Рішення колегії при начальнику Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області № 6-2 від 12 грудня 2018 року

Про стан організації роботи з внутрішнього аудиту та основні завдання щодо підвищення ефективності контролю і виконання вимог антикорупційного законодавства в органах Пенсійного фонду області

Протягом поточного року за планом Пенсійного фонду України управлінням внутрішнього аудиту та фінансового контролю проведено 8 аудиторських досліджень (з них 6 аудитів операційних процесів), які дозволили об’єктивно оцінити якість виконання належних функцій, вивчити існуючі проблеми, ініціювати конкретні шляхи для поліпшення роботи та виправлення допущених помилок.

Дослідженням оцінки якості обслуговування осіб, які звертаються до органів Фонду, встановлено, що об’єднаними управліннями здійснюється комплекс заходів, спрямований на вдосконалення організації роботи щодо підвищення продуктивності та якості обслуговування громадян. Прийом громадян здійснюється щодня протягом робочого часу. Розмежовано функціональні повноваження підрозділів обслуговування громадян та підрозділів з обробки документів. Робочі місця спеціалістів організовані за принципом відкритості та прозорості. Зона робочих місць обладнана засобами відеофіксації, що дозволяє підвищити якість надання послуг та стимулює працівників бути уважнішими і не порушувати норми чинного законодавства.

У зручних та доступних для відвідувачів місцях розміщені інформаційні кіоски, що забезпечує інтерактивний доступ до інформації про діяльність органів Пенсійного фонду, порядок реалізації прав на отримання пенсійних виплат, іншої довідкової інформації.

Водночас в окремих управліннях потребували вирішення питання щодо облаштування залів обслуговування громадян та надання послуг на відділених робочих місцях.

За результатами вжитих заходів щодо виконання наданих аудиторських рекомендацій у Карлівському та Гребінківському об’єднаних управліннях відремонтовано інформаційні кіоски, у Глобинському – інформаційний кіоск розміщено на третьому поверсі власного приміщення. У Великобагачанському управлінні у кабінеті сектору обслуговування громадян встановлено пристрій для голосового оповіщення кнопки виклику. Флешнакопичувачі камер відеоспостереження, що вийшли з ладу, Головним управлінням направлені постачальнику для заміни в межах гарантійного строку.

Для поліпшення обслуговування громадян (за результатами проведення аудиту) управліннями додатково укладено 26 угод про надання послуг з сільськими радами, територіальними громадами та створено 4 віддалених робочих місця.

Разом з тим через відсутність коштів у Лубенському об’єднаному управлінні Фонду один з двох кабінетів відділу обслуговування громадян не облаштований камерою відеоспостереження, в Лубенському та Лохвицькому управліннях не замінені таблички та знаки доступності засобів тактильного орієнтування.

Результати аудиторського дослідження щодо дотримання порядку використання даних реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування засвідчили, що об’єднані управління дотримуються зазначеного порядку, а також забезпечують захист і конфіденційність відомостей про застрахованих осіб.

При цьому встановлено, що у деяких випадках спеціалістами підрозділу з адміністрування і супроводження інформаційних систем, електронних реєстрів та захисту інформації на противагу існуючим вимогам видавались застрахованим особам довідки ОК-5 та ОК-7. Виявлено, що спеціалістами підрозділу обслуговування громадян довідки ОК-2 передавались до відділу з питань призначення (перерахунку) пенсій без реєстрації в журналі запитів. Також є факти, коли довідки ОК-2 не передавались для залучення до пенсійних справ, або ті, що вже передані, не долучались до справ. У числі недоліків зафіксовані неоформлені письмові зобов’язання про нерозголошення персональних даних спеціалістами, яким надано доступ до роботи з персональними даними застрахованих осіб. Окрім того, існують випадки надання на запит індивідуальних відомостей про застраховану особу, які не зареєстровані в журналі реєстрації запитів.

Проведений моніторинг щодо виконання наданих аудиторських рекомендацій засвідчив, що управліннями вжито відповідних заходів щодо ліквідації встановлених недоліків та удосконалення подальшої роботи.

