Про результати діяльності відділу внутрішнього аудиту за 9 місяців 2020 року

Відповідно до Зведеного операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту на 2020 рік (зі змінами), затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України, відділом внутрішнього аудиту на 9 місяців 2020 року заплановано та проведено 4 аудиторські дослідження на тему:

– “Стан впровадження програмного комплексу ведення бухгалтерського обліку в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Полтавській області” (Аудит №1);

– «Оцінка ефективності організації роботи по оптимізації видатків, пов’язаних з утриманням службових приміщень, транспортних засобів, оплатою орендної плати, комунальних послуг та енергоносіїв. Дослідження технічного стану приміщень, ефективне використання корисних площ службових приміщень за адресами: м. Полтава, вул.Соборності 66; вул.Дмитра  Коряка, 3; вул.Анатолія Кукоби, 39; вул.Івана Мазепи, 30; вул.Шевченка, 7; вул.Ціолковського, 47» (Аудит №2);

– «Повнота вжитих заходів, спрямованих на скорочення обсягів заборгованості по платежах. Охоплення боргу заходами стягнення. Дотримання нормативно-правових документів щодо формування, направлення та відшкодування витрат, пов’язаних з виплатою пенсій, призначених на пільгових умовах» у відділі забезпечення наповнення бюджету №1 фінансово-економічного управління Головного управління (Аудит №3);

– «Оцінка стану організації прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, роботи щодо дотримання законодавчих та нормативно-правових актів з питань призначення (поновлення) та виплати пенсій внутрішньо переміщеним особам» (Аудит №4).

Порушення виявлено в 4-х структурних підрозділах: управління по роботі з персоналом; фінансово – економічне управління; управління застосування пенсійного законодавства; управління обслуговування громадян.

 За наслідками проведених аудиторських досліджень виявлено 410 випадків не фінансових порушень та 47 випадків фінансових порушень на загальну суму 122,2 тис.грн., з яких 28 – не призвели до втрат фінансових ресурсів  на загальну суму 52,8 тис.грн. (60% загальної суми порушень). 

Основними складовими порушень, які не мають фінансового характеру, є недотримання актів законодавства, розпорядчих документів щодо якості обслуговування громадян, призначення пенсії внутрішньо переміщеним особам.

Основними складовими фінансових порушень, що не призвели до втрат, є несвоєчасно отримані фінансові ресурси внаслідок несвоєчасного виставлення до відшкодування витрат на виплату пільгових пенсій, зайво виставлені, внесені до картки обліку платежів платника до відшкодування витрати на виплату пільгових пенсій, недоплати заробітної плати з нарахуваннями на неї.

Із загальної суми порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів,  97,4% становлять недоотримані фінансові ресурси у 12 випадках на суму 67,6 тис.грн. та 2,6% – 7 випадків витрат, проведених  з порушенням законодавства, суму 1,8 тис.грн. 

Відшкодовано 100% встановлених фінансових порушень. Крім того, за результатами проведених контрольних заходів у попередніх роках, надійшло 1,1 тис.грн. Продовжується щомісячне утримання залишку невідшкодованих 3 переплат пенсій.

Матеріали внутрішніх аудитів розглянуто на виробничих нарадах, керівниками структурних підрозділів проаналізовано недоліки та упущення виявлені у ході внутрішніх аудитів, прийнято та враховано надані рекомендації, визначено механізми внутрішнього контролю спрямовані на упередження їх виникнення.

За результатами проведених аудиторських досліджень структурним підрозділам Головного управління надано та прийнято ними до впровадження 29 рекомендацій спрямованих на усунення встановлених недоліків і порушень та удосконалення напрямків діяльності. Виконано 35 рекомендацій, 15 з яких за результатами аудитів попереднього року. Структурними підрозділами прийнято відповідні управлінські рішення та розроблено організаційні заходи щодо усунення порушень і недоліків та їх упередження. За результатами проведених внутрішніх аудитів притягнуто до відповідальності 5 осіб, в т.ч. попереджено про персональну відповідальність 3 особи, 2 особам зменшено розмір місячної премії.

Не настав термін інформування щодо впровадження 9 рекомендацій наданих за результатами Аудиту №4 проведеного у поточному році. Окрім того, у зв’язку із запровадженими карантинними заходами подовжено термін виконання 1 рекомендації наданої за результатами аудиту №7 проведеного в 2019 році на тему: «Стан роботи по оптимізації видатків, пов’язаних з утриманням службових приміщень, транспортних засобів, оплатою комунальних послуг та енергоносіїв».

Відділом внутрішнього аудиту постійно здійснюється моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій, за результатами якого складено доповідні записки начальнику Головного управління. Після розгляду наданих матеріалів прийнято рішення про зняття з контролю 4 наказів Головного управління про результати внутрішнього аудиту.

З метою контролю за використанням коштів на проведення ремонтних робіт здійснено 6 контрольних заходів, а саме: «Використання коштів на додатково виконані роботи в приміщенні Чутівського відділу обслуговування громадян», «Використання коштів на капітальний ремонт пандусу до приміщення Карлівського відділу обслуговування громадян», «Використання коштів на поточний ремонт приміщення Крюківського відділу обслуговування громадян (смт.Козельщина)», «Контроль за використанням коштів на виконання ремонтних робіт системи водопостачання в приміщенні Глобинського відділу обслуговування громадян»; «Контроль за використанням коштів на виконання ремонтних робіт по поточному ремонту в приміщенні Карлівського відділу обслуговування громадян (смт.Машівка)»; «Контроль за використанням коштів на виконання ремонтних робіт по поточному ремонту приміщення громадської приймальні в Гадяцькому  відділі обслуговування громадян». За результатами контрольних заходів виявлено фінансові порушення на загальну суму 4293 грн., на всі суми завищення підрядником виконано додаткові ремонтні роботи.