Пропустити навігацію
Головна / Про ГУ / Структура / Головне управління / Управління документального забезпечення

Управління документального забезпечення

23 Травня 2025 Роздрукувати

ПОЛОЖЕННЯ

про Управління документального забезпечення

Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області

 

І. Загальні положення

1. Управління документального забезпечення (далі – Управління) є самостійним структурним підрозділом Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області (далі – Головне управління), яке підпорядковується начальнику Головного управління. Діяльність Управління спрямовується та координується заступником начальника Головного управління відповідно до розподілу обов’язків між заступниками начальника Головного управління.

2. Структура Управління:

1) загальний відділ;

2) відділ обробки звернень громадян.

3. У своїй діяльності Управління керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, міжнародними договорами України, Положенням про Пенсійний фонд України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 23 липня 2014 року № 280 (із змінами), Положенням про головні управління Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 22.12.2014 № 28-2 (із змінами), Інструкцією з діловодства в Пенсійному фонді України, затвердженою постановою правління Пенсійного фонду України від 24 липня 2020 року № 13-1 (далі – Інструкція з діловодства), Інструкцією з діловодства в Головному управлінні Пенсійного фонду України у Волинській області, затвердженою наказом Головного управління від 09.11.2021 № 529 (далі – Інструкція), іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

II. Завдання, функції Управління

1. Основними завданнями Управління є:

1) організація та забезпечення діловодного процесу в Головному управлінні;

2) організація та контроль роботи у Головному управлінні зі зверненнями громадян та запитами народних депутатів України, депутатів місцевих рад, у тому числі тих, що надійшли з Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органів виконавчої влади, у разі звернення до них громадян;

3) організація та контроль роботи з запитами на публічну інформацію;

4) контроль виконавської дисципліни щодо роботи з документами у Головному управлінні.

5) участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників Головного управління з питань, що належать до компетенції Управління.

Управління, відповідно до покладених на нього завдань, організовує роботу по напрямках.

2. Загальний відділ:

  1. здійснює прийом, попередній розгляд, розподіл вхідної кореспонденції, що надійшла до Головного управління, та внутрішніх службових документів;

  2. здійснює реєстрацію вхідної кореспонденції (крім звернень громадян) в автоматизованій системі електронного документообігу Інтегрованої комплексної інформаційної системи Пенсійного фонду України (далі – ІКІС ПФУ), крім випадків, передбачених пунктами 7, 10–12 глави 2 розділу IV Інструкції з діловодства;

  3. здійснює реєстрацію вхідної кореспонденції, що надійшла до Головного управління в паперовій формі (крім звернень громадян), в автоматизованій системі електронного документообігу ІКІС ПФУ з подальшим скануванням зареєстрованих документів та додаванням їх в розділ “Вкладення”;

  4. готує проєкти резолюцій начальника Головного управління та його заступників для виконання документів;

  5. здійснює передачу зареєстрованих документів, що надійшли у паперовій формі, безпосередньо в структурний підрозділ Головного управління, визначений керівництвом відповідальним за виконання цього документа, для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ;

  6. забезпечує своєчасне опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції через відділення поштового зв’язку та систему автоматизованого електронного документообігу ІКІС ПФУ;

  7. засвідчує копії документів, що створюються у Головному управлінні, за винятком копій документів з кадрових питань та копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку;

  8. здійснює облік, зберігання, тиражування та використання документів з грифом “Для службового користування”;

  9. забезпечує впровадження та нагляд за дотриманням структурними підрозділами Головного управління вимог Інструкції з діловодства та національних стандартів, зокрема, положень Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної»;

  10. забезпечує додержання вимог законодавства про інформацію, захист інформації з обмеженим доступом відповідно до режиму її обробки;

  11. разом з іншими структурними підрозділами Головного управління забезпечує виконання вимог законодавства про запобігання корупції.

3. Відділ обробки звернень громадян:

1) здійснює прийом, попередній розгляд, розподіл звернень громадян, що надійшли до Головного управління, та службових документів, що стосуються питань роботи зі зверненнями громадян;

2) здійснює реєстрацію звернень громадян в автоматизованій системі електронного документообігу ІКІС ПФ, крім випадків, передбачених пунктами 7, 10–12 глави 2 розділу IV Інструкції з діловодства;

3) здійснює реєстрацію звернень громадян, що надійшли до Головного управління в паперовій формі, в автоматизованій системі електронного документообігу ІКІС ПФУ з подальшим скануванням зареєстрованих документів та додаванням їх в розділ “Вкладення”;

4) забезпечує своєчасне опрацювання та відправлення відповідей на звернення громадян через вебпортал Пенсійного фонду України; розміщення відповідей на звернення у спеціалізованій програмі Урядової “гарячої лінії”;

