Про роботу відділу внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області за 2020 рік

Відповідно до зведеного операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України на 2020 рік, затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України 24 грудня 2019 року, на 2020 рік заплановано проведення 6 внутрішніх аудитів.

У 2020 році проведено внутрішні аудити на теми:

– “Оцінка правильності та своєчасності призначення пенсій та проведення їх перерахунків, обліку переплат пенсій, повноти охоплення заходами стягнення надміру виплачених коштів, списання переплат пенсій, призначення (поновлення) та виплати пенсій внутрішньо переміщеним особам”;

– “Стан дотримання порядку обліку надходження сум платежів, повнота та своєчасність направлення підприємствам до відшкодування розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах, ефективність вжитих заходів по стягненню боргів, результативність спільних заходів, спрямованих на виявлення фактів використання праці неоформлених осіб”;

– “Стан дотримання нормативно-правових актів з питань витрачання коштів на оплату праці”;

– “Організація роботи щодо прийому та обслуговування громадян”;

– “Стан використання коштів на утримання службових приміщень, транспортних засобів, оплату комунальних послуг та енергоносіїв”;

– “Стан функціонування інформаційно-телекомунікаційної системи та організації роботи, спрямованої на наповнення Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування”.

У ході проведення внутрішніх аудитів збір аудиторських доказів проводився у структурних підрозділах Головного управління: управлінні застосування пенсійного законодавства, управлінні з питань виплати пенсій, фінансово-економічному управлінні (тричі), юридичному управлінні, управлінні обслуговування громадян, управлінні адміністративного забезпечення та управлінні інформаційних систем та електронних реєстрів.

У ході проведення 6 внутрішніх аудитів виявлено 82 нефінансових порушення, зокрема:

– невірно визначено страховий або спеціальний стаж – 17 випадків;

– порушення термінів винесення рішень по заявах на призначення/перерахунок пенсій – 25 випадків;

– відсутні скановані документи – 1 випадок;

– невірно внесено дату працевлаштування згідно довідки ОК-5 – 4 випадки;

– у журналі не зареєстровано рішення про утримання надміру виплачених сум пенсій – 2 випадки;

– не в повному обсязі проводилось завантаження даних з баз АРМ ОССВ та АРМ ОССВ2 в Веб-ОССВ – 10 випадків (5 – по фінансових санкціях, 5 – по пільгових пенсіях);

– несвоєчасне відшкодування підприємством пільгових пенсій окремим категоріям працівників, які фінансуються повністю за рахунок працедавців – 2 випадки;

– не передано юридичному управлінню пакет документів по заборгованості з відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах – 1 випадок;

– у сервісних центрах відсутні звукові маячки типу “Метроном”– 6 випадків;

– при складанні інформацій про послуги, які надані відділами обслуговування, виявлено розбіжності стосовно кількості наданих послуг – 6 випадків;

– не поновлено графіки прийому громадян на віддалених робочих місцях на ІІ півріччя 2020 року – 2 випадки;

– при здійснені дзвінків в режимі “таємного покупця” не дотримано вимоги п.4 Стандартів обслуговування громадян в органах Пенсійного фонду, а саме, спеціалістами не вказано орган Пенсійного фонду, до якого здійснено дзвінок та не названо своє ім’я – 3 випадки;

– у сервісному центрі відсутнє обладнане робоче місце з можливістю використання технологій віддаленого доступу та електронних послуг веб-порталу Пенсійного фонду України – 1 випадок;

– не проводилась інформаційно-роз’яснювальна робота щодо підключення та використання послуги сервісу інформування осіб шляхом відправлення СМС-повідомлень – 1 випадок;

– при складанні службових записок для погодження з керівництвом щодо використання службового автомобіля виявлено недоліки при їх оформленні, а саме, не зазначено конкретні цілі поїздок – 3 випадки;

– у веденні формулярів ЕОТ (електронно-обчислювальної техніки) відсутні номери та дати наказів на призначення, заведення двох формулярів на одного користувача, відсутні відмітки про передачу комп’ютера від одного користувача до іншого, невідповідність логіну у формулярі та логіну фактичного входу в систему;

– не проведені зміни у формулярах з логіном – 1;

– відсутність наказів на доступ спеціалістів управління соціальної політики до централізованої підсистеми “Призначення та виплати пенсії на базі електронної пенсійної справи”, які проводили перевірки правильності призначення та перерахунків пенсій;

– не забезпечено належний стан відео-спостереження у всіх критично важливих місцях;

– не призначено резервних (дублюючих) адміністраторів на випадок тимчасової відсутності основного адміністратора (відпустка, відрядження, інші поважні причини);

– не надавались пропозиції для списання засобів комп’ютерної техніки, іншого обладнання інформаційно – телекомунікаційної системи, які не підлягають подальшому використанню;

– не забезпечено зберігання наданих адміністратором паролів користувачів ресурсів ІТС у керівника відповідного структурного підрозділу;

– протягом 2019-2020 років не проводились перевірки у відділах (секторі) супроводження інформаційних систем та електронних реєстрів;

– встановлено 5 нефінансових порушень про відсутність інформації по сплаті страхових внесків в картках страхувальників (позначки про сплату).

