Відображення даних про страховий стаж та доходи громадян і електронна трудова книжка

Постановою Кабінету Міністрів України від 04.06.1998 №794 “Про затвердження Положення про організацію персоніфікованого обліку відомостей у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування” Пенсійним фондом України разом із Міністерством праці та соціальної політики, Міністерством фінансів та Державною податковою адміністрацією з 01.10.1998 було впроваджено персоніфікований облік відомостей у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування.

Тобто, до 01.10.1998 в Україні не існувало такої системи, а пенсійне забезпечення регулювалося на підставі документів виключно на паперових носіях (трудових книжках, відомостях підприємств, архівах тощо) та згідно чинного на той період законодавства. Таким чином, відомості про трудові відносини, які були розпочаті до 1998 року, відсутні у системі персоніфікованого обліку.

Законом України від 09.07.2003 №1058-IV “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” (далі – Закон 1058) визначено та запроваджено поняття страхового стажу, встановленого для періоду роботи чи іншої діяльності, пов’язаної з отриманням доходу, починаючи з 01.01.2004.

Статтею 24 Закону 1058 визначено, що страховий стаж – період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

СПОВ (Спеціалізований персональний облік відомостей) – це система персоніфікованого обліку в Україні, яка містить дані про страховий стаж та доходи громадян, що використовуються для розрахунку пенсій, допомоги по тимчасовій непрацездатності та інших соціальних виплат.

Законом України від 05.02.2021 №1217-ІХ “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” з 10.06.2021 запроваджено електронну трудову книжку.

Електронна трудова книжка формується Пенсійним фондом України на основі звітності, що подають роботодавці, а також шляхом оцифрування паперових документів.

Для користувачів вебпорталу Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) в особистому кабінеті надано можливість перегляду електронної трудової книжки. Дані наводяться на дату здійснення входу на вебпортал.

Перша вкладка електронної трудової книжки “Записи трудової книжки (за СПОВ)” містить інформацію про періоди трудових відносин згідно звітності страхувальників (роботодавців), як найманого працівника за основним місцем роботи. Виправлення відображених даних в ручному режимі не передбачено.

За періоди з 1998 року по 2009 рік список записів електронної трудової книжки відображає періоди трудової діяльності згідно звітності страхувальників, відповідно до нарахування заробітної плати (доходу) найманим працівникам за основним місцем роботи, а у разі припинення нарахування або неповного місяця трудових відносин, записи відображаються як початок та, відповідно, кінець роботи.

Наприклад, якщо в індивідуальних відомостях за березень 1999 року, не зазначено кількість календарних днів перебування у трудових відносинах та нарахування заробітної плати (доходу), то відображення інформації в електронній трудовій книжці (вкладка “Записи трудової книжки (за СПОВ)”) буде зазначено звільнення з роботи 28.02.1999 та прийняття на роботу 01.04.1999. Це пов’язано із принципами формування даних за період до 2010 року на підставі звітних відомостей страхувальника.

Якщо в електронній трудовій книжці бракує записів про роботу, їх можна додати самостійно, скориставшись відповідним сервісом вебпорталу Пенсійного фонду.

Для цього необхідно:

– зібрати та підготувати скановані копії відповідних документів. Наприклад, копії сторінок паперової трудової книжки (титульний аркуш та всі записи про прийняття, переведення, звільнення), накази про прийняття на роботу чи звільнення, довідки з архівів, установ чи підприємств, диплом, військовий квиток тощо;

– авторизуватися на вебпорталі за допомогою за кваліфікованого електронного підпису (КЕП);

– у розділі “Комунікації з ПФУ”, обрати пункт “Відомості про трудові відносини”;

– додати заздалегідь підготовлені скановані копії документів, поставити позначку щодо надання згоди на передачу та обробку персональних даних, підписати звернення КЕП та натиснути “Відправити до ПФУ”.

Внесення повної інформації про трудову діяльність в електронну трудову книжку — це запорука правильного розрахунку страхового стажу та майбутньої пенсії. Подбати про це варто завчасно, не відкладаючи до моменту виходу на пенсію.