В органах Фонду області здійснювався аудит щодо оптимізації видатків, пов’язаних з утриманням службових приміщень та експлуатаційних послуг. Для об’єктивності результатів дослідження збір аудиторських доказів був проведений у шести підпорядкованих управліннях, зокрема, Миргородському, Великобагачанському, Кременчуцькому, Кобеляцькому, Гадяцькому та Решетилівському.

Аудиторські дослідження засвідчили наявність резервів щодо економії витрат на комунальні послуги за рахунок здачі частини власних приміщень в оренду та зменшення площі, яка використовується, оскільки показник щільності розташування робочих місць в усіх управліннях, окрім Гадяцького, перевищує нормативний.

За результатами аудиторських досліджень виявлені фінансові порушення на загальну суму 74,9 тис.грн., які в повному обсязі поновлено в обліку та відшкодовано.

Спеціалістами контрольно-перевірочних підрозділів здійснено 1781 перевірку суб’єктів господарювання, у 82,1% випадках виявлені порушення, донараховані страхові внески та фінансові санкції на суму 14,9 тис.грн., встановлено завищений фонд оплати праці на 310,4 тис.грн. та занижений фонд – на 589,3 тис.грн., зафіксовано 239 осіб, по яких подані недостовірні відомості про нарахування заробітної плати, 3402 випадки неправильного відображення реєстраційного номеру облікової картки платників податків, надані 1438 приписів про усунення порушень щодо недостовірності відомостей, поданих до реєстру застрахованих осіб.

Окрім того, проведеними 7409 перевірками обґрунтованості документів, поданих для призначення (перерахунку) пенсій, у 1240 випадках упереджено невірне призначення пенсій.

Перевіркою виплатних об’єктів поштового зв’язку встановлено 1175 порушень при оформленні виплатних документів, 21 випадок несвоєчасного повернення невиплачених поштових переказів, а також 2 випадки виплати коштів стороннім особам та 9 випадків виплати пенсій після закінчення виплатного періоду. За результатами проведених контрольних заходів до бюджету Фонду надійшло 26,3 тис.грн.

В органах Пенсійного фонду області продовжується робота, спрямована на своєчасне виявлення, усунення та мінімізацію корупційних ризиків. Відповідно до Антикорупційної програми Пенсійного фонду України на 2018 рік розроблені відповідні плани щодо її виконання, які містять ряд заходів, спрямованих на оцінку корупційних ризиків в діяльності управлінь та запобіганню корупційним та пов’язаних з корупцією правопорушенням.

Найбільш ефективною формою роботи залишається інформування державних службовців щодо основних положень антикорупційного законодавства та попередження можливих правопорушень.

За останніми звітними даними, протягом 9 місяців 2018 року фахівцями органів Фонду проведено 134 семінари, наради та лекції, в засобах масової інформації оприлюднено 7 роз’яснень та коментарів, спрямованих на формування світогляду неприйняття корупції. У громадських приймальнях Головного та підвідомчих управлінь встановлені скриньки для повідомлень про неправомірні дії працівників Фонду.

Підвідомчим управлінням направлені методичні рекомендації щодо застосування законодавчих та нормативних актів при проведенні спеціальних перевірок стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, що передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища.

З метою розробки механізмів контролю за дотриманням вимог антикорупційного законодавства та шляхів врегулювання конфлікту інтересів здійснюється дослідження щодо фактів прийняття рішень про пенсійне забезпечення працівників Фонду та членів їх сімей, у тому числі на виконання судових рішень.

Протягом звітного періоду в органах Фонду області виявлено та врегульовано 1 випадок виникнення конфлікту інтересів стосовно роботи особи, яка має родинні стосунки. Також розглянуто 6 звернень щодо корупційних дій працівників Головного та підвідомчих управлінь. У результаті інформації, яка б підтверджувала наявність корупційного правопорушення, не виявлено.

У визначені терміни перевірено своєчасність подання працівниками органів Фонду області 1326 електронних декларацій про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру. Виявлено 30 випадків неподання або несвоєчасного подання декларацій, про що було повідомлено в письмовій формі Національне агентство з питань запобігання та виявлення корупції.

У рамках антикорупційних заходів у трьох територіальних управліннях проведені перевірки щодо попередження та профілактики корупційних правопорушень. Засвідчено одне упущення щодо виконання антикорупційної програми Пенсійного фонду України та своєчасності подання декларацій.

