Про роботу відділу внутрішнього аудиту Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області за 2024 рік

У 2024 році заплановано та проведено 6 внутрішніх аудитів (за результатами оцінки ризиків), з яких – 3 аудити щодо оцінки ефективності виконання завдань та функцій. Зокрема, теми внутрішніх аудитів:

– “Стан організації здійснення своєчасної та у повному обсязі виплати пенсій, щомісячного довічного грошового утримання суддям у відставці та допомоги на поховання”;

– “Стан організації призначення (перерахунку) пенсій та щомісячного довічного грошового утримання суддям у відставці”;

– “Оцінка організації роботи щодо повноти вжитих заходів по надходженню власних коштів до бюджету Пенсійного фонду України”;

– “Стан організації роботи щодо призначення, перерахунку та виплати житлових субсидій і пільг на оплату житлово-комунальних послуг, придбання твердого та рідкого пічного побутового палива і скрапленого газу”;

– “Стан організації та дотримання вимог щодо ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та організації роботи щодо внесення відомостей до Єдиного державного автоматизованого реєстру осіб, які мають право на пільги, Єдиного державного реєстру отримувачів житлових субсидій та їх використання”;

– “Стан організації та дотримання вимог законодавства щодо здійснення страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності”.

Окрім того, у жовтні 2024 року було проведено внутрішній аудит (за дорученням) на тему: “Дослідження стану, наявності та використання всієї публічної інформації та публічної інформації у формі відкритих даних, яка створюється, збирається, зберігається, опрацьовується та передається (в межах повноважень) суб’єктом інформаційного аудиту”.

Збір аудиторських доказів під час проведення внутрішніх аудитів проводився у наступних структурних підрозділах Головного управління:

– по аудиту №1 – у відділі опрацювання пенсійної документації, відділі методології та звітності з виплати пенсій та відділі з питань відрахувань з пенсій управління з питань виплат Головного управління;

– по аудиту №2 – у відділі контролю за правильністю призначення пенсій, відділі призначення пенсій, відділ методології та організації роботи із застосування пенсійного законодавства, відділі перерахунків пенсій №1 та відділі перерахунків пенсій №2 управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління;

– по аудиту №3 – у відділі забезпечення наповнення бюджету фінансово-економічного управління Головного управління;

– по аудиту №4 – у відділі надання житлових субсидій, відділі надання пільг, відділі контролю за правильністю нарахування житлових субсидій та пільг управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління. Також дослідження процесу здійснювалось вибірковим методом за матеріалами управління з питань виплат Головного управління;

– по аудиту №5 – відділі методології та контролю за використанням даних інформаційних систем та електронних реєстрів, відділі ведення електронних реєстрів управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління. Також дослідження процесу здійснювалось вибірковим методом за матеріалами управління обслуговування громадян, фінансово-економічного управління та управління контрольно-перевірочної роботи Головного управління;

– по аудиту №6 – відділі перевірки правильності розрахунку розміру страхових виплат у зв’язку із тимчасовою втратою працездатності управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління.

У ході проведення планового внутрішнього аудиту (за дорученням) на тему: “Дослідження стану, наявності та використання всієї публічної інформації та публічної інформації у формі відкритих даних, яка створюється, збирається, зберігається, опрацьовується та передається (в межах повноважень) суб’єктом інформаційного аудиту”, збір аудиторських доказів проводився у шести структурних підрозділах, а саме: управлінні інформаційних систем та електронних реєстрів, фінансово-економічному управлінні, юридичному управлінні, управлінні адміністративного забезпечення, управлінні по роботі з персоналом та секторі організаційно-інформаційної роботи.

