Про роботу відділу внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області за 9 місяців 2023 року

Відповідно до Зведеного плану діяльності з внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України на 2023-2025 роки, затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України 27 грудня 2022 року, упродовж 9 місяців 2023 року проведено 5 запланованих внутрішніх аудитів. Зокрема, на теми:

‒ «Оцінка дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів під час виконання функцій щодо документування управлінської інформації, організації роботи з документами, контролю за виконанням управлінських рішень та розгляду письмових звернень громадян»;

‒ «Оцінка додержання вимог законодавства при проведенні публічних закупівель робіт, товарів, послуг»;

‒ «Оцінка ефективності здійснення заходів державного нагляду (контролю) у сфері загальнообов’язкового державного пенсійного страхування та інших перевірок»;

‒ «Оцінка ефективності експлуатації та супроводу ресурсів інформаційно-комунікаційної системи Пенсійного фонду України та організація доступу до інформації та програмного забезпечення»;

‒ «Оцінка відповідності вимог законодавства щодо прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України».

Збір аудиторських доказів під час проведення внутрішніх аудитів проводився у наступних структурних підрозділах Головного управління:

‒ у загальному відділі, секторі обробки звернень громадян управління адміністративного забезпечення та відділі розгляду звернень управління обслуговування громадян Головного управління;

‒ у секторі договірної роботи юридичного управління Головного управління. Також дослідження процесу здійснювалось вибірковим методом за матеріалами фінансово-економічного управління, управління адміністративного забезпечення та управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління;

‒ у відділі організації та координації контрольно-перевірочної роботи управління контрольно-перевірочної роботи Головного управління;

‒ у відділі адміністрування інформаційних систем та у секторі захисту інформаційних систем управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління;

‒ у відділі методології та організації роботи з обслуговування громадян та окремих відділах (секторі) обслуговування громадян (сервісних центрах) управління обслуговування громадян Головного управління.

Під час проведення аудитів у 5 структурних підрозділах (в управлінні адміністративного забезпечення, юридичному управлінні, управлінні контрольно-перевірочної роботи, управлінні інформаційних систем та електронних реєстрів та управлінні обслуговування громадян) виявлено 3 недоліки (проблеми) – щодо функціонування системи внутрішнього контролю, 1 недолік (проблему) – щодо якості надання адміністративних послуг, 1 недолік (проблему) – щодо виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства та 1 недолік (проблему) – щодо якості надання адміністративних послуг.

У ході проведення 5 внутрішніх аудитів виявлено 335 нефінансових порушень, зокрема:

1. Під час внутрішнього аудиту на тему: «Оцінка дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів під час виконання функцій щодо документування управлінської інформації, організації роботи з документами, контролю за виконанням управлінських рішень та розгляду письмових звернень громадян»:

‒ віднесення вхідної кореспонденції до неналежної групи та виду документа, що є обов’язковими реквізитами, які вносяться до реєстраційно-моніторингової картки – 2 випадки;

‒ незаповнення одного із обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки – поля «Додатки”, внесення невірної кількості додатків супровідного листа до довідок МСЕК, в розділі «Загальна інформація» – 4 випадки;

‒ в процесі реєстрації первинних та вторинних виписок з актів огляду МСЕК, в підсистемі ЕДО, не заповнено поле «Зміст», не присвоєно імена сканованим файлам – 12 випадків;

‒ несвоєчасна реєстрація вхідної кореспонденції (довідок МСЕК) в системі ЕДО – 1 випадок;

‒ неповне вкладення фотокопій документів при реєстрації вхідної кореспонденції – 1 випадок;

‒ неналежна реєстрація вхідної кореспонденції (довідки МСЕК) в системі ЕДО (вхідний документ реєструвався двічі) – 5 випадків;

‒ закриття контрольних карток після закінчення терміну виконання наказів з основної діяльності встановленого в системі ЕДО, оскільки після зняття з контролю проводилось корегування короткого змісту документу – 23 випадки;

‒ недолучення службової записки про виконання наказу – 1 випадок;

‒ реєстрація виконавцями відповідей адресатам в останній день терміну виконання – після закінчення робочого часу – 3 випадки;

‒ прострочення терміну виконання завдання щодо надання відповіді на адвокатський запит – 1 випадок;

‒ закриття контрольних карток через 1-16 днів після завершення терміну виконання поставлених завдань за адвокатськими запитами та запитами на публічну інформацію – 14 випадків;

‒ незазначення статусу відправки відповіді на адвокатський запит в підсистемі ЕДО (відсутня дата надсилання документа) – 3 випадки;

‒ повернення проєктів електронних документів неналежної якості авторам – 2 випадки;

‒ несвоєчасна реєстрація вхідної кореспонденції – 6 випадків;

‒ відправка відповідей на звернення за неналежною адресою – 7 випадків.

