Звіт про результати реалізації заходів щодо усунення (мінімізації) корупційних ризиків у діяльності головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області за 9 місяців 2018 року
Головним управлінням Пенсійного фонду України у Вінницькій області протягом звітного періоду організовано роботу щодо забезпечення виконання антикорупційного законодавства. Робота в цьому напрямку спрямована на попередження та своєчасне виявлення корупційних ризиків в діяльності органів Фонду області, зменшення їх впливу на загальні результати роботи.
Функції уповноваженого підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції покладено на управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю, до штату якого включено сектор з питань запобігання та виявлення корупції, у складі завідуючого сектором та головного спеціаліста. В підвідомчих управліннях відповідно до власних наказів призначені відповідальні особи з питань запобігання та виявлення корупції.
Для забезпечення виконання Антикорупційної Програми Пенсійного фонду України на 2018 рік, затвердженої наказом Пенсійного фонду України від 31.07.2018 року №130 “Про зміни в Антикорупційній програмі Пенсійного фонду України на 2018 рік», в головному управлінні видано наказ від 01.08.2018 року № 185 «Про внесення змін до заходів щодо усунення (мінімізації) корупційних ризиків, передбачених Антикорупційною програмою Пенсійного фонду України на 2018 рік». Щокварталу здійснюється моніторинг реалізації заходів щодо усунення (мінімізації) корупційних ризиків у діяльності органів Фонду області, за результатами якого складається звіт та відповідне інформування Пенсійного фонду України.
На виконання п.1.1. з метою забезпечення доступності та прозорості при прийомі та обслуговуванні осіб, які звертаються до органів Фонду області та відповідно до Порядку від 30.07.2015 №13-1 «Про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України» прийом та обслуговування громадян в територіальних управліннях здійснюється будь-яким спеціалістом Фонду незалежно від територіальної приналежності особи, що звертається.
Систему організації прийому громадян за принципом «єдиного» вікна забезпечують 30 відділів/секторів обслуговування громадян.
Крім того, змінено графіки прийому громадян, зокрема, забезпечено щоденний прийом громадян протягом робочого дня без обідньої перерви, а також розмежовано функціональні повноваження підрозділу обслуговування громадян (Фронт-офіси) та підрозділи з обробки документації (Бек-офіси), чим забезпечено знеособленість опрацювання прийнятих документів.
Разом з тим, продовжується робота щодо розширення мережі віддалених робочих місць. Зокрема, з початку року створено 20 віддалених робочих місць поза межами Фонду, а до кінця 2018 року в перспективі відкриття ще 2 таких робочих місця. На сьогодні в області функціонує 61 віддалене робоче місце.
На виконання п.1.2 в головному та територіальних управліннях забезпечено проведення контрольних заходів щодо стану реалізації завдань по усуненню (мінімізації) корупційних ризиків, пов’язаних з недоброчесною поведінкою посадових осіб при виконанні посадових обов’язків.
З метою визначення рівня якості обслуговування, виявлення проблемних аспектів та необхідності внесення корекційних дій запроваджено здійснення моніторингу якості обслуговування громадян. Для цього розроблені та встановлені лінгвістичні знаки у вигляді смайлів та особливі скриньки (кешбокси) з індикаторами якості обслуговування громадян. На 01.10.2018 року опитано 88134 респондентів, з яких 97% задоволені якістю послуг, що надаються Фондом області.
Крім того, для моніторингу якості та оперативності обслуговування громадян, які звертаються до органів Фонду області розроблена та впроваджена методика проведення оперативних перевірок за принципом «таємних покупців» та анкета таємного покупця. За звітний період проведено 52 таких перевірки.
За звітний період проведено 3 контрольних заходи щодо вивчення та оцінки стану роботи з питань запобігання та виявлення корупції в трьох територіальних управліннях, за результатами яких надані рекомендації щодо здійснення превентивних заходів по недопущенню корупційних ризиків.
В органах Фонду області порушень вимог законодавства та етичних норм поведінки не виявлено, скарги громадян на дії працівників відсутні.
На виконання п.1.3 з метою скорочення кількості контактів персоналу, які здійснюють прийом громадян, а отже зниження ймовірності корупційних правопорушень протягом звітного періоду через Контакт-центр управління Пенсійного фонду України в місті Вінниці надано 11293 консультацій з питань пенсійного забезпечення та обліку осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню, 4802 за телефонами «гарячих» ліній територіальних управлінь, 682 за телефоном «гарячої» лінії управління пенсійного забезпечення головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області.