Під час проведення внутрішніх аудитів (за результатами оцінки ризиків) виявлено 10 нефінансових порушень, зокрема під час проведення внутрішнього аудиту на тему:

– “Стан організації здійснення своєчасної та у повному обсязі виплати пенсій, щомісячного довічного грошового утримання суддям у відставці та допомоги на поховання”:

– невідповідність внесеного номера паспорта отримувача недоотриманої пенсії померлого пенсіонера номеру оригіналу документа у розділі “Одноразові виплати” (Тип разової виплати – Виплата недоотриманої пенсії померлого), блоку “Параметри виплати” в підсистемі ППВП ІКІС ПФУ – 1 випадок;

– у підсистемі ППВП ІКІС ПФУ відсутня інформація в розділі “Переплати”, блоку “Нарахування”, (відсутня інформація в Журналі переплат – період переплати, статус переплати, причина переплати, сума переплати, залишок переплати, деталі утворення переплати, деталі погашення переплати) по пенсійній справі, за якою переплата пенсії була списана згідно наказу – 1 випадок;

– невключення до розгляду на засідання Комісії про визнання сум переплат пенсій безнадійною заборгованістю та її списання, документів по пенсійних справах, які були направлені відділом з питань відрахувань управління з питань виплат, для прийняття рішення про визнання переплати безнадійною заборгованістю та її списання – 1 випадок;

– відділом з питань відрахувань управління з питань виплат не передано на розгляд Комісії пакети документів по пенсійних справах, за якими наявні рішення суду про відмову в задоволенні позову Головного управління до пенсіонерів, про стягнення безпідставно набутого майна – 2 випадки;

– по пенсійній справі, за якою виникла переплата пенсії внаслідок зняття коштів з карткового рахунку пенсіонера невідомою особою, після його смерті, не забезпечено передачу матеріалів до правоохоронних органів – 1 випадок.

– “Стан організації призначення (перерахунку) пенсій та щомісячного довічного грошового утримання суддям у відставці”:

– непроведення допризначення пенсії та грошової допомоги (на розмір пенсії не вплинуло) – 1 випадок;

– не повідомлено про працевлаштування (на розмір пенсії не вплинуло) – 1 випадок;

–не встановлено надбавки на утриманців згідно Постанови Кабінету Міністрів України № 654 – 1 випадок.

– “Оцінка організації роботи щодо повноти вжитих заходів по надходженню власних коштів до бюджету Пенсійного фонду України” – нефінансових порушень не встановлено.

– “Стан організації роботи щодо призначення, перерахунку та виплати житлових субсидій і пільг на оплату житлово-комунальних послуг, придбання твердого та рідкого пічного побутового палива і скрапленого газу” встановлено 1 нефінансове порушення – недотримання термінів, щодо призначення житлових субсидій на оплату житлово-комунальних послуг, придбання твердого та рідкого пічного побутового палива і скрапленого газу – 9 випадків.

– “Стан організації та дотримання вимог щодо ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та організації роботи щодо внесення відомостей до Єдиного державного автоматизованого реєстру осіб, які мають право на пільги, Єдиного державного реєстру отримувачів житлових субсидій та їх використання” встановлено 1 нефінансове порушення – непроставлення позначки про зарахування страхового стажу стосовно страхувальників згідно актів, складених за результатами розгляду звернень спеціалістів Головного управління, які виявляють факти невідповідності зарахування страхового стажу – 5 випадків.

– “Стан організації та дотримання вимог законодавства щодо здійснення страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності” – нефінансових порушень не встановлено.

Окрім того, у ході проведення планового внутрішнього аудиту (за дорученням) на тему: “Дослідження стану, наявності та використання всієї публічної інформації та публічної інформації у формі відкритих даних, яка створюється, збирається, зберігається, опрацьовується та передається (в межах повноважень) суб’єктом інформаційного аудиту” виявлено 6 нефінансових порушень, зокрема:

– несвоєчасне подання керівниками структурних підрозділів Головного управління до управління інформаційних систем та електронних реєстрів інформації для оприлюднення та оновлення у формі відкритих даних на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних, на інформаційній сторінці Головного управління вебпорталу Пенсійного фонду України – 5 випадків;

– недостовірність інформації що подається керівниками структурних підрозділів Головного управління для оприлюднення та оновлення у формі відкритих даних – 1 випадок;

– недотримання відповідальною особою за оприлюднення інформації на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних, п.3, п.4 Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних – 1 випадок;

– недотримання відповідальною особою за оприлюднення відкритих даних на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних встановленого терміну оновлення інформації у формі відкритих даних, з дня отримання такої інформації від структурних підрозділів Головного управління – 1 випадок;

– недотримання відповідальною особою за оприлюднення відкритих даних, під час заповнення реквізитів паспорта набору даних, п.7 Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних – 1 випадок;

– нерозміщення відповідальною особою за оприлюднення відкритих даних на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних звітної інформації, що періодично подається структурними підрозділами Головного управління до управління інформаційних систем та електронних реєстрів – 1 випадок.

