Рішення колегії при начальнику Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області № 2-1 від 21 березня 2018 року

4 Липня 2018 Роздрукувати

РІШЕННЯ
колегії при начальнику Головного управління
Пенсійного фонду України в Полтавській області
№ 2-1 від 21 березня 2018 року

Про результати аудиторського дослідження
діяльності Головного управління
Пенсійного фонду України в Полтавській області

Результати аудиторського дослідження свідчать, що Головним управлінням та підвідомчими йому управліннями в цілому забезпечувалось дотримання законодавчих та нормативно-правових актів щодо надходження коштів до бюджету Фонду, ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, призначення та виплати пенсій, додержання фінансово-бюджетної і кошторисної дисципліни.
Разом з тим у ході проведення внутрішнього аудиту встановлено ряд недоліків та упущень. Зокрема, визнані неправомірними дії територіальних управлінь щодо передачі боргу з єдиного соціального внеску до органів фіскальної служби для стягнення відповідно до повернутих від органів ДВС виконавчих документів.
У Кременчуцькому об’єднаному управлінні виявлено факти втрати постанов про адміністративні правопорушення на загальну суму 21,6 тис. грн., робота по відновленню яких управлінням не проводилась.
Зафіксовано, що в підвідомчих управліннях Фонду послаблено контроль за повнотою та своєчасністю виставлення розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах. Так, несвоєчасне надходження розрахунків про відшкодування фактичних витрат від Кобеляцького та Глобинського управлінь до Кременчуцького об’єднаного управління призвело до порушення граничних термінів направлення розрахунків.
Аудиторське дослідження підтвердило, що в органах Пенсійного фонду області належним чином здійснюється контроль за наповненням реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, проводиться аналіз звітів страхувальників. Але при цьому в ході аудиту зафіксовано 172 звіти зі статусом “неактуальний”, які містять інформацію на 460 застрахованих осіб. Потребують опрацювання 106 звітів фізичних осіб – підприємців (0,5% загальної кількості поданих з помилками). Крім того, залишаються без позначок про сплату страхового стажу індивідуальні дані 180-ти осіб (30,8 % загальної кількості), які сплатили кошти за договорами добровільного страхування або здійснили доплати відповідно до законодавства.
У ході аудиту виявлено відсутність позначки про сплату добровільних внесків в довідках форми ОК-5 по 21-й особі, які уклали договір про добровільну участь. Це є ризиком неврахування відповідного періоду стажу при обчисленні пенсій.
Результати внутрішнього аудиту свідчать, що у переважній більшості територіальних управлінь Пенсійного фонду області відсутній належний контроль за повнотою відпрацювання розбіжностей по використанню даних в інформаційно-телекомунікаційній системі щодо приведення у відповідність даних про зарплату та сплату внесків в облікових картках застрахованих осіб, використаних для нарахування пенсій. Також потребує вдосконалення організація роботи щодо відображення страхувальниками результатів перевірок фіскальних органів по достовірності відомостей про застрахованих осіб.
У Полтавському та Гадяцькому об’єднаних управліннях перевіркою повноти відпрацювання виявлених розбіжностей за результатами аналізу використаних даних в інформаційно-телекомунікаційній системі Пенсійного фонду України встановлено неопрацьовані відомості по застрахованих особах. Крім цього, виявлені випадки несвоєчасного блокування користувачів, які звільнилися з роботи, а в Полтавському об’єднаному управлінні – випадки некоректного визначення коду причини розбіжності.
У рекомендаціях Пенсійного фонду України відзначається, що потребує вдосконалення контроль за оцінкою якості обслуговування осіб, які звертаються до органів Фонду області, про що свідчать окремі недоліки, виявлені під час дослідження. Зокрема, інформація на стендах управлінь роздрукована дрібним шрифтом та має важку для сприйняття форму, відсутній перелік та умови надання послуг, телефони “гарячих ліній”. Скриньки для звернень громадян знаходяться не в зонах очікування, а в кабінетах прийому, розміщені вони на стільцях або на підвіконні, мають неохайний вигляд та зроблені з підручних матеріалів. Робочі місця не оформлені табличками із зазначенням номера робочого місця, прізвища, імені, по-батькові та посади працівника, даних про послуги, які надаються. Таблички мають неохайний вигляд та незручний шрифт. Крім того, у Шевченківському та Крюківському відділах обслуговування громадян відсутня системна організація прийому громадян, не упорядковано потік людей.
Перевірка інформації, розміщеної на веб-порталі Пенсійного фонду України, стосовно пунктів обслуговування громадян, продемонструвала, що у розкладах роботи та графіках прийому відділених робочих місць Кременчуцького та Полтавського об’єднаних управлінь не визначені дні та часи прийому відвідувачів.
У рамках всебічного дослідження зазначалося, що при зверненні на контактний телефон, розміщений на веб-порталі Пенсійного фонду України, не вдалося отримати відповідну інформацію щодо роботи пунктів обслуговування громадян. У більшості випадків вказані контактні номери виявилися неактуальними. Ці факти обмежують можливості громадян щодо одержання необхідних пенсійних послуг в межах області.