Спеціалістами головного управління надано 679 письмових відповідей на письмові звернення громадян з питань пенсійного забезпечення обліку осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та обслуговування громадян, з яких 123 звернення надійшли через веб-портал Пенсійного фонду та 997 письмових відповідей на звернення, які надійшли через урядову «гарячу» лінію.
З метою вивчення громадської думки та отримання смс – повідомлень від громадян, у разі скарг або пропозицій щодо роботи органів Фонду області в головному управлінні функціонує окремий телефон.
На виконання п.1.4 з метою розширення і вдосконалення дистанційних форм надання послуг в підзвітних територіальних управліннях забезпечується реєстрація нових звернень на розсилку смс – інформування. Станом на 01.10.2018 року зареєстровано 37029 таких звернень.
Крім того, територіальними управліннями області забезпечується прийом заяв від громадян щодо виготовлення електронних пенсійних посвідчень, що в свою чергу, дає змогу користування всіма електронними державними ресурсами, в тому числі електронними ресурсами Пенсійного фонду України. Станом на 01.10.2018 року зареєстровано 3394 звернення щодо виготовлення електронних пенсійних посвідчень, в тому числі від осіб із числа внутрішньо переміщених осіб.
Здійснюється щотижневий аналіз кількості звернень на смс – інформування та звернень щодо виготовлення електронних пенсійних посвідчень.
Органами Фонду області здійснюється популяризація послуг веб-порталу, в тому числі, щодо можливості замовлення в електронному вигляді довідок та/або витягу з реєстру застрахованих осіб, в тому числі з QR-кодом Пенсійного фонду.
Надання послуг через веб-портал Пенсійного фонду України забезпечується також в частині можливості запису на прийом до відповідного відділу/сектору обслуговування громадян або керівного складу, подачі заяви на призначення та перерахунок пенсії, підключення послуги смс – інформування або отримання загальної інформації з питань пенсійного забезпечення та обліку осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню, а також витягу з відомостей реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
З огляду на зазначене, обслуговування громадян, які звертаються до органів Фонду області здійснюється з дотриманням вимог затверджених постановою правління Пенсійного фонду України від 30.07.2015 №13-1. Крім того, й надалі проводитимуться заходи для мінімізації корупційних ризиків та покращення рівня обслуговування громадян в територіальних управліннях Фонду.
На виконання п.2.1. здійснені виїзні контрольні заходи щодо правомірності рішень про поновлення та виплату пенсій за минулі періоди одержувачам пенсій з числа внутрішньо переміщених осіб та забезпечено моніторинг їх результатів. Вибірковими перевірками встановлено, що припинення та поновлення соціальних виплат внутрішньо переміщеним особам здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю та проведенням соціальних виплат внутрішньо переміщеним особам за місцем їх фактичного проживання/перебування, затверджених постановою КМУ від 08.06.2016 № 365, на підставі рішення комісії з питань призначення (відновлення) соціальних виплат переселенцям та постанови КМУ від 25.04.2018 № 335 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 8 червня 2016 № 365».
В територіальних управліннях визначено відповідальних осіб за ведення обліку осіб, які переміщуються з тимчасово окупованої території України, проведені звірки щодо виплати пенсій з УПСЗН та ведуться журнали обліку внутрішньо переміщених осіб.
Зловживань з боку посадових осіб щодо правомірності прийнятих рішень не виявлено.
Пункт 3.1. Впровадження нормативів оцінювання діяльності посадових осіб, які беруть участь у перевірках суб’єктів системи загальнообов’язкового державного пенсійного страхування заплановано на грудень місяць.
Пункт 4.1. Проведення дослідження соціально-психологічного клімату в трудових колективах Фонду області відповідно до реалізації Стратегії розвитку і зміцнення кадрового потенціалу органів Пенсійного фонду України у 2016-2018 роках, затвердженого наказом Пенсійного фонду України від 30.09.2016 № 132 заплановано на грудень місяць.
На виконання п.5.1. відповідно до пункту 2.15 окремого доручення Голови правління Пенсійного фонду України від 24.04.2018 № 23-ОД головним управлінням видано наказ від 02.04.2018 № 91 «Про організацію перевірки факту подання декларації та проведення спеціальних перевірок в головному управлінні», яким визначено регламент взаємодії між уповноваженим підрозділом з питань запобігання та виявлення корупції та управлінням персоналу та організаційно-інформаційної роботи.
В об’єднаних управліннях та управлінні в місті Вінниці відповідно до власних наказів також визначені відповідальні особи.