У ході контрольних заходів проведені операції за принципом «таємного покупця» та здійснені опитування відвідувачів громадських приймалень. Результати засвідчили, що дії фахівців, які здійснювали прийом громадян, відповідають вимогам щодо поведінки державних службовців та демонструють належний професійний рівень знань з питань пенсійного забезпечення. Зауважень щодо доброчесності та якості обслуговування відвідувачів не встановлено.

В органах Фонду області забезпечується щоквартальний моніторинг щодо додержання посадовими особами антикорупційного законодавства, зокрема, у питаннях сумісництва та суміщення з іншими видами діяльності, обмеження спільної роботи близьких осіб тощо.

Таким чином, комплексна упереджуюча та інформаційно-роз’яснювальна робота дозволила уникнути порушень вимог антикорупційного законодавства, по яких відповідні матеріали передаються до правоохоронних органів для належного реагування.

З метою ліквідації та упередження недоліків і упущень в організації внутрішнього контролю за окремими напрямами діяльності Головного та підвідомчих управлінь, колегія

ВИРІШИЛА:

1.Заступникам начальника, начальникам самостійних структурних підрозділів Головного управління, начальникам територіальних управлінь:

1.1 Забезпечити належну організацію внутрішнього контролю, в тому числі в частині упередження порушень законодавства на основі визначення ризиків діяльності органів Пенсійного фонду області, а також вжиття відповідних заходів щодо їх усунення.

1.2. Продовжити виконання Антикорупційної програми Пенсійного фонду України на 2018 рік та затверджених Планом виконання Антикорупційної програми заходів антикорупційного спрямування.

2.Начальнику управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю Гордійчук В.М. у ході планування, проведення та документування внутрішніх аудитів зосередити увагу на оцінці стану функціонування системи внутрішнього контролю в Головному та підвідомчих управліннях Фонду, в тому числі в частині запобігання порушень законодавства.

3. Начальникам підвідомчих управлінь:

1. Заступникам начальника, начальникам самостійних структурних підрозділів Головного управління, начальникам територіальних управлінь:
1.1 Забезпечити належну організацію внутрішнього контролю, в тому числі в частині упередження порушень законодавства на основі визначення ризиків діяльності органів Пенсійного фонду області, а також вжиття відповідних заходів щодо їх усунення.
1.2. Продовжити виконання Антикорупційної програми Пенсійного фонду України на 2018 рік та затверджених Планом виконання Антикорупційної програми заходів антикорупційного спрямування.
2. Начальнику управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю Гордійчук В.М. у ході планування, проведення та документування внутрішніх аудитів зосередити увагу на оцінці стану функціонування системи внутрішнього контролю в Головному та підвідомчих управліннях Фонду, в тому числі в частині запобігання порушень законодавства.

3. Начальникам підвідомчих управлінь:
3.1. З метою підвищення ефективності внутрішнього контролю звернути увагу на існуючі ризики в роботі та вжити відповідних заходів щодо мінімізації їх впливу на кінцеві результати.
3.2. Врахувати вимоги та рекомендації, надані за результатами аудиту ефективності щодо оптимізації видатків, пов’язаних з утриманням службових приміщень та експлуатаційних послуг.
3.3. Забезпечувати повноту усунення виявлених за результатами внутрішніх аудитів недоліків та відшкодування коштів.
3.4. З метою запобігання корупційним правопорушенням здійснювати заходи щодо виявлення та усунення корупційних ризиків в діяльності державних службовців (дискреційні повноваження, неналежна організація роботи, недоброчесність поведінки, конфлікт інтересів тощо).
3.5. Провести тестування державних службовців для визначення рівня знань антикорупційного законодавства відповідно до Закону України «Про запобігання корупції». Інформацію про результати проведеної роботи надати головному спеціалісту з питань запобігання та виявлення корупції Головного управління до 27.12.2018 року.
3.6. Постійно здійснювати роз’яснювальну роботу (лекції, семінари, заняття, тематичні наради) щодо дотримання антикорупційного законодавства серед працівників управління.
4. Контроль за виконанням даного рішення залишаю за собою.

Начальник

Головного управління                         В. ТАРАТОРІН