Аналізуючи записи у трудовій книжці
Одним із найважливіших факторів при призначенні пенсії є страховий стаж. Від його тривалості залежить не лише розмір пенсійної виплати, а і само право людини на той чи інший вид пенсії.
Що ж таке страховий стаж? Законодавчо визначено, що страховий стаж – це період, протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісячно сплачено страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок. З січня 2004 року в країні впроваджено систему персоніфікованого обліку і при обчисленні страхового стажу починаючи з цієї дати враховуються дані, що наявні в Єдиному реєстрі застрахованих осіб.
Звичайно, що в цьому реєстрі немає даних про роботу до запровадження системи персоніфікованого обліку. Тому основним документом, що підтверджує стаж роботи до 1 січня 2004 року, є трудова книжка.
Порядок заповнення трудових книжок викладений в Інструкціях ведення трудових книжок працівників, затверджених постановою Держкомпраці від 20.06.1974 № 162 та спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 № 58. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
На жаль, з практики вбачається, що здебільшого через недбалість осіб, відповідальних за ведення трудових книжок, не завжди записи внесені з дотриманням вимог, що прописані у названих нормативних актах. А від того як заповнено трудову книжку залежить питання чи буде враховано той чи інший період до страхового стажу при обчисленні пенсії.
Отже, щоб всі періоди трудової діяльності були своєчасно враховані до стажу роботи і не позбавили людину на належне пенсійне забезпечення радимо заздалегідь переглянути внесені записи до трудової книжки та звернути увагу на наступне:
* Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні бути проведені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону;
* Усі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення.
*Записи повинні бути виконані акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1993 р., у графі 2 трудової книжки записується “05.01.1993”.
Запис про звільнення засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою (здебільшого працівником відділу кадрів) та печаткою підприємства або відділу кадрів;
На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки вносяться відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення чи заміни імені або по батькові ініціалами) і дата народження, що відповідають паспорту або свідоцтва про народження.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Перша сторінка (титульний аркуш) трудової книжки повинна бути підписана особою, відповідальною за видачу трудових книжок, і завірена печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), на якому вперше вона заповнювалася.
Зміна записів про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження, якщо такі мали місце, виконані власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.
Якщо, аналізуючи свою трудову книжку, виявили порушення в її заповненні чи неточні записи, виправлення не завірені печаткою та інше, постає питання: “Як довести справжність запису та підтвердити роботу, щоб цей період все ж таки був зарахований до страхового стажу?” В такому випадку для підтвердження страхового стажу можна надати:
- довідку з підприємства чи його правонаступника, а у разі їх відсутності – архівних установ. При цьому така довідка в обов’язковому порядку повинна містити посилання на первинні документи, на підставі яких вона видана;
- виписки із наказів;
- особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
- трудові договори і угоди з відміткою про їх виконання;
- наявні відомості в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
При відсутності вищевказаних документів як доказ стажу роботи приймаються членські квитки профспілок. Але при цьому слід мати на увазі, що до страхового стажу підлягають зарахуванню тільки ті періоди, за які наявні відмітки про сплату членських внесків.
У разі неможливості підтвердити стаж роботи архівними документами через їх відсутність у зв’язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, що дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі.
За відсутності документів про період роботи і неможливість їх одержання внаслідок ліквідації підприємства або через відсутність архівних даних з інших причин, ніж ті що зазначені вище, стаж можливо підтвердити на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботи на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Опитування свідків проводиться органами Пенсійного фонду України.
Доречно зауважити, що Урядом 27 листопада 2019 року затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі. Це рішення дозволить скоротити бюрократичні процедури і оцифрувати процес ведення трудових книжок, що в свою чергу позбавить працівника необхідності продовжувати застарілу практику збору купи довідок для підтвердження трудового стажу в разі втрати паперової трудової книжки або розбіжностей у даних про роботу.
Слід зазначити, що органами Пенсійного фонду вже ведеться робота з оцифрування трудових книжок та переведення їх в електронний вигляд, що дасть змогу найближчим часом призначати пенсійні виплати в автоматичному режимі, без відвідування органів Пенсійного фонду.
Управління застосування пенсійного законодавства