Про роботу відділу внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області за І квартал 2023 року

Відповідно до Зведеного плану діяльності з внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України на 2023-2025 роки, затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України 27 грудня 2022 року, на І квартал 2023 року заплановано проведення 2 внутрішніх аудитів.

У I кварталі 2023 року проведено 2 внутрішніх аудити на тему:

– «Оцінка дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів під час виконання функцій щодо документування управлінської інформації, організації роботи з документами, контролю за виконанням управлінських рішень та розгляду письмових звернень громадян»;

– «Оцінка додержання вимог законодавства при проведенні публічних закупівель робіт, товарів, послуг».

Збір аудиторських доказів під час проведення внутрішніх аудитів проводився у наступних структурних підрозділах Головного управління:

– у загальному відділі, секторі обробки звернень громадян управління адміністративного забезпечення та відділі розгляду звернень управління обслуговування громадян Головного управління;

– у секторі договірної роботи юридичного управління Головного управління. Також дослідження процесу здійснювалось вибірковим методом за матеріалами фінансово-економічного управління, управління адміністративного забезпечення та управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління.

У ході проведення аудитів в управлінні адміністративного забезпечення Головного управління та юридичному управлінні Головного управління виявлено 2 недоліки/проблеми, які стосуються функціонування системи внутрішнього контролю.

Під час проведення внутрішніх аудитів виявлено 104 нефінансових порушень, зокрема:

1. Під час внутрішнього аудиту на тему: «Оцінка дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів під час виконання функцій щодо документування управлінської інформації, організації роботи з документами, контролю за виконанням управлінських рішень та розгляду письмових звернень громадян»:

– віднесення вхідної кореспонденції до неналежної групи та виду документа, що є обов’язковими реквізитами, які вносяться до реєстраційно-моніторингової картки – 2 випадки;

– незаповнення одного із обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки – поля «Додатки», внесення невірної кількості додатків супровідного листа до довідок МСЕК, в розділі «Загальна інформація» – 4 випадки;

– в процесі реєстрації первинних та вторинних виписок з актів огляду МСЕК, в підсистемі ЕДО, не заповнено поле «Зміст», не присвоєно імена сканованим файлам – 12 випадків;

– несвоєчасна реєстрація вхідної кореспонденції (довідок МСЕК) в системі ЕДО – 1 випадок;

– неповне вкладення фотокопій документів при реєстрації вхідної кореспонденції – 1 випадок;

– неналежна реєстрація вхідної кореспонденції (довідки МСЕК) в системі ЕДО (вхідний документ реєструвався двічі) – 5 випадків;

– закриття контрольних карток після закінчення терміну виконання наказів з основної діяльності встановленого в системі ЕДО, оскільки після зняття з контролю проводилось корегування короткого змісту документу – 23 випадки;

– недолучення службової записки про виконання наказу – 1 випадок;

– реєстрація виконавцями відповідей адресатам в останній день терміну виконання – після закінчення робочого часу – 3 випадки;

– прострочення терміну виконання завдання щодо надання відповіді на адвокатський запит – 1 випадок;

– закриття контрольних карток через 1-16 днів після завершення терміну виконання поставлених завдань за адвокатськими запитами та запитами на публічну інформацію – 14 випадків;

– незазначення статусу відправки відповіді на адвокатський запит в підсистемі ЕДО (відсутня дата надсилання документа) – 3 випадки;

– повернення проєктів електронних документів неналежної якості авторам – 2 випадки;

– несвоєчасна реєстрація вхідної кореспонденції – 6 випадків;

– відправка відповідей на звернення за неналежною адресою – 7 випадків.

2. Під час внутрішнього аудиту на тему: «Оцінка додержання вимог законодавства при проведенні публічних закупівель робіт, товарів, послуг»:

– невідповідність вказаного строку поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, у Звітах про договори про закупівлю, укладені без використання електронної системи закупівель, строку зазначеному в оригіналі укладеної угоди – 16 випадків;

– допущення технічної помилки уповноваженою особою, під час оприлюднення інформації, у порядку, передбаченому п. 3, ст. 3 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25 грудня 2015 року № 922-VIII (зі змінами) (у Звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель зазначено кінцеву дату поставки товару, яка припадає на період завершення строку дії договору) – 1 випадок;

– невірно вказана очікувана вартість предмета закупівлі на вебпорталі ProZorro – 1 випадок;

– при публікації оголошення про проведення спрощеної закупівлі не було завантажено один із додатків до нього, щодо вимог, які необхідно враховувати учасниками конкурентних торгів при підготовці пропозицій – 1 випадок.

Фінансових порушень, під час проведення внутрішніх аудитів, не виявлено.

За результатами проведених аудитів складено 2 аудиторських звіти. Надано 23 рекомендації, які прийняті до виконання.

У І кварталі поточного року усунуто один недолік/проблему – щодо функціонування системи внутрішнього контролю, який був виявлений у 2022 році. Також повністю виконано 11 рекомендацій, наданих за результатами аудиту, проведеного у 2022 році. При цьому, забезпечено результативність їх впровадження по 8 рекомендаціях.

Протягом І кварталу 2023 року усунуто 19 нефінансових порушень, виявлених у ході проведення внутрішніх аудитів до 202 року.

Окрім того, усунуто 2 фінансових порушення, виявлені у ході проведення внутрішніх аудитів у 2022 році, з яких:

– 1 порушення на загальну суму 11 111,3 грн, що не призвело до втрат (недоплата пенсії);

– 1 порушення на загальну суму 219,5 грн, що призвело до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (переплата пенсії).

Станом на 01 квітня 2023 року не усунуто 104 нефінансових порушення, виявлених у І кварталі поточного року, а також не виконано 23 рекомендації, по яких термін виконання не настав.

У Головному управлінні прийнято 3 управлінських рішення (накази) за результатами аудитів.