НАКАЗ №521 від 29.07.2020
Про роботу із зверненнями громадян
та реалізацію заходів щодо впровадження
електронного документообігу і зміцнення
виконавської дисципліни за перше півріччя 2020 року
Протягом І півріччя 2020 року в Головному управлінні забезпечувалася реалізація конституційних прав громадян на звернення та вживалися заходи по зміцненню виконавської дисципліни.
За звітний період до пенсійних установ звернулось 5113 осіб, що на 54,8% менше, ніж за аналогічний період минулого року (9324).
Більшість звернень були викликані проведенням масового перерахунку пенсій з 01.04.2020 р., а також виплатою одноразової грошової допомоги у розмірі 1000 гривень, індексацією пенсій у травні та доплатою до пенсії особам, яким виповнилося 80 і більше років.
Протягом звітного періоду у Головному управлінні оперативно розглянуто 1050 звернень до Урядової телефонної «гарячої лінії», що на 67,4% менше, ніж за аналогічний період минулого року (1559).
У своїх зверненнях громадяни найчастіше порушували питання щодо правильності призначення та перерахунку пенсій – 37% від загальної кількості, щодо підвищення розміру пенсії – понад 14% всіх звернень, щодо витребування довідок та інших матеріалів –7,7%, щодо роз’яснення пенсійного законодавства – близько 5%. На інші питання, з якими зверталися до фахівців Фонду, припадає більше 36% від загальної кількості звернень.
Упродовж півріччя спеціалісти Головного управління проконсультували майже 157 тис. осіб в ході проведення особистих прийомів та більше 35 тисяч – в телефонному режимі.
У деяких випадках направлені додаткові запити в організації та установи для отримання інформації та підготовки остаточної відповіді. З метою більш повного надання роз’яснень 29 листів скеровано за належністю.
На 1 липня п.р. на виконанні у Головному управлінні залишилося 101 звернення без порушення термінів виконання, які надійшли на кінець звітного періоду.
При опрацюванні звернень проблемним моментом є те, що розгляд питань, які не потребують додаткового вивчення, повинен тривати не місяць, а 15 днів від дня отримання звернення.
У звітному періоді в рамках зміцнення виконавської дисципліни в області проведено повну реалізацію актів та доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Пенсійного фонду України, забезпечено відповідні надходження до бюджету Пенсійного фонду та своєчасну виплату всіх видів пенсій.
На виконання Указу Президента «Про деякі заходи щодо поліпшення доступу фізичних та юридичних осіб до електронних послуг» та відповідного доручення Пенсійного фонду України, з січня поточного року відбулася зміна порядку документування діяльності Головного управління та запроваджено використання системи електронного документообігу (ЕДО). Окрім того, у І півріччі розпочалися підготовчі заходи щодо підключення до системи електронної взаємодії з органами виконавчої влади.
На кінець звітного періоду обидві системи пройшли тестування та активно використовуються працівниками Головного управління.
Всього за допомогою системи електронного документообігу за перше півріччя поточного року було отримано та зареєстровано понад 36 тис. документів. З них від юридичних та фізичних осіб – 12385; від судових органів – 5495; від органів виконавчої служби – 6535; від органів місцевої влади та самоврядування – 1269; від міжнародних організацій – 1234; від центральних та територіальних органів влади – 1030; від представників Пенсійного фонду в інших областях – 2133.
З центрального апарату Пенсійного фонду України до Головного управління було направлено 495 документів. Від комісій медико-санітарної експертизи надійшло 5537 довідок про встановлення інвалідності.
Централізованому контролю у Головному управлінні підлягали 524 документи, які отримані від установ та організацій вищого рівня. На контроль до структурних підрозділів було передано 32 675 документів.
Всі документи, які перебували на централізованому контролі, опрацьовані у визначений законодавством термін. При роботі з документами, які передаються до структурних підрозділів та перебувають у них на контролі, зафіксовані випадки незначних порушень. Зокрема, виконавці не завжди контролюють процес опрацювання документів на всіх стадіях розгляду.
За допомогою системи електронного документообігу протягом І півріччя поточного року працівниками структурних підрозділів Головного управління було створено майже 31 тис вихідних документів, які надіслані на виконання різного виду запитів та доручень; створено 1061 власне рішення (420 – накази з основної діяльності, 10 – з адміністративно-господарських питань та 631 – накази з кадрових питань). Крім того, за допомогою системи ЕДО здійснюється листування між структурними підрозділами.
На даний час у Головному управлінні залишається обіг документів і в паперовому вигляді. Так, за півріччя отримано та зареєстровано понад 12 тис. таких документів, що на 63% менше у порівнянні з аналогічним періодом минулого року.
У паперовому вигляді надсилаються і окремі вихідні документи (пенсійні справи, оригінали документів, зареєстрованих в системі ЕДО, тощо). У порівнянні з минулим роком їх кількість зменшилась на 51%.
Слід констатувати, що запровадження системи ЕДО позитивно відобразилося на діяльності Головного управління. Процес проходження документів став більш прозорим і доступним, період проходження документів значно скоротився, що сприяє підвищенню якості обслуговування громадян.
З урахуванням зазначеного та з метою впровадження рішення колегії відповідно до протоколу від 28 липня 2020 року,
НАКАЗУЮ:
- Інформацію про стан роботи зі зверненнями громадян і виконання заходів щодо зміцнення виконавської дисципліни в органах Пенсійного фонду області взяти до відома.
- Начальникам структурних підрозділів Головного управління:
2.1. Вжити вичерпних організаційних заходів, спрямованих на подальше зменшення кількості звернень до органів Пенсійного фонду та підвищення якості й оперативності їх розгляду.
2.2. Проаналізувати несвоєчасність виконання документів та при необхідності вжити заходів щодо посилення виконавської дисципліни.
2.3. Особисто контролювати повний алгоритм дій працівників структурного підрозділу з ролями «діловод підрозділу» й «контролер підрозділу» та здійснювати подальший нагляд за повним циклом проходження та виконання документів через систему електронного документообігу, контроль над якими здійснюється безпосередньо у підрозділах.
- Вважати таким, що втратив чинність наказ Головного управління
№ 807 від 18.12.2019 «Про стан роботи зі зверненнями громадян та виконання заходів щодо зміцнення виконавської дисципліни».
- 4. Контроль за виконанням даного наказу покласти на заступників начальника Головного управління згідно з розподілом обов’язків.
Начальник Головного управління В. ТАРАТОРІН