Електронна трудова книжка
Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки — цифровий аналог паперової трудової книжки. Запровадження електронної трудової книжки допоможе спростити облік трудової діяльності працівників, зменшити паперовий документообіг та наслідки втрати чи пошкодження документів.
Крім того відомості з електронної трудової книжки вносяться до персональної облікової картки застрахованої особи реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування і це дає змогу в будь-який момент мати інформацію про розмір набутого страхового стажу, та автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
Для цього кожен страхувальник повинен оцифрувати наявні в нього трудові книжки та засобами вебпорталу електронних послу передати такі відомості до Пенсійного фонду. Перед оцифруванням (скануванням) трудової книжки необхідно провести її аудит, а саме:
– звірити паспортні дані (прізвище, ім’я, по батькові працівника та дату народження);
– перевірити наявність підпису власника трудової книжки, підпису особи, відповідальної за видачу трудової книжки, печатки установи, де вперше заповнювалась трудова книжка;
– перевірити записи про зміни прізвища, імені чи по батькові;
– перевірити записи у розділі «Відомості про роботу» (переведення на іншу посаду, присвоєння нового розряду чи рангу тощо).
Щоб передати відскановану трудову книжку до Пенсійного фонду страхувальнику необхідно мати кваліфікований електронний підпис (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також в багатьох банках. За допомогою КЕП увійти до особистого кабінету на вебпорталі (portal.pfu.gov.ua), в розділі «Комунікації з ПФУ» обрати пункт «Відомості про трудові відносини». Далі у вікні «Відомості про трудову діяльність» в розділі «Скан-копії документів» натиснути кнопку «Додати файл» та у списку, що з’явиться, вибрати відповідний тип документу та додати файли зі сканованими копіями документів. Після завантаження сканованих копій необхідно поставити відмітку «Даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних» та натиснути кнопку «Відправити до ПФУ».
Скановані копії повинні бути кольоровими, містити повне зображення всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку, зображення повинні бути чіткі, читабельні та відображати всі реквізити.
Після перевірки Пенсійним фондом переданих даних та їх внесення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування паперова трудова книжка може бути передана працівникові. За бажанням працівника в передану йому паперову трудову книжку страхувальником і надалі можуть вноситися записи про прийняття, переведення, звільнення тощо паралельно з веденням електронного варіанту трудової книжки.
Скановану копію трудової книжки може подавати не лише страхувальник, а й сама застрахована особа. Окрім самої трудової книжки можна передавати й інші документи, що підтверджують стаж, наприклад, документи про набуття освіти, свідоцтва про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо.
Переглянути оцифровані відомості про трудову діяльність, а також розрахований на їх основі загальний страховий стаж та інші відомості про особу накопичені про неї в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування кожна застрахована особа може зареєструвавшись на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису або через сервіс GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Bank ID. Загалом, використання вебпорталу це можливість і для роботодавця і для працівника дистанційно отримати послуги, які раніше вимагали особистого звернення в територіальні органи Пенсійного фонду.
