Про роботу відділу внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області за 9 місяців 2020 року

Відповідно до зведеного операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України на 2020 рік, затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України 24 грудня 2019 року, на 2020 рік заплановано проведення 6 внутрішніх аудитів.

Упродовж 9 місяців 2020 року заплановано та проведено внутрішні аудити на теми:

– “Оцінка правильності та своєчасності призначення пенсій та проведення їх перерахунків, обліку переплат пенсій, повноти охоплення заходами стягнення надміру виплачених коштів, списання переплат пенсій, призначення (поновлення) та виплати пенсій внутрішньо переміщеним особам”;

– “Стан дотримання порядку обліку надходження сум платежів, повнота та своєчасність направлення підприємствам до відшкодування розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах, ефективність вжитих заходів по стягненню боргів, результативність спільних заходів, спрямованих на виявлення фактів використання праці неоформлених осіб”;

– “Стан дотримання нормативно-правових актів з питань витрачання коштів на оплату праці”;

– “Організація роботи щодо прийому та обслуговування громадян”;

– “Стан використання коштів на утримання службових приміщень, транспортних засобів, оплату комунальних послуг та енергоносіїв”.

Збір аудиторських доказів під час проведення внутрішніх аудитів проводився у наступних структурних підрозділах Головного управління: управлінні застосування пенсійного законодавства, управлінні з питань виплати пенсій, фінансово-економічному управлінні (тричі), юридичному управлінні, управлінні обслуговування громадян та управлінні адміністративного забезпечення.

У ході проведення аудитів виявлено 74 нефінансових порушення, зокрема:

– невірно визначено страховий або спеціальний стаж – 17 випадків;

– порушення термінів винесення рішень по заявах на призначення/перерахунок пенсій – 25 випадків;

– відсутні скановані документи – 1 випадок;

– невірно внесено дату працевлаштування згідно довідки ОК-5 – 4 випадки;

– у журналі не зареєстровано рішення про утримання надміру виплачених сум пенсій – 2 випадки;

– не в повному обсязі проводилось завантаження даних з баз АРМ ОССВ та АРМ ОССВ2 в Веб-ОССВ – 10 випадків (5 – по фінансових санкціях, 5 – по пільгових пенсіях);

– несвоєчасне відшкодування підприємством пільгових пенсій окремим категоріям працівників, які фінансуються повністю за рахунок працедавців – 2 випадки;

– не передано юридичному управлінню пакет документів по заборгованості з відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах – 1 випадок;

– у сервісних центрах відсутні звукові маячки типу “Метроном”– 6 випадків;

– при складанні інформацій про послуги, які надані відділами обслуговування, виявлено розбіжності стосовно кількості наданих послуг – 6 випадків;

– не поновлено графіки прийому громадян на віддалених робочих місцях на ІІ півріччя 2020 року – 2 випадки;

– при здійснені дзвінків в режимі “таємного покупця” не дотримано вимоги п.4 Стандартів обслуговування громадян в органах Пенсійного фонду, а саме, спеціалістами не вказано орган Пенсійного фонду, до якого здійснено дзвінок та не названо своє ім’я – 3 випадки;

– у сервісному центрі відсутнє обладнане робоче місце з можливістю використання технологій віддаленого доступу та електронних послуг веб-порталу Пенсійного фонду України – 1 випадок;

– не проводилась інформаційно-роз’яснювальна робота щодо підключення та використання послуги сервісу інформування осіб шляхом відправлення СМС-повідомлень – 1 випадок;

– при складанні службових записок для погодження з керівництвом щодо використання службового автомобіля виявлено недоліки при їх оформленні, а саме, не зазначено конкретні цілі поїздок – 3 випадки.

Також, встановлено 26 фінансових порушень на загальну суму 76696,7 грн.

Порушення, які не призвели до втрат встановлено в 11 випадках на суму 7341,4 грн.:

– 8 порушень – недоплати пенсій на загальну суму 537,7 грн.;

– 3 порушення – недоплати заробітної плати на загальну суму 6803,7 грн.

Порушення, які призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів встановлено у 15 випадках на загальну суму 69355,3 грн.:

– 2 порушення – переплата пенсій на суму 5159,1 грн.;

– 4 порушення – не виставлено до відшкодування фактичних витрат на виплату пільгових пенсій на загальну суму 54349,9 грн.;

– 4 порушення – нараховано фінансових санкцій та пені по страхових внесках на загальну суму 9776,7 грн.;

– 5 порушень – переплата заробітної плати на загальну суму 69,6 грн.

Станом на 01.10.2020 за результатами аудитів усунуто 51 нефінансове порушення та 20 фінансових порушень, на загальну суму 38037,7 грн., з яких:

11 порушень на суму 7341,4 грн., які не призвели до втрат;

9 порушень на суму 30696,3 грн., які призвели до втрат фінансових та матеріальних ресурсів.

Станом на 01.10.2020 не усунуто 23 нефінансових порушення (поточного року).

Залишок невідшкодованих втрат фінансових та матеріальних ресурсів станом 01.10.2020 складає 38659,0 грн., з яких:

– 4801,7 грн. – переплата пенсії;

– 33857,3 грн. – недоотримані фінансові ресурси (не відшкодовані фактичні витрати на виплату пільгових пенсій  та нараховані фінансові санкції).

Загалом у 4 структурних підрозділах (управлінні застосування пенсійного законодавства, управлінні з питань виплати пенсій, фінансово-економічному управлінні (тричі) та управлінні обслуговування громадян) виявлено 20 недоліків/проблем щодо функціонування системи внутрішнього контролю, з яких усунуто – 10. Не усунуто – 10 недоліків за результатами  аудитів, термін виконання пропозицій щодо яких не настав.

За результатами проведених аудитів складено 5 аудиторських звітів. Надано 35 рекомендацій, які прийняті до виконання. Станом на 01.10.2020 повністю виконано 5 рекомендацій за результатами аудиту щодо правильності та своєчасності призначення та виплати пенсій. Термін виконання інших 30 рекомендацій не настав. За результатами аудитів Головним управлінням прийнято 8 управлінських рішень (наказів) про результати внутрішніх аудитів.