25 Червня 2025
Про важливість оцифрування документів з трудової діяльності застрахованих осіб
Про важливість оцифрування документів з трудової діяльності застрахованих осіб розповіла начальник Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області Леся Неклеса представникам фіскальних і контролюючих структур, профспілок, служби зайнятості та роботодавцям на зустрічі у Волинській обласній державній адміністрації.
На виконання вимог Закону України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” страхувальники (роботодавці) – як фізичні особи – підприємці, так і юридичні особи – зобов’язані до червня 2026 року передати до Пенсійного фонду України для оцифрування скановані копії трудових книжок працівників засобами вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України. Саме Закон № 1217 впроваджує облік трудової діяльності працівників в електронній формі.
Період трудової діяльності працівника, переведений з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну, зберігається у персональній обліковій картці застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Станом на 17 червня 2025 року у Волинській області оцифровано 48,2 % трудових книжок працівників. Фактично 100,3 тис. осіб із 207,9 тис. працівників мають оцифровані трудові книжки. До оцифрування трудових книжок долучилися 6,4 тис. підприємств, або 40 % від загальної кількості (15,9 тис.).
Йдеться про оцифровані трудові книжки застрахованих осіб, які працюють у:
– юридичних осіб – 52,7 %;
– фізичних осіб-підприємців – 17,3 %;
– бюджетних установах – 59,9 %.
Звертаємо увагу, що 57,5 % від загальної кількості страхувальників припадає на фізичних осіб-підприємців
(9,1 тис.), які використовують працю найманих працівників
(28,8 тис.). В цілому у підприємців низький відсоток залучення, лише 17,3 % трудових книжок найманих працівників оцифровано.
Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084 затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.
Пункт 6 Порядку визначає, що відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через вебпортал електронних послуг установи у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування, з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.
Копії сканів виготовляються у кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити усі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів. Копії мають бути якісними і чіткими для сприйняття їх змісту.
Скановані копії документів, що підтверджують страховий стаж працівників, необхідно подати у кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua), з використанням кваліфікованого електронного підпису (керівника, бухгалтера, КЕП-печатки підприємства або визначеного на підприємстві відповідального представника — спеціаліста відділу кадрів).
Інформація зі сканованої копії трудової книжки або документів, що підтверджують страховий стаж, доступна для перегляду працівнику в особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі Пенсійного фонду України, а саме: в закладках: Електронна трудова книжка/Відцифрована ЕТК — оцифровані записи; та Сканкопії трудової книжки — сканкопії сторінок відповідних документів.
Звертаємо увагу: від 06 грудня 2022 року набрав чинності Закон України “Про внесення змін до деяких законів України щодо захисту соціальних трудових та інших прав фізичних осіб, у тому числі під час воєнного стану, та для спрощення обліку робочих місць для осіб з інвалідністю” від 18 жовтня 2022 року № 2682-ІХ. Цей законодавчий акт вносить зміни до Закону України від 08 липня 2010 року № 2464-VI “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”, а саме: відповідно до частини другої статті 20 Закону № 2464 з метою обліку в електронній формі відомостей про трудову діяльність працівника страхувальник зобов’язаний подати відомості на застрахованих осіб засобами вебпорталу Пенсійного фонду України про переведення на іншу роботу (посаду), звільнення, поновлення на роботі, призупинення/поновлення дії трудового договору, належність або неналежність осіб, які працюють, до професійних спілок та осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам до Реєстру.
