Черговість та пріоритетність при поданні відомостей про трудову діяльність

Законом України від 05.02.2021 №1217-ІХ “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі – Закон №1217-ІХ) внесено зміни до законодавчих актів України та встановлено, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – реєстр застрахованих осіб)

Включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом №1217-ІХ на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені чинними законодавчими та нормативними документами.

Питання черговості подання відомостей про трудову діяльність працівників, фізичних осіб – підприємців та фізичних осіб, які забезпечують себе роботою самостійно регулюється Постановою правління Пенсійного фонду України “Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок” від 01.06.2022 № 8-3 (із змінами) (далі – Постанова).

Відповідно до п. 2 Постанови встановлена черговість подання відомостей про трудову діяльність:

• першочергово подаються відомості про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилось 2 і менше років;
• в другу чергу подаються документи про набутий стаж інших працівників.

Звертаємо увагу, що громадянам, які вже отримують пенсію за віком (пенсіонерам) подавати трудову книжку або інші документи про трудову діяльність не потрібно, у зв’язку з тим, що набутий до виходу на пенсію стаж вже врахований при призначенні. Перерахунок пенсії для працюючих пенсіонерів відбувається автоматично щороку з 1 квітня без необхідності особисто звертатися до Пенсійного фонду України (далі – ПФУ) за даними реєстру застрахованих осіб про сплачений на користь працівника роботодавцем (страхувальником) єдиного соціального внеску. Здійснення перерахунку пенсії в окремих випадках за заявою особи це окремий тип звернення, а саме “перерахунок пенсії”.

Відомості для формування електронної трудової книжки подаються як роботодавцями (страхувальниками), так і працівниками (застрахованими особами), в електронній формі, за використанням відповідного сервісу на вебпорталі електронних послуг (https://portal.pfu.gov.ua).

Також, відомості про трудову діяльність працівник може подати особисто, звернувшись до найближчого територіального органу Пенсійного фонду України.

Документи, що містять інформацію про трудову діяльність працівників:

• трудова книжка,
• довідки, що підтверджують періоди роботи,
• копії наказів про прийняття, переведення або звільнення,
• інші документи про стаж: документи про освіту (з додатками), свідоцтво про народження дитини, військовий квиток тощо.

Повторне подання однотипного звернення “Відомості про трудові відносини” можливе за умови опрацювання попереднього та набуття таким статусу “виконано”.

Територіальні управління Пенсійного фонду України не наділені повноваженнями і технічними можливостями впливати на стан оцифрування документів за зверненнями громадян щодо трудової діяльності, у зв’язку з тим що всі звернення знаходяться в єдиній черзі та обробляються за принципом екстериторіальності.

Звертаємо увагу, що пунктом 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону 1217 передбачено, що включення Пенсійним фондом України до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою, тобто до 10.06.2026. Разом з цим, подати на оцифрування паперові трудові книжки та/або інші документи про стаж можна й після спливу вказаного терміну, при цьому чинними нормативно-правовими актами не передбачено відповідальності в разі неподання сканкопій паперової трудової книжки до 10.06.2026.