Про результати роботи відділу внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області за 2021 рік

Відповідно до зведеного операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України на 2021 рік, затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України 23 грудня 2020 року, на 2021 рік заплановано проведення 6 внутрішніх аудитів.

У 2021 році проведено внутрішні аудити на теми:

– “Стан дотримання вимог законодавства щодо правильності та своєчасності призначення пенсій та проведення їх перерахунків, обліку переплат пенсій, повноти охоплення заходами стягнення надміру виплачених коштів, списання переплат пенсій, призначення (поновлення) та виплати пенсій внутрішньо переміщеним особам”;

– “Стан дотримання порядку обліку надходження сум платежів, повноти та своєчасності направлення підприємствам до відшкодування розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах, вжитих заходів по стягненню боргів та результативності спільних заходів, спрямованих на виявлення фактів використання праці неоформлених осіб”;

– “Стан роботи по виконанню кошторису на фінансування адміністративних видатків, пов’язаних із використанням функцій, покладених на органи Фонду та дотримання нормативно-правових актів при процедурах закупівель”;

– “Ефективність використання коштів на оренду та охорону приміщень, комунальні та експлуатаційні послуги, утримання автотранспорту”;

– “Організація роботи щодо прийому та обслуговування громадян”;

– “Додержання вимог законодавства про доступ до інформаційних ресурсів ІТС ПФУ та відповідності рівня доступу визначеним повноваженням до підсистем ІКІС ПФУ”.

Збір аудиторських доказів під час проведення внутрішніх аудитів проводився у наступних структурних підрозділах Головного управління: управлінні пенсійного забезпечення, управлінні з питань виплати пенсій, управлінні обслуговування громадян, управлінні адміністративного забезпечення, фінансово-економічному управлінні тричі та юридичному управлінні двічі.

У ході проведення аудитів виявлено 88 нефінансових порушень, зокрема:

– не зазначено дату укладання договору про добровільну участь у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування – 1 випадок;

– невірно проставлено ознаку спеціального стажу при визначенні права на виплату грошової допомоги відповідно до п.7.1 розділу XV Прикінцевих положень Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” – 2 випадки;

– не зазначено форму власності підприємства при визначенні права на виплату грошової допомоги відповідно до п.7.1 розділу XV Прикінцевих положень Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”– 1 випадок;

– не надано запити на проведення актів зустрічних перевірок довідок про заробітну плату – 4 випадки;

– не довантажені акти про результати перевірки довідок про нараховану заробітну плату – 4 випадки;

– в актах про результати перевірки довідок про нараховану заробітну плату виявлені розбіжності – 3 випадки;

– при опрацюванні довідок про заробітну плату невірно проставлено поле, “не враховувати” змінено на “автоматично” – 4 випадки;

– не вірно застосовано коди причини зняття з оплати – 6 випадків;

– припинення виплати по причині тривалої неоплати проведено пізніше 6 місяців – 8 випадків;

– невірно проведено розподіл утримань по двох виконавчих провадженнях – 1 випадок;

– несвоєчасне направлення фінансової санкції та пені суб’єкту підприємницької діяльності – 1 випадок;

– несвоєчасне відшкодування підприємствами пільгових пенсій окремим категоріям працівників, які фінансуються повністю за рахунок працедавців, що передбачено Постановою Правління Пенсійного фонду України від 25.01.2008 № 3-2 “Про затвердження Порядку подання та оформлення документів для призначення пільгових пенсій та перерахування підприємствами та організаціями коштів на її виплату відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18.07.2007 № 937” – 11 випадків;

 – некоректне внесення поля “Інспектор” в базах АРМ ОССВ та Веб ОССВ”– 1 випадок;

– невідправлений Розрахунок фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій за місцезнаходженням підприємства – 1 випадок;

– у протоколах не всіма членами тендерного комітету проставлено підписи – 7 випадків;

– при укладанні договору закупівлі не зазначено предмет закупівлі – 1 випадок;

– виявлено відсутність кнопки виклику спеціалістів сервісного центру – 1 випадок;

– на інформаційному стенді наявна неактуальна інформація – 1 випадок;

– на вебпорталі відображено застарілу інформацію про прийом громадян на віддалених робочих місцях – 1 випадок;

– на вебпорталі розміщено інформацію з назвами сервісних центрів, які не відповідають назвам після реорганізації – 1 випадок;

– виявлено факти нестабільної роботи телефонних “гарячих ліній”, відповіді працівників сервісних центрів за результатами контрольних дзвінків не були точними та інформативними, були випадки, коли спеціалісти не відповідали на дзвінки – 11 випадків;

– не проводились заходи з роз’яснювальної роботи – 3 випадки;

– встановлено неналежне ведення формулярів та не забезпечено достатній контроль за робочими станціями – 12 випадків;

– виявлено відсутність підписів відповідальних працівників у Журналі користувачів ЛОМ про отримання захищеного носія та флеш-пам’яті – 2 випадки.

Також, встановлено 14 фінансових порушень на загальну суму 49426,3 грн.

Порушення, які не призвели до втрат встановлено в 6 випадках на суму 2093,9 грн.

Порушення, які призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів встановлено у 8 випадках на загальну суму 47332,4 грн, а саме :

– 3 випадки заниження відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах на загальну суму 45255,1 грн.;

– 3 випадки переплати пенсій на суму 1985,4 грн;

– 2 випадки не нарахування пені за порушення термінів сплати орендної плати на суму 91,9 грн.

Протягом 2021 року за результатами аудитів усунуто 74 нефінансових порушень та 15 фінансових порушень, на загальну суму 74106,9 грн (у тому числі 1 порушення на суму 24680,6 грн, виявлене до 2021 року), з яких:

– 6 порушень на суму 2093,9 грн, які не призвели до втрат;

– 9 порушень на суму 72013,0 грн, які призвели до втрат фінансових та матеріальних ресурсів (у тому числі 1 порушення на суму 24680,6 грн, виявлене до 2021 року).

Станом на 01.01.2022 не усунуто 14 нефінансових порушень. 

Всі суми порушень, які були виявлені під час проведення внутрішніх аудитів у 2021 році, що не призвели до втрат, а також які призвели до втрат фінансових та матеріальних ресурсів станом на 01.01.2022 відшкодовані повністю.

Загалом у 6 структурних підрозділах (управлінні пенсійного забезпечення, управлінні з питань виплати пенсій, управлінні обслуговування громадян, управлінні адміністративного забезпечення, управлінні інформаційних систем та електронних реєстрів фінансово-економічному управлінні та юридичному управлінні) виявлено 6 недоліків/проблем щодо функціонування системи внутрішнього контролю, 1 недолік/проблему – щодо управління державним майном та 1 недолік/проблему – щодо надійності ефективності та результативності інформаційних систем і технологій.

Станом на 01.01.2022 залишається не усуненим 1 недолік/проблема – щодо надійності ефективності та результативності інформаційних систем і технологій. Шість недоліків/проблем щодо функціонування системи внутрішнього контролю та один недолік/проблему щодо управління державним майном усунуто.

За результатами проведених аудитів складено 6 аудиторських звітів. Надано 40 рекомендації, які прийняті до виконання. Станом на 01.01.2022 повністю виконано 39 рекомендацій за результатами аудитів, в тому числі 6 рекомендацій, наданих за результатами аудитів, проведених у 2020 році. Досягнуто результативності по 12 рекомендаціях. Термін виконання 7 рекомендацій, наданих за результатами останнього аудиту не настав.

За результатами аудитів у Головному управлінні прийнято 14 управлінських рішень (наказів) за результатами внутрішніх аудитів.