Як подати відомості про трудові відносини в електронній формі для створення електронної трудової книжки засобами вебпорталу

В Україні триває процес переведення відомостей про трудову діяльність громадян до електронного формату. Це дає можливість зберігати інформацію про трудовий стаж у Реєстрі застрахованих осіб та спрощує призначення пенсійних виплат у майбутньому.

Разом з тим громадянам необхідно враховувати особливості процедури оцифрування документів.

Пенсійний фонд України не наділений правом та не має технічних можливостей здійснювати оцифрування трудових книжок, дипломів, свідоцтв про народження та інших документів, що підтверджують стаж, за зверненнями громадян, якщо скановані копії таких документів надсилаються лише як додатки до звернень, скарг, заяв, клопотань чи інших листів.

Для внесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб необхідно скористатися спеціальним сервісом на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua). Подання документів здійснюється відповідно до встановленого порядку через особистий кабінет, виконавши наступні кроки:

1. Авторизуватися на вебпорталі Пенсійного фонду України, за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

2. У відповідному меню зліва, у розділі “Комунікації з ПФУ”, обрати пункт “Відомості про трудові відносини”.

Після цього на екрані з’явиться повідомлення, в якому викладені вимоги до сканованих копій документів:

•  сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника, дата народження власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні ‒ 300 dpi);
•  формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;
• всі сканкопії мають бути кольоровими.

Підготуйте сканкопії документів, трудова книжка має містити копії всіх сторінок у хронологічному порядку.

Зауважуємо, що до звернення можна додати інші документи, які містять інформацію про зайнятість чи роботу, а саме:

• документи про освіту (диплом, свідоцтво, атестат, довідка);

• свідоцтво про народження дитини;

• військовий квиток;

• довідки від підприємств/організацій про періоди роботи, договори тощо.

3. У наступному блоці формування звернення користувачу надано можливість самостійно створити записи електронної трудової книжки за документами про трудові відносини, що ним додаються.

4. Наступним кроком необхідно завантажити заздалегідь підготовлені сканкопії, встановити позначку щодо згоди на обробку персональних даних, підписати звернення КЕП та відправити до ПФУ.

Інформацію щодо стану обробки звернення можна переглянути в розділі “Мої звернення”.

За результатом опрацювання звернення, паперова трудова книжка та/або інші документи про стаж, їх зміст будуть збережені у Реєстрі застрахованих осіб в електронному вигляді. Це убезпечить вас від ризику втрати документів і дасть можливість зручно та без зайвих проблем підтвердити наявність необхідного стажу для призначення пенсії чи інших соціальних виплат.

Звертаємо увагу, що звернення громадян до органів Пенсійного фонду України обробляються за екстериторіальним принципом у порядку централізованої черги.