Також, встановлено 57 фінансових порушень на загальну суму 27 191,8 грн.

Порушення, які не призвели до втрат, встановлено в 35 випадках на загальну суму 15 192,8 грн, а саме:

– 17 випадків – непроведення допризначення пенсії та грошової допомоги по пенсійних справах на загальну суму 6 117,8 грн;

– 17 випадків – завищення сум відшкодування пільгових пенсій на загальну суму 7 388,8 грн, які підлягають зняттю в розрізі підприємств та організацій;

– 1 випадок – невірне застосування коефіцієнта страхового стажу при розрахунку страхувальником розміру допомоги по тимчасовій непрацездатності, що призвело до заниження суми страхової виплати застрахованій особі на суму 1 686,2 грн.

Порушення, які призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів встановлено у 22 випадках на загальну суму 11 999,0 грн, а саме:

– 6 випадків – непроведення допризначення пенсії та грошової допомоги на загальну суму 6 042,1 грн;

– 12 випадків – заниження сум відшкодування пільгових пенсій на загальну суму 848,4 грн, які підлягають донарахуванню по підприємствах та організаціях;

– 4 випадки – фінансування страхувальників для надання страхових виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності за дні непрацездатності застрахованих осіб, з дня встановлення МСЕК інвалідності на суму 5 108,5 грн.

Упродовж 2024 року усунуто 133 нефінансових порушень, виявлених у ході проведення внутрішніх аудитів, з яких – 117 нефінансових порушень, виявлених у ході проведення внутрішнього аудиту у 2023 році.

Окрім того, усунуто 57 фінансових порушень за сферами/напрямами діяльності “Загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”, “Наповнення бюджету Фонду” та “Загальнообов’язкове державне соціальне страхування” на загальну суму 26 105,6 грн (у тому числі 1 порушення на суму 600,0 грн, виявлене до 2024 року), з яких:

– 34 порушення на загальну суму 13 506,6 грн, що не призвели до втрат;

– 22 порушення на загальну суму 11 999,0 грн, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів;

– 1 порушення на загальну суму 600,0 грн, що призвело до втрат фінансових і матеріальних ресурсів.

1 686,2 грн – сума фінансового порушення за сферою/напрямом діяльності “Загальнообов’язкове державне соціальне страхування”, що не призвело до втрат, не підлягає дофінансуванню, у зв’язку з припиненням трудових відносин страхувальника із застрахованою особою.

Загалом у всіх структурних підрозділах, у яких проводились внутрішні аудити (за результатами оцінки ризиків) виявлено 6 недоліків/проблем – всі щодо функціонування системи внутрішнього контролю.

Протягом 2024 року усунуто 5 недоліків/проблем. 

Станом на 01 січня 2025 року виявлений 1 недолік/проблему, за результатами проведеного внутрішнього аудиту в ІV кварталі 2024 року, не усунуто (термін виконання рекомендацій не настав).

У ході проведення планового внутрішнього аудиту (за дорученням) виявлено 1 недолік/проблему – щодо функціонування системи внутрішнього контролю, який усунуто у ІV кварталі 2024 року. 

Також у 2024 році усунуто 1 недолік/проблему – щодо функціонування системи внутрішнього контролю, який був виявлений у 2023 році.

За результатами проведених протягом 2024 року аудитів, складено 7 аудиторських звітів. Надано 57 рекомендацій, з яких 7 – за результатами проведення планового внутрішнього аудиту за дорученням, які прийняті до виконання.

Станом на 01 січня 2025 року повністю виконано 52 рекомендації, досягнуто результативності по 9 рекомендаціях. 

У 2024 році повністю виконано 10 рекомендацій, наданих за результатами аудиту, проведеного у 2023 році. При цьому, забезпечено результативність їх впровадження по 2 рекомендаціях.

У Головному управлінні, за результатами проведених протягом 2024 року внутрішніх аудитів, видано 15 наказів.

Крім того, відділом внутрішнього аудиту проведено 3 інших контрольних заходи, у ході яких виявлено порушення Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року №22-1, а також порядку ведення дiловодства при реєстрацiї звернень громадян.