан-копії усіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:
- повинні бути кольоровими та чіткими;
- відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я, по батькові власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg (скан-копія однієї сторінки) або .pdf (скан-копія декількох сторінок);
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
При поданні кількох файлів рекомендуємо при найменуванні використовувати ведучі нулі, наприклад, Трудова книжка ПІБ_01…02…03 тощо.
Якщо раніше сканована копія трудової книжки працівника вже подавалася, то у разі внесення нових записів при повторному поданні відомостей про трудову діяльність надсилаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.
Також страхувальнику в особистому кабінеті реалізовано можливість ведення уповноважених спеціалістів, наприклад, відділу кадрів – пункт меню “Користувачі кабінету страхувальника”. Режим призначено для введення даних фахівців роботодавця, яким надається право перегляду та подання відомостей про трудові відносини працівників страхувальника, а також відомостей про створені електронні листки непрацездатності, при авторизації на порталі як юридична особа.
Це дозволяє залучити до цієї роботи більше відповідальних осіб та вивільнити керівників, за допомогою кваліфікованих електронних підписів яких здійснюється авторизація і підписання у кабінеті юридичної особи з повним функціоналом.