Для організації проведення перевірки факту подання декларацій суб’єктами декларування управління персоналу та організаційно-інформаційної роботи забезпечує подання до сектору з питань запобігання та виявлення корупції управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю:
– переліку осіб, які працювали в головному управлінні станом на 31 грудня минулого року (в тому числі особи, які перебували у соціальних відпустках), – щороку до 15 січня;
– переліку осіб, які звільнилися із займаних посад в головному управлінні у минулому році із зазначенням підстав звільнення, – щороку до 15 січня;
– інформації про особу, яка претендує на зайняття посади в головному управлінні, – після подання заяви про призначення на посаду, але не пізніше такого призначення;
– інформації про особу, яку звільнено із займаної посади в головному управлінні, та копію наказу про звільнення – не пізніше наступного дня після дати звільнення.
Факти притягнення посадових осіб до відповідальності відсутні.
На виконання п.6.1. відповідно до наказу головного управління від 02.04.2018 № 91 «Про організацію перевірки факту подання декларації та проведення спеціальних перевірок в головному управлінні», сектор з питань запобігання та виявлення корупції визначено відповідальним підрозділом за проведення перевірки факту подання декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, та повідомлення Національного агентства з питань запобігання корупції про випадки неподання чи несвоєчасного подання таких декларацій. Запроваджено щоквартальний моніторинг дотримання перевірки факту подання декларацій (наказ Пенсійного фонду України від 01.06.2017 № 105 (зі змінами та доповненнями).
За звітний період 1278 суб’єктів декларування, які перебувають в трудових відносинах, подали декларації за 2017 рік у встановлені законом терміни. За результатами перевірки встановлено 2 порушення термінів щодо подання щорічної декларації: один випадок неподання декларації та одне несвоєчасне подання декларації (сайт технічної підтримки не відповідав на запит суб’єкта декларування). Щодо вказаних фактів направлені повідомлення до Національного агентства з питань запобігання корупції.
Відповідно до пункту 2.15 окремого доручення Голови правління Пенсійного фонду України від 24.04.2018 № 23-ОД здійснюється постійний контроль стосовно подання декларацій особами, уповноваженими на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, при їх звільненні із займаної посади в органах Пенсійного фонду України. За звітний період 59 осіб припинили виконувати функції держави та вчасно подали декларації перед звільненням. Також здійснюється перевірка подання декларацій кандидатами на посади до органів Пенсійного фонду України у Вінницькій області та декларацій після звільнення. Загальна кількість перевірених декларацій щодо своєчасності їх подання – 1337.
Пункт 7.1. Відповідно до наказу головного управління від 02.04.2018 №91 «Про організацію перевірки факту подання декларації та проведення спеціальних перевірок в головному управлінні», а також наказу Пенсійного фонду України від 01.06.2017 № 105 (зі змінами та доповненнями) сектором з питань запобігання та виявлення корупції забезпечено щоквартальний моніторинг з дотримання вимог законодавчих та нормативних актів щодо організації проведення спеціальних перевірок стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища.
Спеціальна перевірка стосовно осіб, які претендують на зайняття відповідального або особливо відповідального становища, та посад з підвищеним корупційним ризиком проводиться відповідно до вимог статей 56, 57 та 58 Закону України «Про запобігання корупції» та Порядку проведення спеціальної перевірки стосовно осіб, які претендують на зайняття відповідального або особливо відповідального становища, та посад з підвищеним корупційним ризиком, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2015 № 171.
За звітний період проведено одну спеціальну перевірку щодо призначення на посаду державної служби категорії «Б» начальника адміністративно-господарського відділу Бершадського об’єднаного управління. За результатами проведення спеціальної перевірки порушень не встановлено.
Пункт 7.2. Територіальним управлінням Фонду області направлені методичні рекомендації щодо застосування законодавчих та нормативних актів при проведенні спеціальних перевірок стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища, що дозволило підвищити рівень знань та мінімізувати ризики.
У разі виникнення потреби територіальним управлінням надаються консультації щодо застосування законодавчих та нормативних актів при проведенні спеціальних перевірок.
На виконання п.8.1. За звітний період проведено 30 контрольних заходів (7 внутрішніх аудитів та 23 тематичних перевірки), за результатами яких надано 44 аудиторських рекомендації. За результатами моніторингу щодо реалізації аудиторських рекомендацій, виконано 25 аудиторських рекомендації по 4 територіальних управліннях, по 19 рекомендаціях не настав термін виконання.