Також, встановлено 26 фінансових порушень на загальну суму 76696,7 грн.

Порушення, які не призвели до втрат встановлено в 11 випадках на суму 7341,4 грн.:

– 8 порушень – недоплати пенсій на загальну суму 537,7 грн.;

– 3 порушення – недоплати заробітної плати на загальну суму 6803,7 грн.

Порушення, які призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів встановлено у 15 випадках на загальну суму 69355,3 грн.:

– 2 порушення – переплата пенсій на суму 5159,1 грн.;

– 4 порушення – не виставлено до відшкодування фактичних витрат на виплату пільгових пенсій на загальну суму 54349,9 грн.;

– 4 порушення – нараховано фінансових санкцій та пені по страхових внесках на загальну суму 9776,7 грн.;

– 5 порушень – переплата заробітної плати на загальну суму 69,6 грн.

Протягом звітного періоду за результатами аудитів усунуто 71 нефінансове порушення та 26 фінансових порушень, на загальну суму 45698,9 грн., (у тому числі 5 порушень на суму 2516,1 грн., виявлених у попередніх звітних періодах), з яких:

– 11 порушень на суму 7341,4 грн., які не призвели до втрат;

– 15 порушень на суму 38357,5 грн., які призвели до втрат фінансових та матеріальних ресурсів (у тому числі 5 порушень на суму 2516,1 грн., виявлених у попередніх звітних періодах).

Станом на 01.01.2021 не усунуто 11 нефінансових порушень (поточного року).

Залишок невідшкодованих втрат фінансових та матеріальних ресурсів станом 01.01.2021 складає 33513,9 грн., з яких:

– 4651,7 грн. – переплата пенсії;

– 28862,2 грн. – недоотримані фінансові ресурси (не відшкодовані фактичні витрати на виплату пільгових пенсій та нараховані фінансові санкції).

На виконання листа Департаменту внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України від 29.10.2020 № 2800-0701-9/37008 відділом внутрішнього аудиту проведено аналіз відшкодування коштів за результатами внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів. У результаті проведеної роботи, відшкодовано коштів за результатами аудиторських досліджень (2012-2019 роки) в сумі 2516,1 грн.

У 7 структурних підрозділах (управлінні застосування пенсійного законодавства, управлінні з питань виплати пенсій, фінансово-економічному управлінні (тричі), управлінні обслуговування громадян та управлінні інформаційних систем та електронних реєстрів) виявлено 28 недоліків/проблем  щодо функціонування системи внутрішнього контролю, з яких усунуто – 19. Не усунуто – 9 недоліків за результатами  аудитів, термін виконання пропозицій щодо яких не настав.

За результатами 3 аудитів, проведених у 2019 році, повністю усунуто –   17 недоліків, з них 7 – щодо функціонування системи внутрішнього контролю, 4 – щодо якості надання адміністративних послуг та 6 – стосовно управління державним майном.

За результатами проведених аудитів складено 6 аудиторських звітів.

Надано 38 рекомендацій, які прийняті до виконання. Станом на 01.01.2021 повністю виконано 32 рекомендації за результатами аудитів. Термін виконання інших 6 рекомендацій не настав. За результатами аудитів Головним управлінням прийнято 9 управлінських рішень (наказів) про результати внутрішніх аудитів.

Також у 2020 році в повному обсязі виконано 17 рекомендацій, наданих за результатами проведених у 2019 році 3 аудитів.

На 2020 рік у Зведеному операційному плані заплановано 64 заходи з іншої діяльності з внутрішнього аудиту, які виконано в повному обсязі.

У 2020 році відділом внутрішнього аудиту здійснювались інші контрольні заходи, зокрема, головний спеціаліст відділу внутрішнього аудиту брав участь у проведені попередньої перевірки фактів, викладених у заяві громадянина Чорнобая С.Д., щодо можливих неправомірних дій зі сторони посадових осіб Кременецького об’єднаного управління Пенсійного фонду України Тернопільської області при розгляді питання про призначення йому пільгової пенсії.

Також спеціалістами відділу внутрішнього аудиту проведено оцінку правильності визначення стажу роботи державних службовців Головного управління для встановлення надбавок за ранг та вислугу років. При проведенні оцінки витрачено робочого часу 105 людино-днів.

Під час проведення оцінки виявлено порушення стосовно 31 працівника,  яким невірно було встановлено дати та розмір надбавок за вислугу років на державній службі згідно із Законом України “Про державну службу” від 10.12.2015 № 889-VIII. Переплати зазначених надбавок по 9 працівниках склали в сумі 2612,6 грн., недоплати по 13 працівниках склали в сумі 843,6 грн., по 9 працівниках допущені порушення до переплат чи недоплат не призвели.

Усунено виявлених порушень в сумі 4676,4 грн., з яких:

– відшкодовано до бюджету Пенсійного фонду України в сумі 3832,8 грн., в тому числі 1220,2 грн. – виявлених в попередніх звітних періодах;

– усунуто недоплат пенсій, заробітної плати в сумі 843,6 грн.