2. Під час внутрішнього аудиту на тему: «Оцінка додержання вимог законодавства при проведенні публічних закупівель робіт, товарів, послуг»:

‒ невідповідність вказаного строку поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, у Звітах про договори про закупівлю, укладені без використання електронної системи закупівель, строку зазначеному в оригіналі укладеної угоди – 16 випадків;

‒ допущення технічної помилки уповноваженою особою, під час оприлюднення інформації, у порядку, передбаченому п. 3, ст. 3 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25 грудня 2015 року № 922-VIII (зі змінами) (у Звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель зазначено кінцеву дату поставки товару, яка припадає на період завершення строку дії договору) – 1 випадок;

‒ невірно вказана очікувана вартість предмета закупівлі на вебпорталі ProZorro – 1 випадок;

‒ при публікації оголошення про проведення спрощеної закупівлі не було завантажено один із додатків до нього, щодо вимог, які необхідно враховувати учасниками конкурентних торгів при підготовці пропозицій – 1 випадок.

3. Під час внутрішнього аудиту на тему: «Оцінка ефективності здійснення заходів державного нагляду (контролю) у сфері загальнообов’язкового державного пенсійного страхування та інших перевірок»:

‒ недотримання вимог щодо документування контрольних заходів (у вступній частині актів відсутні дані із встановленого переліку; в описовій частині акту за окремими питаннями перевірки не зазначено чи виявлені порушення; в акті відсутня одна із трьох частин – висновок; в акті, у висновку, відсутній узагальнений опис виявлених перевіркою порушень) – 39 випадків;

‒ в актах зустрічних перевірок відсутня наскрізна нумерація сторінок – 33 випадки;

‒ невідповідність терміну проведення перевірки, зазначеного у журналі реєстрації актів перевірок, періоду, за який проводиться перевірка, зазначеного в акті, терміну вказаному у направленні – 3 випадки;

‒ у направленнях, актах, складених за результатами перевірок допускалися помилки технічного характеру (невірно вказано дату, номер наказу, дату направлення на перевірку, невірна наскрізна нумерація сторінок) – 9 випадків;

‒ у направленнях зазначена дата початку проведення перевірки передує даті реєстрації направлення на проведення перевірки в підсистемі ЕДО – 47 випадків;

‒ незаповнення граф дат початку та завершення перевірки у направлені – 3 випадки;

‒ у направленні не зазначено підставу для здійснення перевірки (номер і дата заяви) – 1 випадок;

‒ у приписі не вказано номер акту, згідно з яким встановлено факт порушення – 1 випадок;

‒ в актах зустрічних перевірок допускалися випадки внесення вручну правок у номер наказу, номерів окремих сторінок та внесення записів різними чорнилами – 4 випадки;

‒ в акті, за одним із питань перевірки зазначено, що перевіркою встановлено порушення, однак дані наведені в додатку свідчать про відсутність порушень – 1 випадок.

4. Під час внутрішнього аудиту на тему: «Оцінка ефективності експлуатації та супроводу ресурсів інформаційно-комунікаційної системи Пенсійного фонду України та організація доступу до інформації та програмного забезпечення»:

‒ відсутність у Журналах ознайомлення з інструкцією оператора прикладних підсистем ІКС ПФУ записів про ознайомлення працівників із змінами внесеними до інструкції – 1 випадок;

‒ відсутність у Журналі ознайомлення з Порядком використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2023 року № 1433, записів про проведення інструктажу для працівників, перед створенням нового облікового запису користувача в прикладних підсистемах ІКС – 4 випадки;

‒ прострочення терміну блокування облікових записів, користувачів прикладних підсистем ІКС ПФУ, які були звільнені з займаних посад, перебували у щорічній основній/додатковій відпустці, відпустці без збереження заробітної плати – 9 випадків;

‒ розблокування доступу до прикладних підсистем ІКС ПФУ, звільненого працівника, з подальшим блокуванням зазначеного доступу – 1 випадок;