При візуальному обстеженні віддаленого робочого місця, що знаходиться на території Сергіївської об’єднаної територіальної громади Гадяцького району, члени аудиторської групи відзначили недостатню кількість необхідної для громадян інформації. Зокрема, в зоні очікування не було переліку послуг, які надаються на віддаленому робочому місці, відсутні контактні телефони керівництва територіального управління, режиму роботи, графіків прийому громадян, порядку подачі заяв, письмових звернень, отримання роз’яснень тощо.
Результати внутрішнього аудиту свідчать, що у підвідомчих управліннях потребує вдосконалення робота щодо прийому, обліку, зберігання письмових звернень, ведення діловодства та дотримання строків надання відповідей. Також зафіксовані непоодинокі випадки порушення законодавчих вимог щодо реєстрації повторних звернень (не підібрані всі попередні звернення), неправомірної відмови в прийнятті документів, надання неповної відповіді або відповіді не по суті звернення.
Аудиторське дослідження підтвердило, що, незважаючи на комплекс контрольних заходів, які вживаються Головним управлінням, в підвідомчих управліннях допускаються порушення при призначені та виплаті пенсій. Виявлені недоліки свідчать про невідповідну якість виконання завдань, покладених на посадових осіб підвідомчих управлінь, та наявні упущення в організації внутрішнього контролю. Зокрема, в Полтавському та Кременчуцькому об’єднаних управліннях мають місце випадки, коли розмір пенсії не був підвищений за період відстрочки, передбаченої ст.29 Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”; також встановлені випадки невірного визначення дати встановлення підвищень учасникам бойових дій; невірного обчислення страхового стажу. При поновленні виплати не дотримувались вимог ст. 46 Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”. Крім того, при утриманні та списанні переплат пенсій підвідомчі управління порушують законодавчі вимоги в частині дотримання місячного терміну очікування добровільної сплати та утримання переплати пенсій в розмірі більше 20% у випадках, не передбачених законодавством.
Вибірковою перевіркою організації контролю за своєчасністю і повнотою взяття на облік внутрішньо переміщених осіб встановлено порушення у виплаті пенсій за минулий час. Мали місце відсутність макетів пенсійних справ, атестатів про зняття з виплати цих осіб, які отримували пенсію в інших управліннях Фонду та переїхали на постійне місце проживання до Полтавської області. В пенсійних справах відсутні копії наказів про списання та рішення комісії про визнання переплат безнадійною заборгованістю, а також наявна невідповідність документів затвердженим формам.
У ході аудиту відзначено, що Головним управлінням забезпечено виконання заходів, спрямованих на дотримання антикорупційного законодавства. Поряд з цим у Кременчуцькому об’єднаному управлінні виявлено випадки неподання декларацій перед звільненням працівниками, уповноваженими на виконання функцій держави.
Аудиторський звіт підтверджує, що Головним управлінням дотримується фінансова дисципліна при виконанні кошторисів видатків. Разом з тим підвідомчими управліннями в повному обсязі не відпрацьовані зміни, які відбулись в організації обліку активів в частині визначення вартості основних засобів при їх створенні, у наповненні карток обліку основних засобів (типова), в організації роботи інвентаризаційних комісій, у застосуванні бланків типових форм для відображення господарських операцій. Крім того, визначені обліковою політикою територіальних управлінь принципи, методи і процедури, що використовуються для ведення бухгалтерського обліку, не погоджені з Головним управлінням. Відзначено також, що не всі процедури, які застосовуються управліннями, визначені обліковою політикою.
З метою вдосконалення організації роботи Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області та підвідомчих йому управлінь щодо забезпечення виконання завдань по надходженню коштів до бюджету Фонду, скорочення обсягів заборгованості по платежах, які адмініструють органи Пенсійного фонду, достовірності ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, якості надання послуг особам, які звертаються до органів Фонду, додержання норм законодавства при призначенні та виплаті пенсій та під час використання коштів на утримання органів Пенсійного фонду, колегія

ВИРІШИЛА:

1. Начальникам структурних підрозділів Головного управління та начальникам об’єднаних управлінь звернути увагу на наявність недоліків у роботі Головного та підвідомчих управлінь.

2. Начальників територіальних управлінь попередити про персональну відповідальність за дотримання вимог законодавства щодо проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення результатів, а також за своєчасність та повноту виставлення розрахунків для відшкодування коштів на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах.

3. Затвердити Заходи Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області щодо усунення недоліків та упущень, виявлених під час проведення внутрішнього аудиту (додаються).

4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступників начальника Головного управління згідно із розподілом обов’язків.

Голова колегії –
начальник головного управління В.Н.Тараторін