РІШЕННЯ колегії при начальнику Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області №4-3 від 16 жовтня 2019 року

Про діяльність органів Пенсійного фонду області щодо удосконалення системи управління державними коштами та підвищення ефективності функціонування системи внутрішнього контролю

Упродовж 9 місяців робота з внутрішнього аудиту проводилась на підставі Стратегічного (на 2019-2021 роки) та Операційного (на 2019 рік) планів діяльності з внутрішнього аудиту Головного управління.

З метою удосконалення системи управління державними коштами, на підставі ризик – орієнтованого відбору, основними об’єктами для проведення внутрішнього аудиту в поточному році були наступні: прийом та обслуговування громадян, призначення(поновлення) та виплата пенсій внутрішньо переміщеним особам, облік переплат пенсій, повнота охоплення заходами стягнення надміру виплачених коштів, списання переплат пенсій, витрачання коштів на оплату праці, повнота та своєчасність направлення підприємствам до відшкодування розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, використання коштів на утримання службових приміщень Фонду, транспортних засобів, здійснення державних закупівель, скорочення обсягів заборгованості по платежах, наповнення бюджету Фонду.

За 9 місяців відділом внутрішнього аудиту проведено 5 аудиторських досліджень із семи передбачених на рік, які дозволили об’єктивно оцінити ефективність функціонування системи внутрішнього контролю, якість управління державними коштами, вивчити існуючі проблеми, ініціювати конкретні шляхи для поліпшення роботи та виправлення допущених недоліків.

Дослідженням оцінки якості обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду, засвідчено, що в структурних підрозділах Головного управління здійснюється комплекс заходів, спрямований на вдосконалення організації роботи щодо підвищення продуктивності та якості обслуговування громадян.

З метою скорочення часу, що витрачається пенсіонером при зверненні до Пенсійного фонду, забезпечено щоденний прийом громадян протягом робочого часу. Розмежовано функціональні повноваження підрозділів обслуговування громадян та підрозділів з обробки документів. Розширено мережу надання послуг поза межами управління, за місцем проживання пенсіонерів та на віддалених робочих місцях.

Встановлено, що робочі місця спеціалістів організовані за принципом відкритості та прозорості їх розміщення. Зона робочих місць обладнана засобами відеофіксації, що дозволяє підвищити якість надання послуг та стимулює працівників бути уважнішими і не порушувати норми чинного законодавства.

Проведене в ході аудиту анонімне опитування пенсіонерів щодо якості надання послуг підтвердило компетентність спеціалістів сервісних центрів, їх акуратність і точність при обслуговуванні, дбайливе ставлення до одержувача послуги.

Водночас в окремих відділах обслуговування громадян потребували вирішення питання безперешкодного доступу маломобільних груп населення до робочої зони прийому громадян.

За результатами вжитих заходів щодо виконання наданих аудиторських рекомендацій в Карлівському та Гадяцькому сервісних центрах розміщені рельєфно–тактильні таблички з графіком прийому громадян та вказівником просування відвідувачів. В орендованому приміщенні Хорольської райдержадміністрації встановлено кнопку виклику працівника відділу обслуговування громадян.

Разом з тим через брак коштів у чотирьох сервісних центрах
(м. Кобеляки, м. Карлівка, м. Зіньків, смт Оржиця) не вирішено питання щодо облаштування двобічних поручнів на пандусах, які ведуть до приміщень.

Результати аудиторського дослідження щодо використання коштів на оплату праці засвідчили, що об’єднані управління дотримувались нормативно – правових актів з питань використання коштів на оплату праці. Водночас заходи внутрішнього контролю, які виявлені в усіх управліннях, де проводилося дослідження, не забезпечили уникнення помилок при нарахуванні заробітної плати. Так, невірно обрахований середньоденний заробіток при нарахуванні відпускних, грошової допомоги та індексації призвів до фінансових порушень на загальну суму 105,6 тис. грн. Моніторинг щодо виконання наданих аудиторських рекомендацій підтвердив вжиття відповідних заходів для усунення встановлених недоліків та удосконалення роботи в даному напрямку.

На підставі ризик–орієнтованого відбору проведено аудит оцінки ефективності роботи по надходженню власних коштів до бюджету Фонду та повноти здійснених заходів щодо відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах, в Полтаві та в Кременчуці. Встановлено упущення в організації внутрішнього контролю за повнотою та своєчасністю направлення платникам розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах. Через те, що своєчасно не була оновлена інформація, яка міститься в довіднику «Підприємства та організації» централізованої підсистеми «Призначення та виплати пенсій», платникам не направлені до відшкодування витрати на загальну суму 63,6 тис. грн.

Моніторинг вжитих управліннями заходів за результатами аудиту підтвердив їх дієвість, оскільки внаслідок проведеного на виконання аудиторських рекомендацій співставлення даних відділів з питань призначення та перерахунків пенсій та відділів забезпечення наповнення бюджету надійшло до Фонду коштів від 69-ти платників на загальну суму 83,8 тис. грн.

Зафіксовано, що мали місце окремі випадки недотримання законодавства про публічні закупівлі. Так, невірно обрана процедура закупівлі послуг з прибирання приміщень у Кременчуці, а відсутність зазначених якісних та кількісних вимог щодо предмету закупівлі в тендерній документації призвела до невідповідності у двох договорах закупівлі паперу.

Загалом за результатами аудиторських досліджень виявлено фінансових порушень на загальну суму 310,3 тис. грн, з яких призвели до втрат фінансових та матеріальних ресурсів порушення на суму 65,9 тис. грн, які в повному обсязі поновлено в обліку та відшкодовано.

Тривала робота відділу внутрішнього аудиту щодо усунення та мінімізації ризиків при проведенні ремонтних робіт. Методом упереджуючого контролю зменшено вартість проведення ремонтних робіт у семи сервісних центрах на загальну суму 25,7 тис. грн.

З метою ліквідації та упередження недоліків і упущень в організації внутрішнього контролю за окремими напрямами діяльності структурних підрозділів Головного управління колегія

ВИРІШИЛА:

1. Начальникам структурних підрозділів Головного управління:

    1.1. З метою підвищення ефективності внутрішнього контролю звернути увагу на існуючі ризики в роботі та вжити відповідних заходів щодо мінімізації їх впливу на кінцеві результати.

    1.2. Забезпечувати повноту усунення виявлених за результатами внутрішніх аудитів недоліків та відшкодування коштів.

2. Начальнику відділу внутрішнього аудиту Пилипенко М.В. зосередити увагу на удосконаленні системи управління та внутрішнього контролю в структурних підрозділах Головного управління, в тому числі в частині запобігання порушень законодавства.

3. Контроль за виконанням даного рішення залишаю за собою.

Начальник Головного управління                                                          В. ТАРАТОРІН