‒ недотримання вимог п. 5, Розділу IV Регламенту роботи інформаційно-комунікаційної системи ПФУ щодо необхідності блокування облікових записів користувачів прикладних підсистем ІКС ПФУ не пізніше закінчення робочого часу дня, що передує дню початку відпустки працівника, надходження інформації про тимчасову непрацездатність працівника – 54 випадки;

‒ не внесення змін, згідно наказів з особового складу про проведені зміни в облікових та кадрових документах (у зв’язку зі зміною прізвища), у Базу адміністрування користувачів Web-систем – 2 випадки;

‒ відсутність у Базі адміністрування користувачів Web-систем облікового запису головного спеціаліста – 1 випадок;

‒ недотримання порядку надання ролей та прав доступу до ІКС ПФУ, встановленого Регламентом роботи інформаційно-комунікаційної системи ПФУ, яким передбачено погодження службових записок, поданих керівником структурного підрозділу, на надання доступу до прикладних підсистем ІКС ПФУ, заступником начальника Головного управління згідно із розподілом обов’язків – 1 випадок;

‒ подання службових записок керівниками структурних підрозділів Головного управління на бланку структурного підрозділу, що суперечить Інструкції з діловодства в Головному управлінні – 1 випадок;

5.  Під час внутрішнього аудиту на тему: «Оцінка відповідності вимог законодавства щодо прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України»:

‒ неправильні та нечіткі відповіді працівників сервісних центрів за результатами контрольних дзвінків роботи телефонних «гарячих ліній» (4), незафіксовано телефонні дзвінки в Журналі реєстрації (6) – 10 випадків;

‒ недотримання соціальних та ділових стандартів зовнішнього вигляду спеціалістів сервісних центрів – 1 випадок;

‒ відсутність табличок з переліком послуг, що надаються на робочих столах – 2 випадки;

‒ відсутність Журналу скарг та пропозицій – 2 випадки;

– неналежне ведення Журналу обліку пенсійних посвідчень – 1 випадок.

За 9 місяців 2023 року, під час проведення внутрішніх аудитів, фінансових порушень не виявлено.

Протягом 9 місяців 2023 року усунуто 338 нефінансових порушень, виявлених у ході проведення внутрішніх аудитів, з яких – 19 нефінансових порушень, виявлених у ході проведення внутрішнього аудиту у 2022 році.

Окрім того, усунуто 3 фінансових порушення за сферою/напрямом діяльності «Загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», виявлені у ході проведення внутрішніх аудитів до 2023 року в сумі 11 780,8 грн, з яких:

‒ 1 порушення на загальну суму 11 111,3 грн, що не призвело до втрат (недоплата пенсії);

‒ 1 порушення на загальну суму 219,5 грн, що призвело до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (переплата пенсії);

‒ 1 порушення на загальну суму 450,0 грн, що призвело до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (переплата пенсії).

Станом на 01 жовтня 2023 року не усунуто 16 нефінансових порушень, виявлених під час проведення внутрішнього аудиту в ІIІ кварталі поточного року.

За результатами проведених аудитів складено 5 аудиторських звітів. Надано 50 рекомендацій, які прийняті до виконання.

Станом на 01 жовтня 2023 року повністю виконано 41 рекомендацію, досягнуто результативності по 9-ти рекомендаціях.

Також повністю виконано 11 рекомендацій, наданих за результатами аудиту, проведеного у 2022 році. При цьому, забезпечено результативність їх впровадження по 8 рекомендаціях.

Термін виконання 9-ти рекомендацій, наданих за результатами проведеного останнього аудиту не настав.

У Головному управлінні, за результатами проведених протягом 9 місяців 2023 року внутрішніх аудитів, видано 9 наказів.

Також, упродовж 9 місяців 2023 року відділом внутрішнього аудиту проведено перевірки:

‒ якості складання описів про майно, права та обов’язки, які підлягають передачі Пенсійному фонду України, як правонаступнику Фонду соціального страхування України;

‒ дій посадових осіб раніше діючого управління Пенсійного фонду України в Чортківському районі по факту прийому заяви та документів на призначення пенсії Наумову В.О.

За результатами проведеної перевірки дій посадових осіб раніше діючого управління Пенсійного фонду України в Чортківському районі порушено дисциплінарне провадження.

Крім того, протягом 9 місяців 2023 року відшкодовано до бюджету Пенсійного фонду України кошти в сумі 900,0 грн, виявлені під час проведення інших контрольних заходів до 2023 року.