Терміни зберігання документації з охорони праці на підприємстві

Основним документом для визначення строків зберігання документів з охорони праці на підприємстві є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерством юстиції України від 12.04.2012 Nº 578/5 (далі — Перелік Nº 578/5).

Важливо: згідно з п. 2.10 Переліку Nº 578/5, обчислення строків зберігання документів починається з 1 січня року, що йде за роком завершення їх діловодством наприклад, для журналу, закритого у 2026 році, відлік строку починається з 1 січня 2027 року).

Відповідно до п. 5.5 «Охорона праці» Переліку Nº 578/5 документація з охорони праці має терміни зберігання:

Постійно (до заміни новими):

• переліки посад і професій на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, які мають право на додаткову відпустку і доплату за роботу зі шкідливими умовами праці;
• переліки важких робіт і робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці жінок та неповнолітніх;
• норми спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування;

75 років

• списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці;
• табелі, наряди працівників, що задіяні на роботах із шкідливими умовами праці;
• документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання;
• документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці;
• документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві повʼязані із значними матеріальними збитками та людскими жертвами;

45 років

• документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві (не повʼязані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами);
• Журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків (після закінчення журналу);
• Журнали обліку професійних захворювань, отруєнь (після закінчення журналу);

10 років

• комплексні плани вдосконалення умов охорони праці і санітарно-оздоровчих заходів, документи (доповідні записки, довідки, доповіді, відомості) про стан професійної шкідливості виробництва та професійних захворювань;
• документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві;
• Журнали реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці (після закінчення журналу);
• Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці (після закінчення журналу);
• Журнали реєстрації аварій;

5 років

• плани заходів (угод) з поліпшення умов праці та документи (акти, довідки, відомості) про їх виконання;
• акти обстеження умов праці працівників;
• журнали проведення атестації з техніки безпеки;
• листування про стан і заходи з поліпшення умов праці; про освоєння і стан засобів техніки безпеки;

3 роки

• документи (переліки посад і професій, програми, списки, звіти, листи) про проходження працівниками стажування з техніки безпеки;
• протоколи обстеження повітряного середовища в цехах; документи (умови, програми, протоколи, рекомендації) оглядів-конкурсів з охорони праці і техніки безпеки;
• листування про: застосування праці жінок та неповнолітніх на виробництві, попереджувальні заходи на випадок стихійного лиха (надзвичайної ситуації), аварії та нещасні випадки, професійні захворювання, виробничий травматизм, заходи щодо їх усунення, скорочення робочого дня і надання додаткових відпусток у звʼязку зі шкідливими умовами праці, проведення профілактичних і профгігієнічних заходів, розроблення та хід виконання комплексних планів поліпшення умов і охорони праці;
• проекти змін і доповнень до єдиних норм спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування;
• документи (акти, доповідні записки, висновки, листи) про розроблення норм спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування;
• документи (приписи, акти, висновки, доповідні записки, листи) про забезпечення працівників спеціальним одягом і взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, лікувально-профілактичним харчуванням;

1 рік

• листування про оплату святкових днів, днів відпочинку та надурочної роботи;
• замовлення на спеціальний одяг, взуття, лікувально-профілактичне харчування;
• списки (відомості), картки обліку на видачу спеціального одягу, взуття, лікувально-профілактичного харчування.