5) забезпечує контроль виконавської дисципліни за розглядом звернень громадян в автоматизованій системі електронного документообігу ІКІС ПФУ, в спеціалізованій програмі Урядової “гарячої лінії” та на вебпорталі Пенсійного фонду України;

6) забезпечує дотримання вимог з підготовки документів та організації роботи з ними; формування та зберігання справ за результатами розгляду звернень громадян, що надійшли до Головного управління у паперовій формі;

7) забезпечує, в межах своїх повноважень, додержання вимог законодавства про інформацію, захист інформації з обмеженим доступом відповідно до режиму її обробки;

8) разом з іншими структурними підрозділами Головного управління забезпечує виконання вимог законодавства про запобігання корупції.

4. Права Управління:

  1. проводити перевірку виконавської дисципліни щодо роботи з документами та стану діловодства у Головному управлінні;

  2. одержувати у встановленому порядку від інших структурних підрозділів Головного управління інформацію, документи, довідки, пояснення та інші матеріали, необхідні для вирішення питань, віднесених до компетенції Управління;

  3. вести, в межах компетенції, службове листування з іншими структурними підрозділами Головного управління;

  4. брати участь у засіданнях колегії, дорадчих органів, нарадах, які проводяться у Головному управлінні, у разі розгляду на них питань, віднесених до компетенції Управління;

  5. вносити пропозиції щодо поліпшення роботи Головного управління та/або підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства та роботи зі зверненнями громадян.

ІІІ. Керівництво Управління

1. Управління очолює начальник Управління, який є державним службовцем, призначається на посаду начальником Головного управління за результатами конкурсу (крім випадків, передбачених законодавством) та звільняється з посади начальником Головного управління відповідно до законодавства про державну службу.

2. На посаду начальника Управління призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра (спеціаліста), має стаж роботи на посадах державної служби категорії ”Б” чи ”В” або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільно володіє державною мовою та відповідає вимогам, встановленим Законом України “Про державну службу”.

3. Начальник Управління безпосередньо здійснює керівництво Управлінням, спрямовує його діяльність, організовує та забезпечує виконання функцій, покладених на Управління, визначає порядок роботи Управління. Підпорядковується, несе персональну відповідальність та звітує перед начальником Головного управління про виконання завдань, покладених на Управління.

4. Начальник Управління, в межах своїх повноважень, має право підпису (візування) документів (інформації, звіти, службові записки, тощо), що подаються начальнику Головного управління, його заступникам.

5. Начальник Управління несе відповідальність, згідно з чинним законодавством України, за розголошення відомостей, що становлять державну таємницю, за розголошення службової інформації.

6. Начальник Управління має право, в межах своїх повноважень, давати доручення працівникам Управління, які є обов’язковими для виконання.

7. Начальник Управління вносить керівництву Головного управління пропозиції щодо заохочення працівників Управління та накладення на них стягнень за порушення службової чи виконавської дисципліни.

8. Заступник начальника управління – начальник загального відділу забезпечує роботу щодо:

1) організації та виконання функцій, покладених на відділ;

2) розроблення у Головному управлінні єдиного порядку документування управлінської діяльності та роботи з документами незалежно від форми їх створення;

3) підготовки інформації начальнику Головного управління про стан виконавської дисципліни в роботі з документами та звітної інформації з питань, що належать до компетенції відділу;

4) підготовки проєктів наказів Головного управління з основної діяльності в межах компетенції Управління;

5) створення документаційного фонду, забезпечення функціонування архіву Головного управління, формування справ, їх зберігання та підготовку для передачі в архів Головного управління; передачі на архівне зберігання в Державний архів Волинської області;

6) здійснення методичного керівництва роботою зі складання (перегляду) проєктів номенклатури справ самостійних структурних підрозділів Головного управління та розроблення зведеної номенклатуру справ Головного управління;

7) контролю дотримання вимог нормативно-правового акту, що регулює порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Головному управлінні;

8) опрацьовування, в межах своєї компетенції, проєктів нормативно-правових актів, здійснення їх експертизу, підготовки обґрунтування до них; участі в експертизі цінності службових документів;

9. На посаду заступника начальника управління – начальника загального відділу може бути призначена особа, яка вільно володіє державною мовою та здобула ступінь вищої освіти не нижче магістра, з досвідом роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В», або досвідом служби в органах місцевого самоврядування, або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років.