За результатами контрольних заходів виявлено фінансові порушення, які потребують відшкодування на суму 26837.58 грн. На 01.10 2018 року залишок невідшкодованих переплат пенсій становить 10037,4 грн. Вказані суми будуть включені у виплатні відомості наступних періодів, в розмірі, відповідно до наданих заяв одержувачів виплат.
Під час проведення аудитів здійснювався контроль за повнотою відшкодування незаконних витрат та усунення допущених порушень, виявлених за результатами попередніх аудитів. Загалом порушення щодо незаконних витрат відшкодовувались своєчасно та в повному обсязі.
Пункт 9.1. Проведено дослідження результатів роботи територіальних управлінь Фонду області щодо оптимізації видатків, пов’язаних з утриманням службових приміщень та витрат на експлуатаційні послуги та вжито заходи щодо їх скорочення.
За результатами моніторингу встановлено, що в територіальних управліннях області за 9 місяців 2018 року в порівнянні з аналогічним періодом 2017 року видатки на оренду зменшились на 30,6 % або на 72,5 тис. грн., в зв’язку з тим, що по управлінню в м. Вінниці вартість проведеного ремонту в 2017 році включено в вартість оренди на 2018 рік.
Орендована площа за період, що аналізується, зменшилась на 259,4 м2
Оплата експлуатаційних послуг за аналогічний період зменшилась на 7,1% або на 769,8 тис. грн за рахунок зменшення площі прибирання на 708,8 м2.
Обсяги споживання електроенергії за 9 місяців 2018 року в порівнянні з аналогічним періодом 2017 року зменшились на 16,6% (70927 ктв/год.), споживання води і відпущених стоків – на 7,2 % (160 м. куб ), теплової енергії – на 11,7% (53,8 Гкал). При цьому, відбулось зростання видатків в зв’язку із зростанням тарифів на надані послуги. Споживання кубів газу зросло на 7% (3573 м3), в зв’язку з відмовою Козятинського об’єднаного управління від централізованого та переходом на індивідуальне газове опалення.
На виконання п.10.1. Протягом звітного періоду під час закупівлі товарів та виконанні послуг використовується електронна система Prozorro для незалежного відбору продавців товару та надавачів послуг при закупівлі на суму від 3 тисяч гривень відповідно до наказу головного управління від 13.07.2017 №223 «Про деякі питання організації закупівель для забезпечення потреб головного управління та територіальних органів».
Відбувається постійний моніторинг організації та проведення підвідомчими управліннями процедур закупівель. Органи Фонду області працюють в електронній системі публічних закупівель, що сприяє економії бюджетних коштів та запобіганню проявам корупційних ризиків шляхом мінімізації людського фактору.
Протягом 9 місяців 2018 року головним та територіальними управліннями Фонду в системі ProZorro проведено 221 завершених закупівель товарів, робіт та послуг з очікуваною вартістю 8995,7 тис. грн.
З них:
1) Надпорогові закупівлі – 4 з очікуваною вартістю 3731,5 тис. грн
Заключено договорів на суму 3043,4 тис. грн
Економія – 688,1тис. грн
2) Конкурентні допорогові закупівлі – 148 з очікуваною вартістю 4021,9 тис. грн .Заключено договорів на суму 3624,7 тис. грн.
Економія – 397,2 тис. грн
3) Неконкурентні допорогові закупівлі
(оприлюднені укладені договори) – 69 на суму 1242,3 тис. грн.
В результаті проведення закупівель товарів, робіт та послуг в системі ProZorro зекономлено 1,1 млн. грн, що свідчить про ефективність використання даної системи для забезпечення потреб органів Пенсійного фонду.
Під час визначення характеристик предметів закупівлі забезпечується користування примірними специфікаціями у сфері публічних закупівель. Відповідно до законодавчих та нормативних актів систематично аналізується додержання встановленого порядку визначення предмету закупівлі, достатність визначення вимог до нього (технічних та якісних характеристик), умов поставки (надання послуг, виконання робіт) та відповідність умов укладених договорів змісту пропозиції.
Забезпечено оприлюднення інформації про публічні закупівлі у строки, передбачені ст.ст.4, 10 Закону України від 25.12.2015 № 922 «Про публічні закупівлі» (річний план, додаток до річного плану, зміни до них, належну інформацію щодо переговорних процедур закупівель та відкритих торгів).
Здійснюється перевірка умов договорів щодо недопущення покладання транспортних витрат та вантажно-розвантажувальних робіт виконавцями, що не узгоджується із вимогами ч.1 ст.54 Закону України від 14.10.2014 № 1700 «Про запобігання корупції».