10. Заступник начальника управління – начальник відділу обробки звернень громадян:

1) забезпечує контроль щодо дотримання  законодавчих актів, нормативних та розпорядчих документів Пенсійного фонду України, Головного управління та здійснює правильності їх застосування; організовує роботу відділів Управління; безпосередньо здійснює керівництво відділом обробки звернень громадян, спрямовує його діяльність, організовує та забезпечує виконання функцій, покладених на відділ;

2) забезпечує контроль, в установленому порядку, щодо попереднього розгляду звернень громадян,  реєстрації звернень громадян в автоматизованій системі електронного документообігу, здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у Головному управлінні щодо розгляду звернень громадян та підготовкою відповідей на пропозиції, заяви та скарги громадян у відповідності до вимог законодавства;

3) забезпечує контроль за організацією та проведенням особистого прийому громадян начальником Головного управління та його заступниками відповідно до Порядку про організацію та проведення особистого прийому громадян начальником Головного управління та заступниками начальника Головного управління, затвердженого наказом Головного управління;

4) надає, в межах своєї компетенції, консультації та роз’яснення громадянам, які виявили бажання звернутись (або звернулись) на особистий прийом до керівництва Головного управління, про порядок та стан розгляду звернень;

5) забезпечує контроль за організацією роботи щодо формування та зберігання справ щодо розгляду звернень громадян, які надійшли до Головного управління у паперовій формі, та справ, які сформовано за результатом особистого прийому громадян керівництвом Головного управління;

6) координує роботу та здійснює контроль щодо реєстрації запитів на публічну інформацію згідно з Законом України “Про доступ до публічної інформації”, здійснює їх облік та узагальнення, контроль за своєчасністю їх відправлення;

7) організовує роботу щодо опрацювання звернень, які надійшли через електронну базу «Програмно-технічний комплекс Національної системи опрацювання звернень до органів виконавчої влади» установи “Урядовий контактний центр”, з інформаційних сторінок вебпорталу електронних послуг та електронної сторінки Головного управління;

8) здійснює моніторинг та аналіз  роботи з питань звернень громадян, готує щоквартальну аналітичну інформацію начальнику Головного управління про стан виконавської дисципліни зі зверненнями громадян та звітну (щотижневу, щомісячну) інформацію з питань, що належать до компетенції Управління та відділу;

9) інформує начальника Головного управління, його заступників про стан роботи зі зверненнями громадян; про факти формального ставлення до розгляду звернень громадян (при наявності); подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;

10) в межах своїх повноважень, розглядає та бере участь у розгляді звернень громадян, підприємств, установ та організацій, посадових осіб, запитів на інформацію, надає роз’яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції відділу.

11. На посаду заступника начальника управління – начальника відділу обробки звернень громадян може бути призначена особа, яка вільно володіє державною мовою та здобула ступінь вищої освіти не нижче магістра, з досвідом роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В», або досвідом служби в органах місцевого самоврядування, або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років.

12. У разі відсутності начальника Управління його обов’язки виконує заступник начальника управління – начальник загального відділу, а у разі відсутності останнього — заступник начальника управління – начальник відділу обробки звернень громадян.

13. У разі відсутності начальників відділів їх обов’язки виконують заступники начальників цих відділів, а у разі відсутності такої посади відповідно до штатного розпису Головного управління або тимчасової відсутності останнього — головний спеціаліст чи провідний інспектор відповідного відділу за окремим наказом начальника Головного управління.

ІV. Заключні положення

1. Робота Управління організовується відповідно до Колективного договору, Правил трудового розпорядку та Правил внутрішнього службового розпорядку Головного управління та цього Положення.

2. В Управлінні працюють державні службовці та працівники, які виконують функції з обслуговування, які призначаються на посаду та звільняються з неї начальником Головного управління у встановленому законодавством порядку. Службові обов’язки та права працівників Управління визначаються їх посадовими інструкціями, які затверджуються начальником Головного управління.

3. У разі необхідності виконання невідкладних або непередбачуваних завдань працівники Управління виконують, за дорученням начальника Головного управління, інші завдання, в межах Положення  про головні управління Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, якщо їх фаховий рівень достатній для виконання поставлених завдань.

4. Покладання на Управління обов’язків, завдань та функцій інших структурних підрозділів Головного управління, що не належать або виходять за межі його компетенції, не допускається.

5. Управління для виконання покладених на нього завдань забезпечується відповідними приміщеннями, засобами зв’язку, комп’ютерною технікою, іншим обладнанням та матеріалами.

6. Для виконання покладених на нього завдань Управління має право використання службового автотранспорту Головного управління у порядку, визначеному керівництвом Головного управління.

7. Для забезпечення виконання завдань, покладених на Управління, в кошторисі витрат на утримання Головного управління передбачаються відповідні видатки.

background Layer 1